Розкрадання товарів постачальниками - третя причина виникнення втрат в магазинах роздрібної торгівлі. Цей вид злодійства веде до нестачі товару в магазині, але збиток від нього зазвичай не такий великий, як від крадіжок, скоєних працівниками магазину і покупцями. Проте, якщо на такі втрати не звертати уваги, це, врешті-решт, може призвести до значних збитків. До того ж постачальники, виявивши, що ви не дуже уважно ставитеся до їх діяльності, можуть почати шахраювати все частіше, в результаті чого ваші втрати істотно зростуть.

Постачальники вдаються до різних способів, щоб вкрасти товар. До їх числа відносяться неповні поставки, завищення цін, злодійство при розвантаженні і повернення товару. Прочитавши цю статтю, ви дізнаєтеся, які заходи контролю і заходи в роботі з постачальниками можна використовувати в рамках загальної програми запобігання втрат.

неповні поставки

1. Загальні відомості

Кількість отриманого товару може виявитися неповним в результаті помилки, зробленої під час навантаження на фабриці.

Але набагато частіше це відбувається через дії нечесного водія або особи, яка відповідає за доставку.

Дуже часто такі крадіжки відбуваються там, де водієві дозволено самому розміщувати привезений товар в торговому залі або на складі. Якщо у вас в магазині ніхто не відповідає за перевірку поставок і не вважає доставлений товар, то водій легко може зменшити цифру в накладній, а «надлишки» збути іншому магазину за готівку. Ви ж заплатите за весь обсяг поставки, але на ділі отримаєте меншу кількість товару, створивши тим самим недостачу ще до того, як доставлене потрапить на полиці.

2. Запобіжні заходи

а) Використовуйте видрукувані бланки замовлень, які повинні підписуватися уповноваженими працівниками. Друкувати бланки краще в друкарні, тоді їх складніше підробити. При цьому бажано, щоб на кожному бланку проставляється свій порядковий номер. Якщо ж у вас невеликий магазин і ви роздруковуєте бланки на принтері, прагнете зробити так, щоб вони були захищені - наприклад, друкуйте їх на особливому папері, захищайте паролем файл з формою бланка, робіть непомітні на перший погляд зайві прогалини між деякими словами. Можна періодично замінювати бланки, що розмножуються на принтері або копіювальному апараті (наприклад, щотижня або щомісяця переміщайте зайві прогалини в інші місця, недопечативайте якісь лінії або робіть в них «випадкові» прогалини). Часта зміна бланків дозволить вам виявити підроблені документи, оскільки шахраї не встигатимуть за змінами, навіть якщо здогадаються про них. Ви / КС, змія особливості кожної серії бланків, зможете швидко виявити підробку.

б) Встановіть процедуру приймання товару і ведіть відповідний журнал. Від незамовленого або помилково доставленого товару слід відмовлятися.

в) Ніколи не дозволяйте водіям вносити товар в магазин через головний вхід. Товар повинен розвантажуватися в спеціально відведених для цього місцях, де ви зможете простежити за роботою і перевірити відповідність вантажу документам - в коробках може виявитися не той товар, який ви замовляли, або товар не тієї якості. Трапляється, в упаковках не вистачає одного або декількох предметів, в мішках - виявляється меншу вагу і т. Д. Тому весь товар необхідно перерахувати або зважити, перевірити всі коробки з порушеною або недбалої упаковкою.

г) не призначене для працівників, що здійснювали доставку, забирати порожні коробки, навіть якщо вони вже складені, - разом з коробками вантажник може винести ваш товар. Слідкуйте і за тим, щоб розвантаження йшла тільки «в одну сторону». Іноді одна і та ж машина привозить якийсь товар в магазин, а іншою забирає. У цьому випадку спочатку потрібно розвантажити машину, а лише потім завантажувати, причому і та й інша операції повинні проводитися під наглядом відповідальних працівників магазину. Якщо дозволити одній людині одночасно розвантажувати і відвантажувати товар, простежити за правильністю цих операцій вам буде дуже складно.

д) Ведіть журнал прийому товару, щоб запобігти оплату одного і того ж рахунку двічі.

е) Ніколи не дозволяйте людям, який доставив товар в магазин, займатися його розміщенням в торговому залі.

Будь-яка зайва послужливість або суєта з боку цих працівників повинна викликати настороженість.

ж) Чітко розділяйте обов'язки із закупівлі і приймання товарів, щоб уникнути розбіжностей між вашими працівниками та постачальниками.

з) Ніколи не обмінюйте товар. Слідкуйте за поверненням пошкоджених товарів і покупкою нових натомість. Останні дві функції повинні бути чітко розділені і за часом, і за документами.

Сценарій перший: Неповна поставка

Водій, який доставив вантаж, приходить до менеджера магазина і каже, що у нього є кілька додаткових одиниць товару. При цьому водій запевняє, що, коли у нього залишається зайвий товар, компанія дозволяє продавати його постійним клієнтам. За його словами, фірмі вигідніше відразу продати товар, ніж повертати його назад на свій склад.

Якщо при завантаженні машини на оптовому складі не було допущено ніяких помилок, цей товар вкрадений з замовленої кимось партії.

Контролюйте слабкі сторони

• Магазин, в який була проведена неповна поставка, не перевірив виконання замовлення.

• Менеджер магазину, якому водій хотів продати товар, не повідомляв про подібні випадки в компанію, що здійснювала доставку.

Фальсифікація квитанцій про відвантаження або рахунків

1. Загальні відомості

Іноді нечисті на руку працівники, котрі доставляють вантаж в магазин, привозять стільки товару, скільки вказано в квитанції про відвантаження, а після приймання змінюють цифри в цій квитанції або рахунку. Ви можете розписатися за десять коробок товару, а водій потім змінить це число на дванадцять і продасть дві зайві коробки або ж обміняє їх у іншого шофера. Якщо не вести всі записи про замовлення і доставках, то може статися так, що за ті дві коробки (які ви не замовляли і не отримували) платити все ж доведеться. Коли гроші за доставку приймає сам водій, він легко може змінити рахунок так, що в ньому буде зазначено меншу кількість товару, ніж ви насправді отримали. Різницю в готівки шахрай привласнює.

2. Запобіжні заходи

а) Використовуйте видрукувані бланки замовлень. Попередьте постачальників про те, що наряди водіїв завжди будуть завірятися підписами уповноважених працівників магазину на спеціальних бланках доставки або на бланках замовлення, де окремим рядком повинна слідувати відмітка про доставку.

б) Встановіть процедуру приймання товару і ведіть відповідний журнал, в якому водій повинен розписатися за весь привезений вантаж. Від незамовленого або помилково доставленого товару слід відмовлятися.

в) Визначте час, коли повинна проводитися доставка товарів. По можливості, попросіть всіх постачальників заздалегідь повідомляти вам про час прибуття машини в магазин, щоб в цей момент на місці обов'язково знаходився уповноважений співробітник. Якщо завчасно визначити час доставки неможливо, повідомте постачальникам, що ви в змозі приймати в день тільки одну машину.

г) Вказуйте, що ви не несете відповідальність за товар, залишений в магазині без належного оформлення. Ті, хто доставляє вантаж, повинні знати, що в магазині їм не підпишуть документів про доставку до тих пір, поки весь товар не буде перевірений. Попередьте про це постачальника заздалегідь і найкраще - в письмовій формі.

д) не призначене для людей, який доставив товар, оформляти документи від вашого імені.

е) Ведіть журнал прийому товару, щоб запобігти оплату одного і того ж рахунку двічі.

ж) У кожному разі повернення товару постачальнику заповнюйте відповідний бланк. На бланку повинен розписатися водій, який доставив товар в магазин, а вартість повернутого товару слід віднімати від оплати за подальшу поставку.

з) Чітко розділяйте обов'язки із закупівлі і приймання товарів, щоб уникнути розбіжностей між працівниками вашого магазину і постачальниками.

Крадіжка при розвантаженні

1. Загальні відомості

Нечесні водії можуть не тільки недопоставити товар, але і вкрасти вже знаходиться на складі магазину. Якщо водій залишається один в зоні розвантаження, будь то торговий зал магазину або склад, у нього з'являється прекрасна можливість взяти який-небудь предмет, що лежить неподалік. Саме так часто і відбувається - закінчивши прийом товару, працівник магазину йде, залишаючи водія одного. Ось тут-то і з'ясовується, який товар на полиці погано лежить.

2. Запобіжні заходи

а) Визначте годинник, коли повинен доставлятися товар. По можливості попросіть всіх постачальників заздалегідь повідомляти про час прибуття машини в магазин. Якщо це зробити неможливо, то повідомте постачальникам, що ви можете приймати вантаж тільки один раз в день. Вкажіть постачальникам, що ви не несете відповідальність за товар, залишений в магазині без належного оформлення.

а) Ніколи не дозволяйте водіям вносити товар в магазин через головний вхід. Розвантаження повинна відбуватися в спеціально відведеному для цього місці, де ви зможете перевірити весь товар.

б) Не дозволяйте працівникам, який доставив товар, забирати порожні коробки, папір, мішки або сміття.

в) Ніколи не дозволяйте працівникам, який доставив товар в магазин, займатися його розміщенням. Слідкуйте за тим, щоб люди не перебували в приміщенні магазину або складу довше, ніж це потрібно.

Повернення товару

1. Загальні відомості

Працівник, який займається доставкою, може скористатися для шахрайства процесом повернення або обміну пошкоджених і неякісних товарів.

У деяких фірмах особи, які здійснюють доставку, мають право самостійно замінювати товар в разі його пошкодження. Така людина може забрати цей товар з магазину і привезти новий, готовий до продажу. Якщо персонал магазину погано контролює поставки, - замовлений товар підмінять якимось дешевшим.

Наприклад, в продовольчому магазині замість пошкодженого ящика з літровими пакетами молока підсунуть ящик півлітрових. А так як документально ця заміна не оформлялося, то водій може продати другий ящик в іншому магазині.

Щоб такого не сталося, не допускайте заміни товарів. У вашому магазині повернення пошкодженого або простроченого товару і закупівля нового повинні бути строго розділені.

2. Запобіжні заходи

а) Використовуйте видрукувані бланки замовлень, які повинні підписуватися уповноваженими працівниками тільки після повної приймання товару.

б) Встановіть процедуру приймання товару і ведіть відповідний журнал. Від незамовленого або помилково доставленого товару слід відмовлятися.

в) Визначте час, коли повинна проводитися доставка товарів. По можливості попросіть всіх постачальників заздалегідь повідомляти про час прибуття машини в магазин. Якщо це зробити неможливо, повідомте постачальникам, що ви в змозі приймати в день тільки одну машину. Вкажіть, що ви не несете відповідальність за товар, залишений в магазині без належного оформлення.

г) Ведіть журнал прийому товару, щоб запобігти оплату одного і того ж рахунку двічі.

д) Ніколи не дозволяйте працівникам, який доставив товар в магазин, займатися його розміщенням.

е) Ніколи не обмінюйте товар. Введіть в своєму магазині дві окремі функції: повернення пошкодженого товару і закупівля нового. Оформляйте кожну операцію окремими документами.

висновки

До якого б способу крадіжки не вдавалися нечесні працівники, котрі доставляють товар в магазин, вони завжди будуть намагатися заплутати того, хто здійснює приймання. Водій може навмисне приїхати в той час, коли відбувається розвантаження інших машин, він може здавати товар так швидко, що за ним неможливо буде встежити, його почерк на документах може виявитися зовсім нерозбірливим, він може сказати, що дуже поспішає, і не захоче чекати, поки ви все перевірите ... Пам'ятайте, що ви - покупець і водій зобов'язаний почекати, поки ви не переконаєтеся, що товар доставлений правильно, і ви отримали саме те, за що розписуєтесь. Якщо деякі коробки виявилися роздрукованими або пошкодженими, наполягайте на їх перевірці в присутності водія.

Основне завдання шахрая, який намагається нажитися за ваш рахунок, - змусити вас повірити в правильність його дій. Іноді він намагається завоювати довіру приймає товар дружнім підходом, дрібними подарунками, аж до надання «безкоштовних» зразків товарів. Тим не менш, не забувайте, що більшість водіїв - люди чесні. Не варто лякатися і звинувачувати людину в крадіжці тільки тому, що він пригостив вас сигаретою. Він може виявитися просто хорошим хлопцем.

Матеріал взято з сайту: www.znaytovar.ru

Ще цікаві статті:

Як обманюють постачальники. Поради бажаючому відкрити магазин

Як просувати магазин в інтернет. рекомендації

GPS моніторинг. опрадвно чи його використання?