1. Правове регулювання
2. зміст листа
3. Основні помилки
4. Правила зберігання

Лист на повернення забезпечення контракту є документ, яким контрагент викладає прохання про повернення суми, внесеної за участь в конкурсі на укладання угоди. За допомогою даної заяви організація забезпечує відновлення свого матеріального становища, яке існувало до участі в торгах або аукціонах.

ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк листа на повернення забезпечення контракту .doc Завантажити зразок листа на повернення забезпечення контракту .doc

Правове регулювання

Для участі в конкурсі на укладення договору юридичні особи повинні надати організатору доказ належного виконання своїх зобов'язань за угодою. В якості забезпечення виступають грошові суми, перераховані у вигляді:

• застави;
• початкового внеску за участь в торгах;
• депозиту на рахунок замовника;
• банківської гарантії.

Вимога про оплату забезпечувального платежу дозволяє:

• виключити з конкурсу фірми-одноденки;
• гарантувати реалізацію виконавцем всіх вимог замовника;
• відсторонити від участі компанії, у яких відсутні кошти на рахунках.

Підтверджують намір виконати зобов'язання суми можуть бути переведені для участі:

• у конкурсі;
• в торгах;
• в тендерах;
• в аукціонах.

Конкретний розмір грошових коштів вказується організатором конкурсу або аукціону в повідомленні про їх проведення. Законодавство України встановлює граничні суми забезпечення зобов'язання. Наприклад, при оголошенні торгів по ФЗ №44 розмір внесків учасників може варіюватися в діапазоні від 5 до 30% від ціни контракту. Якщо сума торгів більше 50 млн рублів, діапазон необхідного платежу становить від 10 до 30%.

Право на повернення суми, яка гарантує виконання зобов'язань за договором, мають:

• що не виграли право на укладення договору компанії;
• переможець, з яким підписується контракт.

Якщо пропозиція учасника торгів не підтримали замовником, вимога про повернення забезпечення може бути направлено відразу після оголошення переможця.

Перерахування коштів в якості гарантії виконання договору має проводитися за реквізитами, вказаними в повідомленні про конкурс. Для доказу переказу грошових коштів до конкурсної документації додається платіжне доручення з відміткою банку або бланк банківської гарантії.

Для того щоб сума застави була повернута контрагенту, заданої виконавцем за договором, йому необхідно виконати всі зобов'язання. Якщо за контрактом передбачено гарантійний термін на вироблені товари або виконані послуги, сума забезпечення може бути повернута лише після закінчення даного періоду.

зміст листа

Повернення грошових коштів замовник здійснює на підставі письмової заяви контрагента. У законодавстві немає обов'язкових вимог до змісту такого звернення. Основні його елементи розроблені на практиці і повинні включати:

• найменування, ІПН, ОГРН, адреса реєстрації та фактичного знаходження замовника, якому було перераховано забезпечення;
• вихідний номер і дату складання листа;
• звернення до керівника компанії;
• реквізити документа, яким підтверджується факт перерахування грошових коштів;
• розмір забезпечення, внесеного юридичною особою;
• виклад прохання про повернення і підстав для такої заяви (наприклад, вибір замовником іншій компанії в якості виконавця, закінчення строку для укладення договору і т.д.);
• вказівка ​​реквізитів, за якими необхідно перерахувати кошти;
• ПІБ, посада підписанта.

До запиту можна додати акт звірки взаємних розрахунків, підписання якого буде підтверджувати факт визнання заборгованості замовника перед виконавцем угоди.

Підписувати документ повинен керівник підприємства або його заступник. Також допустимо підписання листа на повернення забезпечення контракту головним бухгалтером. Якщо заява підписується не керівником, на бланку запиту обов'язково повинна бути проставлена ​​печатка компанії.

Документ може бути переданий замовнику будь-яким способом, що підтверджує його прийняття. Наприклад, лист можна надіслати поштою «з оголошеною цінністю» або передати в приймальню керівника (з обов'язковим підписом отримав його особи на другому бланку документа).

Основні помилки

Серед основних помилок, які допускають компанії при складанні листа на повернення забезпечення контракту, можна виділити:

• відсутність в заяві на повернення грошової застави точних реквізитів, за якими необхідно повернути платіж;
• направлення листа раніше встановлених договором або заявкою термінів повернення застави;
• підписання документа уповноваженою посадовою особою;
• відсутність гербової печатки компанії.

Щоб уникнути суперечок з організатором тендеру або аукціону, в листі обов'язково потрібно вказати всі реквізити документа, що підтверджує внесення суми забезпечення. Незайвим буде додати копію платіжного доручення та банківської виписки по рахунку руху коштів юридичної особи.

Правила зберігання

Період зберігання документів юридичними особами регламентується нормативними актами РФ. Відповідно до Наказу від 25 серпня 2010 року №558 Міністерства культури РФ листування про взаємні розрахунки організації повинна зберігатися протягом 5 років після того, як всі платежі між організаціями будуть проведені в повному обсязі. Збереження листи про повернення забезпечення по угоді повинен забезпечити як замовник, так і виконавець або програла торги компанія. Даний документ підтверджує обґрунтованість фінансових операцій юридичної особи, тому може стати предметом перевірок податкової служби.

Крім того, діяльність учасників аукціонів і торгів контролюється Федеральною антимонопольною службою. З цієї причини листи про повернення забезпечувальних сум доцільно зберігати протягом 5 років після завершення перевірок відповідних операцій контролюючими органами.

Якщо компанія ліквідується раніше, ніж закінчиться термін зберігання звітної документації, всі листи про повернення грошових коштів повинні бути передані до державного архіву.