1. Документаційне забезпечення управління організації
2. Вимоги до документаційного забезпечення управління
3. Порушення в документаційне забезпечення управління

Організація документаційного забезпечення управління підприємства - гарантія стабільності його виробничої, внутрішньої і зовнішньої управлінської діяльності, запорука стабільності його роботи і високої конкурентоспроможності. В сучасних умовах ефективна система документаційного забезпечення управління організації - це система електронного документообігу.

Зі статті ви дізнаєтесь:

• що таке документальне забезпечення управління організації;
• які вимоги до документаційного забезпечення управління;
• які чинники обумовлюють порушення в документаційне забезпечення управління компанії.

Документи різного змісту і призначення супроводжують виробничу, фінансову і управлінську діяльність кожної компанії. Те, наскільки ефективно функціонує система документаційного забезпечення управління, визначає і успіх діяльності компанії в усіх напрямках. У статті розглянуті питання організації документаційного забезпечення підприємства.

Документаційне забезпечення управління організації

Жодна компанія і, тим більше, організація, не може здійснювати ні зовнішню, ні внутрішню діяльність без документів. З їх допомогою оформлюються взаємовідносини компанії з працівниками та діловими партнерами, транслюються управлінські рішення, здійснюється зворотний зв'язок, здійснюється супровід виробничої та фінансової діяльності. Тому від того, як організовано документаційне забезпечення управління підприємством, залежить швидкість проходження інформаційних потоків, своєчасність отримання і надання необхідних відомостей, а, значить і своєчасність прийняття управлінських рішень.

Документний грамотність управлінського персоналу

Документаційне забезпечення управління, або документообіг, є окремим напрямком діяльності підприємства, які здійснюються, як правило, спеціальним підрозділом, який контролює процеси документування та організуючим роботу з усіма видами офіційних документів, як надходять ззовні, так і розроблюваних всередині компанії.

Документаційне забезпечення управління організації передбачає систематизацію і суворе дотримання встановленого порядку і регламентів. Воно здійснюється відповідно до ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Важливою складовою діловодної діяльності є встановлення єдиних правил роботи з документами на кожному з рівнів управління підприємства, організація документаційного забезпечення управління у відповідності з конкретними виробничими особливостями і потребами компанії. Робота в цьому напрямку істотно полегшується за рахунок використання високотехнологічних технічних засобів, спеціалізованого програмного забезпечення, прогресивних технологій збору, обробки та зберігання інформації.

Грамотно сформована система документаційного забезпечення управління організації дозволить підвищити ефективність управління, в тому числі за рахунок стандартизації та регламентації бізнес-процесів, а також підвищити її конкурентоспроможність за рахунок оптимізації інформаційних потоків.

Вимоги до документаційного забезпечення управління

Оскільки майже всі процеси, які беруть участь у документообігу піддаються систематизації і регламентації і майже всі вони можуть бути алгорітмінізіровани, вимоги до документаційного забезпечення управління, по суті, є вимогами до системи електронного обігу, без якої немислима діяльність сучасного підприємства.

Якщо говорити про функціональні можливості такої системи, то до них можна віднести: багато користувачів доступ з поділом за рівнями, можливість архівації та організації зберігання даних, робота з документопотоком і бізнес-логікою. Важливо, щоб ця система могла функціонувати з використанням вже наявних в компанії технічних засобів і супроводжуючих її роботу програмних продуктів, щоб не довелося закуповувати нову техніку та програмне забезпечення.

Робота з інтернет-зверненнями в організації

Автоматизована система документаційного забезпечення управління повинна відповідати існуючої формалізованої організаційно-штатній структурі підприємства, дозволяти створювати документи і супроводжувати кожен з них, забезпечувати його впорядковане збереження, доступ відповідно до рівня користувача, маршрутизацію вхідної та вихідної документації, а також контроль своєчасності виконання.

Важливо, щоб система документаційного забезпечення управління дозволяла не тільки проконтролювати виконавську дисципліну, а й однозначно ідентифікувати документи з урахуванням всіх внесених до них змін і доповнень. Вона повинна підтримувати повноцінний пошук відповідно до запитів користувачів, що враховує морфологічні особливості російської мови.

Порушення в документаційне забезпечення управління

Система документаційного забезпечення управління організації дозволяє вирішувати три завдання:

• розробка документів, їх оформлення, погодження, підписання та копіювання;
• організація документообігу, контроль руху і виконання, зберігання і використання документів;
• створення систематизованого архіву документів.

Якщо всі ці завдання вирішуються, порушення в документаційне забезпечення управління будуть незначними, зумовленими людським фактором (помилками операторів або виконавців).

Але якщо розглядати проблему глобально, основні порушення в документаційне забезпечення управління, як це показує практика, пов'язані з:

• недосконалістю сформувалися систем управління документацією та інформаційними ресурсами, обумовлені невизначеністю організаційно-правового статусу діловодної функції і її недооцінкою;
• невідповідність науково-методичного забезпечення, що базується на розробках ще кінця минулого століття, сучасним вимогам;
• невідповідність існуючих методик високим темпам розвитку інформаційних технологій і технічних засобів, за відсутності стандартів і вимог до технічної оснащеності;
• недосконалість технології процесів і процедур збору, формування, обробки і аналізу інформації, що зберігається в архівах, організації її руху в горизонтальному і вертикальному напрямках;
• нестача кваліфікованих кадрах, які забезпечують управління документацією в організаціях.

Друк на кадрових документах