1. Що таке поворотна накладна?
2. В яких ситуаціях складається?
3. В які терміни оформляється повернення?
4. Як оформити ВН?

Всі операції, пов'язані з рухом товару по складах, повинні бути супроводжені документацією. Помилки та порушення в документації можуть призвести до конфлікту з постачальником або проблем з органами нагляду.

Накладна на повернення товару постачальнику, зразок якої буде наведено нижче, вважається важливим документом, що заповнюється при частковій або повній відміні угод з контрагентами.

Що таке поворотна накладна?

Накладна (ВН) - це документ, який складається за єдиною формою ТОРГ-12. Вона оформляється, якщо компанії потрібно повернути товар частково або повністю продавцю.

На підставі ВН коригуються дані про кількість продукції на складі організації. Разом з накладної можуть складатися:

1. Претензійний лист з вимогами про обмін неякісних виробів або повернення грошових коштів.
2. Акт за формою ТОРГ-2 або ТОРГ-3, якщо причиною повернення товарів є невідповідність замовлення і поставки за кількістю або якістю виробів.

ВН виписується в 2 примірниках, один з яких передається разом з вантажем контрагенту.

Якщо компанія вимагає у контрагента повернення грошей, то ціна продукції в ВН повинна точно відповідати вартості, зазначеної в документації про її приймання.

Всі накладні повинні зберігатися відповідно до регламенту компанії, тому що вони можуть входити в число документації, необхідної для перевірки податковими органами.

В яких ситуаціях складається?

Можливі причини повернення продукції наводяться в Цивільному Кодексі РФ (наприклад, статті 468 і 482) і прописуються в угоді про постачання.

Прикладами поширених причин для оформлення ВН є:

1. Якість поставлених виробів нижче заявленого.
2. Кількість або асортимент товару не відповідає замовленню.
3. Порушення упаковки або її відсутність.
4. Неповний комплект супровідної документації.
5. Затримка доставки або оплати.
6. Продовжувати реалізацію виробів неможливо через ринкової ситуації.
7. Виявлення дефектів і недоліків.
8. Закінчення строку придатності або терміну служби для предметів тривалого використання.

В угоді між організаціями можуть бути передбачені й інші ситуації, в яких постачальник згоден приймати назад поставлену продукцію.

В які терміни оформляється повернення?

Перший контроль товару повинен бути виконаний співробітниками компанії в момент його прийняття на склад. Якщо виявлені які-небудь відхилення від замовлення, то відразу складається акт за формою ТОРГ-2 (ТОРГ -3 для імпортних предметів).

Прийняту продукцію можна повернути контрагенту в такі строки:

1. Протягом терміну придатності або терміну дії гарантії, якщо вони встановлені.
2. Протягом 2 років, якщо гарантійний період на предмети тривалого використання менше 24 місяців або відсутній.

Відлік терміну, відведеного для повернення виробів, починається з дати його продажу споживачеві, відображеної в документації компанії.

Крім ВН співробітники повинні оформити:

1. Лист з претензією, в якому у вільній формі описуються причини повернення предметів і відповідні вимоги.
2. Зареєстрований акт приймання.

Коли пакет документів повністю підготовлений, запросили представників усіх компаній формують комісію для проведення обліку.

Як оформити ВН?

Бланк ВН формується автоматично, якщо організація використовує електронні системи обліку. Однак, припустимо заповнювати його вручну. У цьому випадку важливо переконатися, що в накладній немає помилок і виправлень.

Розділи Зміст розділів Дані про документ Найменування документа

Дата і номер заповнення

Постачальник 1. Найменування компанії-відправника вантажу.

2. ІПН / КПП.

3. Юридична адреса.

4. Назва банку, БИК і номери рахунків.

Вантажовідправник Припустимо вказати «Він же», якщо дані будуть збігатися з попереднім пунктом Платник 1. Найменування компанії-одержувача вантажу.

2. ІПН / КПП.

3. Адреса.

4. Банк, БИК, номер рахунку.

Вантажоодержувач Припустимо просто вказати «Він же» Адреса доставки Адреса безпосереднього отримання вантажу Підстави для повернення Найменування, дата підписання та номер угоди про постачання Опис повертаються предметів Повна назва виробів, вартість і кількість до повернення

Повна вартість повертається вантажу

Підписи керівників і друку Підписати ВН і поставити печатку повинні уповноважені представники обох організацій

Дата складання

Наочний бланк допоможе коректно оформити ВН і включити в неї всі необхідні відомості.

Таким чином, ВН - це важливий документ, який дозволяє відобразити в обліку повернення вантажу частково або повністю контрагенту. На підставі пакета документів постачальник поверне гроші або зробить обмін продукції, якість або кількість якої виявилося неналежним.

Бланк ВН можна знайти в автоматизованих системах обліку або завантажити вище. Перед підписанням важливо переконатися, що текст написаний без помилок і повністю відображає ситуацію, що склалася. Будь-які порушення можуть призвести до суттєвих проблем при проведенні податкових перевірок.