Яку систему вибрати для використання на підприємстві, як з найменшими витратами її впровадити і, найголовніше, як забезпечити в подальшому її працездатність? З подібних питань починається, напевно, будь-який проект по впровадженню корпоративних інформаційних систем (КІС).

За оцінками фахівців, сьогодні на російському ринку представлено близько 150 інформаційних систем корпоративного масштабу - як вітчизняних, так і зарубіжних розробників. Є системи, назви яких у всіх на слуху, а є менш відомі, знайомі лише окремим підприємствам. Вартість проектів по впровадженню коливається від 10 до 150 тис. Дол., А іноді і більше. Функціональна частина систем може бути виключно бухгалтерської з елементами документообіг а й виробничого обліку, а може бути самою вишуканою, з реалізацією методологій MRP, MRP-II, ERP, фрагментами CRM і т. д. Крім того, дуже багато КІС проголошуються "відкритими", т. е. передбачається можливість внесення в них змін і здійснення підтримки програмістами самого підприємства. І це, здавалося б, точно має позбавити від будь-яких ускладнень в ході впровадження. Очевидно, вибір на ринку повинен бути, щоб кожне підприємство могло знайти систему, що відповідає всім його вимогам, успішно реалізувати яке - всього лише справа техніки і питання часу. На практиці ж справи йдуть трохи інакше.

ідеальне впровадження

Спробуємо уявити собі ідеальну картину ідеального впровадження корпоративної інформаційної системи.

Припустимо, існує середнє російське промислове підприємство ВАТ "Завод N". За результатами діяльності за попередній рік воно отримало прибуток. На нараді у керівництва піднімається питання про впровадження корпоративної інформаційної системи управління. Далі слідує вибір системи і укладення договору на впровадження. І ось нарешті договір підписаний, план-графік проекту складено, фінансування відкрито, створюється група проекту по впровадженню КІС.

З цього моменту йде обстеження, розробляється і узгоджується технічне завдання. За графіком проводиться інсталяція доопрацьованих і протестованих модулів. Організовано навчання ключових користувачів і моделюється робота підприємства в системі. Потім всі рішення масштабируются і досягнуті результати закріплюються при веденні паралельної роботи старим способом і в новій системі. Всі етапи завершуються приблизно в термін, користувачі працюють, у керівників - оперативні і точні звіти. І через півтора-два роки після того самого історичного наради керівництво з квітами та оплесками зустрічає фахівців фірми-виконавця, намічається демонстрація системи в роботі для інших підприємств.

Так, або приблизно так, уявляють собі процес втілення в життя проектів по впровадженню КІС і працівники підприємств, які вибирають системи, і розробники, і консультанти. Все до цього прагнуть. Але чомусь кожен раз здійсненню такого ідеального проекту автоматизації щось заважає. Роботи йдуть, консультації проводяться, користувачі навчаються, техніка закуповується, а реально відчутний результат все відкладається. Не допомагають ні проходження докладних описів з тематичних форумів в Інтернеті про те, "як краще провести кожен етап роботи", ні прямі консультації з програмістами, ні подвійне перевищення бюджету проекту по грошах і термінами.

Так, є окремі прес-релізи, в яких повідомляється про успішне впровадження тієї чи іншої системи на будь-якому підприємстві, є трохи більше прес-релізів про закінчення впровадження окремих модулів. Але набагато більше заяв про те, що роботи розпочаті або ведуться, і ще частіше можна почути негативні відгуки.

Так у чому ж справа? Чому немає систем, впровадження яких закінчується 100% -ним успіхом? Чому розпочаті проекти затягуються на невизначений термін? Які об'єктивні чи суб'єктивні причини? Дана стаття є спробою позначити деякі можливі причини такої ситуації, а також надати рекомендації щодо їх вирішення.

копіювання типового документообіг а

Це, мабуть, можна вважати однією з найістотніших помилок при розробці систем. Той документообіг, який історично склався на підприємствах як в бухгалтерії, так і в усьому, що пов'язано з виробництвом, створений виходячи з того, що носієм інформації є папір, а формує документи і обробляє їх людина. Існує поняття первинного документа, є багато проміжних форм, з яких згодом виходять зведені форми, відомості та звіти.

Розробники КІС, особливо вітчизняних, намагаються якомога точніше відтворити всі документи, наявні на підприємствах, щоб якийсь час забезпечувати паралельну роботу старої і нової систем. З цією метою копіюються форми введення-виведення інформації та прийоми обробки, використовувані при роботі з паперовими носіями. Хоча абсолютно очевидно, що комп'ютер - це інше. Комп'ютерні технології надають зовсім інші можливості по збору, організації, обробки та зберігання інформації.

Безглуздо копіювати вже існуючий документообіг, потрібно спочатку взяти до уваги ту функціональність, яку може надати комп'ютер. Керівникам і фахівцям підприємств треба чітко розуміти, що при реалізації всіх особливостей документообігу за допомогою автоматизованої системи результатом впровадження КІС однозначно буде точно така ж ситуація, яка є в даний момент, але тільки зі зберіганням і відображенням даних на комп'ютері. І це в кращому випадку. У гіршому - якщо з яких-небудь причин результат впровадження не влаштовуватиме, із запізненням буде виявлено, що величезна кількість фінансових, людських та інших ресурсів витрачено даремно. Не можна проводити автоматизацію заради автоматизації. Копіюючи старе, неможливо отримати нову якість, в тому числі і в управлінні. Отже, інформаційні системи повинні будуватися за іншими принципами, що відрізняється від принципів паперового документообігу.

Електронні документи повинні не тільки забезпечувати введення даних в екранні форми, абсолютно аналогічні паперовим або максимально наближені до них. Вони, крім цього, повинні передбачати більш інтенсивна взаємодія з людиною, мати більш адаптовані інтерфейси і структуру. Це дозволить користувачеві і зручніше вводити дані, і легше сприймати їх. Тут немає заклику відмовитися від первинних документів або звітів, просто треба зрозуміти, що робота здійснюється з електронними документами.

Відсутність управлінських рішень для менеджерів всіх рівнів

Можна сміливо стверджувати, що більшість вітчизняних КІС зросла з бухгалтерських систем або створено з великою оглядкою на бухгалтерію. Наведене висловлювання на практиці підкріплюється наступними тезами: "Створення КІС починається з бухгалтерського контуру", "По роботі бухгалтерії судять про роботу всієї системи". Наслідком такого підходу є те, що корпоративні системи зайве "заточені" під бухгалтерію.

Звичайно, бухгалтерія, як підрозділ, що займається фінансовим обліком та звітністю, потребує своєчасної та точної інформації. Але з іншого боку, не слід забувати і про те, що бухгалтерія - це перш за все обслуговуюче підрозділ, що не є виробничим. Дані, якими доводиться оперувати при вирішенні задач оперативного управління, істотно відрізняються від даних, які використовуються для складання балансу. Для бухгалтера досить розрахувати точні залишки по рахунках на початок і кінець періоду, показати обертів, і він буде вам вдячний.

Будувати ж інформаційну систему всього підприємства в інтересах бухгалтерії неправильно. Будь-яка корпоративна інформаційна система, а тим більше автоматизована система управління підприємством, призначена для роботи з нею менеджерів. Основна ж функція, виконувана керівником будь-якого рівня, - це прийняття рішень. Тому головним об'єктом автоматизованої системи управління повинно бути управлінське рішення.

У випадках, коли необхідно отримати управлінське рішення, слід спиратися не на звіти, інформація в яких вимагає додаткового аналізу і може стати неактуальною до моменту її отримання, а на конкретні проекти рішень, що готуються в системі управління підприємством. Наприклад, при прийнятті замовлення менеджеру недостатньо інформації звіту про поточні залишки продукції на складі, система повинна в якості проекту рішення представляти дані про можливі дати готовності і відвантаження замовлення.

Використання управлінських рішень в КІС може істотно підвищити якість управління всім підприємством.

Щоб пояснити це твердження, проведемо аналогію з використанням верстатів з числовим програмним управлінням (ЧПУ). Верстат з ЧПУ як такої не має якимись неймовірними характеристиками, яких неможливо домогтися при використанні звичайного обладнання. Робочий високої кваліфікації в змозі зробити деталь краще і точніше, ніж автомат. Але його якість нестабільно, воно залежить від настрою, свят і т. П. Автомат ж здатний давати стабільну якість.

Точно таке ж стабільне якість управління повинна забезпечувати корпоративна система через підготовку типових управлінських рішень, використовуваних в стандартних ситуаціях.

Залежність від людського фактора

Впровадження інформаційної системи - це завжди складний і тривалий процес, в якому задіяна велика кількість людей. Від розробників залежить якість алгоритмів, від консультантів по впровадженню - навчання користувачів, на персонал підприємства лягає основне навантаження щодо здійснення щоденної роботи і підтримки системи. Разом вони повинні складати єдину команду, забезпечуючи сталий розвиток проекту по впровадженню системи. Після формального завершення впровадження КІС повинна бути працездатна і забезпечувати якість управління незалежно від виконавців.

Але часто на практиці буває так, що звільнення провідних консультантів з групи проекту або звільнення з підприємства одного-двох ключових користувачів (програмістів) надовго зупиняє хід всього проекту по впровадженню системи. Це дуже ризиковано, коли інформаційна система всього підприємства залежить від кількох людей.

Крім того, нерідко з боку розробників інформаційних систем і консультантів чуються заяви про те, що впровадження проекту затягується через комп'ютерну безграмотність користувачів, нерозуміння елементарних речей або сформованих на конкретному підприємстві відносин.

Від редакції У міру того як в Росії накопичувався досвід впровадження ERP-систем (як у постачальників, так і у замовників), все частіше стали обговорюватися в пресі і на Інтернет-форумах невдалі проекти і їх причини. І справа не в тому, що розчаровані клієнти хочуть "в помсту" полити когось брудом або компенсувати через суд свої моральні витрати. Просто співтовариство бажає розібратися, де ж корінь зла і чи можна від нього позбутися.

Спонтанно що склалася добірка статей, представлених на с. 54, 55, 58, 59, висловлює думку представників консалтингових компаній, що займаються впровадженням різних ERP-систем, про способи зниження ризиків в проектах (на методологічному рівні). Цю розмову ми продовжимо і в наступному номері. Доповнити його своїми міркуваннями і прикладами з практики (як позитивними, так і негативними) ми запрошуємо і споживачів КІС.

Олена Монахова, [email protected]

Але користувач такий, яким він є, і іншого не буде. Не може бути "хорошою системи" і "поганих користувачів". Так, користувачам неважливо наявність абревіатур типу Workflow, Docflow, ERP, MPR, CRM, MES і т. Д., Які набагато більше потрібні розробникам систем, ніж працівникам підприємств. Їм зручніше керуватися просто здоровим глуздом. Якщо користувач не відчуває реального результату від своєї праці, відповідальності за введені дані, він не буде їх вводити. Людина не буде робити те, що йому незручно.

Архітектура КІС повинна будуватися таким чином, щоб скоротити час освоєння системи, в іншому випадку на ринку автоматизації дійсно потрібна нова послуга - "впровадження системи разом з користувачами". Самі киці, етапи проектів по впровадженню ще на стадії їх розробки необхідно максимально захистити від дії людського фактора.

Недоліки модульної будови КІС

Переважна більшість існуючих на сьогодні інформаційних систем масштабу підприємства складається з модулів (блоків), таких, як "Виробництво", "Збут", "Планування", "Фінанси" і т. П. На думку розробників, така будова систем має забезпечити зручність їх впровадження і застосування: проект автоматизації можна починати з будь-якого модуля.

Однак, як це не здасться дивним, впровадження систем, що мають подібну будову, має щось спільне з "клаптикової автоматизацією", від якої всі прагнуть піти.

Іншими словами, коли впроваджуються окремі модулі, вільно чи мимоволі якусь частину доводиться змінювати, підлаштовуватися під користувачів, під документообіг відділу. Потім починається стикування таких модифікованих модулів один з одним. Відділи намагаються домовитися між собою, хоча виявляється, що говорять вони ніби на різних мовах. Крім того, всі складові елементи системи вже модифіковані незалежно один від одного, і єдине, що в них залишається загальним, - фізична БД.

При модульному будові КІС непоодинокі випадки, коли в процесі реалізації проекту розробники системи спочатку щось впроваджують, а потім змушені за самими ж собою це щось переробляти і доопрацьовувати.

Для досягнення працездатності всієї системи необхідно робити акцент не на механічне покриття функціональною частиною КІС всіх бізнес-процесів, а на забезпечення цілісності інформації, стійкості інформаційних потоків. Це не означає, що слід відмовитися від детального представлення даних зі збуту, виробництва чи фінансів. Прагнути треба до того, щоб на кожному етапі проекту інформаційна система являла собою закінчений комплекс, щоб при розвитку КІС нові можливості не вносили принципових змін у вже існуючу частину, що вкрай важливо в умовах реальної промислової експлуатації системи.

Тільки при впровадженні АСУ без подібних модулів і штучного поділу потоку інформації можна створити дійсно єдиний інформаційний простір. Справжньою метою повинно бути не просто технічне забезпечення загальної БД, а організація інформаційної системи.

Вимоги до апаратної частини

З точки зору замовників, особливо тих, які відносяться до підприємств середнього рівня, важливим фактором при виборі системи є мінімізація початкових інвестицій в проект автоматизації. Постачальникам систем просто не можна на це не зважати. З їхнього боку має бути прагнення використовувати всі можливості для зниження витрат.

Замовник готовий платити за навчання. Яким би дорогим воно не здавалося, він все-таки розуміє, що це нові знання. Замовник готовий платити за ліцензії. Це теж досить відчутно, але він вибрав систему, беручи до уваги таку вартість. Однак коли перед підприємством постає необхідність замінити всі станції на робочих місцях на найпродуктивніші, це здається невиправданим.

Уникнути такої ситуації можна. База даних, структура якої адаптована під комп'ютерну обробку, і оптимізовані додатки здатні значно знизити вимоги до апаратної частини при впровадженні КІС. Підприємства, які вже мають комп'ютерну техніку, не повинні стикатися з гострою необхідністю заміни практично всіх робочих станцій для забезпечення нормального функціонування системи, особливо на найперших стадіях проекту.

Надлишкова функціональність систем

Багато питань доставляють як консультантам, так і фахівцям підприємств проблеми, викликані надмірною функціональністю. В даному випадку мова йде про присутність в системах документів і звітів, якими підприємство не користується або застосування яких ускладнює роботу. Це можна пояснити підходами, використовуваними при розробці систем.

Створюється враження, что існуючі КІС створені примерно по одній и тій же схемі. Суть Полягає в Наступний: находится підприємство, якому предлагают за доступною ціною Розробити и впровадіті корпоративних інформаційну систему, реалізувавші при цьом будь-яку методику планування и врахувавші всі побажання клієнта або, як кажуть, "особливості бізнес-процесів". Так звань базовий проект. Потім розробники вирішують розвивати систему до досконалості, додаючи до вже реалізованим модулів і алгоритмам все, що зустрічають на нових об'єктах впровадження - інших підприємствах. При цьому в кожному випадку обіцяється "реалізувати можливість настройки на особливості бізнес-процесів". І основний розрахунок тут робиться, мабуть, на те, що рано чи пізно цей потік нових особливостей вичерпається і вони почнуть повторюватися. Результатом же буде абсолютно настроюється КІС для всіх підприємств.

На доказ такого припущення якість західних КІС можна пояснити тим, що вони існують довше вітчизняних і у їх розробників є досвід, що дозволяє краще підтримувати такий розвиток. Але проблеми все одно виникають, особливо при використанні вже досить розвиненою системи на підприємствах іншої галузі, ніж та, до якої належить організація, яка виступила в якості початкового замовника.

З плином часу відбувається "перенасичення" системи. Вона "розбухає", і з кожним новим проектом більше і більше втрачається надійність її роботи для всіх ведуться проектів одночасно. Всіх звітів, всіх особливостей підприємств в одній окремо взятій системі не повторити: або це буде дуже дорого коштувати, так як вимагає постійної уваги і підтримки, або виявиться вельми крихким.

Щоб впоратися з такою проблемою, потрібно шукати і розвивати універсальні рішення. Для цього необхідно не тільки сприйняття форм документів, а й розуміння суті бізнес-процесів кожного підприємства зокрема і фінансово-господарської діяльності в цілому. При цьому постановкою завдань і розробкою рішень повинні займатися не тільки досвідчені програмісти, але також і фахівці предметних областей, що мають базові знання в області програмування, причому на них повинна покладатися велика відповідальність.

Невідповідність системи потребам підприємства

Багатьох ускладнень при впровадженні КІС на підприємстві вдалося б уникнути, якби керівництво або власник підприємства, виступаючи в якості замовника системи та послуг щодо її впровадження, чітко позначали завдання, які вони хочуть за допомогою цієї системи вирішити. Звичайно, самостійно написати технічне завдання вони не в змозі, але потрібно добре уявляти можливості обраної системи, а також обсяг фінансових, людських і часових витрат на реалізацію проекту. Ці ресурси повинні бути порівняні до вирішуваних завдань.

Зняти з себе подібні проблеми можна шляхом залучення сторонніх фірм на стадії вибору системи, і в цьому відношенні вже намічається позитивна тенденція. Однак набагато частіше, особливо в рамках обмеженого бюджету, фахівці підприємства вибирають систему самостійно. А визначаючись з вибором, важливо розуміти, які функціональні можливості системи, який її потенціал.

Всі ІС мають своє призначення. Тобто існує коло завдань, вирішити які з використанням тієї чи іншої системи можна найбільш оптимально. Однак найчастіше дані доводи не приймаються в розрахунок, підприємство при покупці КІС керується іншими критеріями, наприклад більшою популярністю системи або меншою її вартістю.

Кошти необхідно вкладати в розвиток системи, експлуатація якої здатна принести максимальну віддачу на кожному етапі проекту її впровадження. Можливості рішення і кількість охоплених їм сфер виробничо-господарської діяльності повинні рости поступово. Оптимальним буде таке впровадження КІС на підприємстві, при якому розвиток самої системи управління, складності використовуваних алгоритмів і відповідальність користувачів при роботі в ній будуть ініціюватися потребами підприємства.

Відсутність показників ефективності

Проблеми, які поставлені в цій частині статті, багато в чому перегукуються з попередніми, однак постараємося розкрити їх в дещо іншому аспекті.

На стадії, коли проект впровадження йде повним ходом, спливає багато завдань локального характеру. Але як при виконанні запланованих робіт, так і при вирішенні суміжних завдань виникає питання: що ж все-таки підприємство отримало з впровадженням системи?

В даний час це питання широко обговорюється серед фахівців. У дискусіях висловлюється багато думок з приводу того, як можна виміряти результати впровадження системи на кожному проміжному етапі і після закінчення проекту, які методики краще використовувати. Тут можна дотримуватися різних точок зору, але не варто довіряти висловлювань консультантів, що пояснюють, що впровадження КІС - це свідомо добре за визначенням і 80% її ефективності полягає в наведенні порядку в документообіг е і досягненні організаційної узгодженості. Оцінку результатів впровадження потрібно проводити обов'язково!

Щоб забезпечити її однакове розуміння всіма зацікавленими сторонами, необхідно керуватися чіткими критеріями, за якими можна зробити висновок про ефективність використання КІС. Ці критерії повинні мати грошове або кількісне вираження. Показники можуть бути різними в залежності від типу розробляється або впроваджуваної системи та завдань, які збирається вирішувати підприємство з її використанням, але вони обов'язково повинні бути.

На закінчення хочу сказати наступне. Які поставлені в статті проблеми здаються настільки очевидними, а пропоновані шляхи їх вирішення настільки зрозумілими, що може створитися враження їх неістотності. Однак ці проблеми можна розглядати більш-менш пильно, з висновками і рекомендаціями можна погоджуватися чи ні, але ігнорувати їх не можна. Всім, хто займається розробкою і впровадженням КІС, треба пам'ятати, що будь-яка корпоративна інформаційна система - це особливий інструмент, її значення для підприємства порівнюють зі значенням нервової системи для людини. Від якості впровадження та роботи системи залежить ефективність роботи керівників і завтрашній день всього бізнесу компанії.

З автором статті, виконавчим директором компанії "Атріум Софт", можна зв'язатися за адресою: [email protected].

Версія для друку

Тільки зареєстровані Користувачі могут залішаті Коментарі.