1. Причини впровадження: надмірна кількість інформації і бізнес-процесів
2. Мета проекту
3. процес реалізації
4. Схема команди проекту з боку замовника і виконавця
5. Що собою представляє новий ландшафт?
6. Підсумки і ефект
7. Висновки і поради
8. Читайте також кейси:
9. «Реміт»: автоматизація як драйвер для впровадження інновацій

7048 переглядів

Впровадження ERP-системи вважається необхідною умовою успішної роботи будь-якої великої компанії ще з кінця 90-х років. Сама по собі ERP (Enterprise Resource Planning) - це стратегія управління ресурсами компанії, інтегруюча численні бізнес-процеси і забезпечує передачу даних між ними. Мета ERP-системи як програмного пакета - усунути хаос при роботі з фінансовими, трудовими, виробничими ресурсами та забезпечити організацію достовірної та структурованою інформацією.

Причини впровадження: надмірна кількість інформації і бізнес-процесів

На даний момент «Гулівер і Ко» працює за двома основними напрямками - продаж дитячих іграшок та одягу для дітей і підлітків. близько 200 магазинів працюю т в 100 містах, компанію представляють 8 філій в Росії і СНД і близько 1000 співробітників.

Як зазначає директор департаменту бізнес-адміністрування АТ Торговий дім «Гулівер і Ко» Євген Тюрін, одна з найважливіших проблем такої великої мережі - надмірна кількість інформації і безліч інформаційних систем.

Робота централізованої ІТ-служби ускладнюється необхідністю підтримки роздробу 24х7 (через наявність магазинів у всіх часових поясах країни). Зростає вартість процесів і зменшується ефективність персоналу.

Аналітики довго зводять план продажів з планом закупівель. Недостатня комунікація між підрозділами призводить до неможливості оперативно отримати аналітичну звітність і гальмує бізнес-процеси.

В таких умовах прийняття управлінських рішень піддається безлічі непотрібних ризиків.

У тендері «Гулівер і Ко» на право установки ERP-системи брали участь 10 компаній, однак лише 3 дійшли до стадії переговорів. Критеріями відбору служили наявність успішних реалізованих проектів, ясна ціноутворення, рівень фахівців і гарантія вкластися у встановлені терміни. За підсумками особистих зустрічей найпереконливішим виявився «1С-Рарус».

Мета проекту

У новій ERP-системі керівники «Гулівер і Ко» бачили порятунок від старих проблем. Перед виконавцем поставили завдання створення єдиної системи управління бізнесом і сформулювали бажані цілі: підвищення якості управління підприємством, можливість оперативного контролю і формування аналітичної звітності, і, як результат, зростання продуктивності праці і збільшення оборотності товару.

За словами фінансового директора компанії Марії Рязановій, потрібно виключити дублюючі функції в роботі персоналу і підвищити якість управління товарообігом і дебіторською заборгованістю, скоротити терміни отримання аналітичної інформації. Дані вимоги були актуальні для всіх бізнес напрямків. По суті, від «1С: ERP» очікували створення єдиного джерела достовірної інформації і загальної середовища виконання основних бізнес-процесів.

процес реалізації

Під реалізацію проекту розробником була виділена окрема команда ІТ-фахівців. В піку чисельність команди становила понад 35 осіб.

«З самого початку проекту необхідно сформувати і власну проектну команду ключових фахівців і керівників, щоб максимально залучити їх в проект», - впевнений Євген Тюрін. В проектну робочу групу увійшло близько 30 осіб. Головою став фінансовий директор, керуючий комітет включав в себе керівників напрямків - ІТ-директора, головного бухгалтера, директора з маркетингу та інших.

Схема команди проекту з боку замовника і виконавця

У планах компанії було створити і налагодити систему за 5 місяців. У січні відбулося перше попереднє нараду. Фахівці «1С-Рарус» наполягли на демонстрації типового функціоналу, згодом цей крок себе виправдав, за рахунок цього сильно заощадили час на формування вимог, зрозуміли, як працює система.

Далі розробники перейшли до змін в роботі по функціональним областям. Налагодили складну систему продажів і резервування, за рахунок чого оборотність товару в резервах під великих мережевих клієнтів за напрямом «Іграшки» вже за підсумками наступного року підвищилася не менше ніж на 10%.

Нова система дає можливість враховувати динаміку продажів кожного з більш ніж тисячі активних клієнтів дистриб'юторського бізнесу напряму «Іграшки», самостійно регулюється обсяг товарних запасів в резервах під клієнтів, а закупникам надається вже підсумкова інформація за оптимальними обсягами замовлення і термінів виконання. Створили систему підсортування магазинів одягу, щоб уникати стокаутов. Казначейство звели до єдиного довідника руху грошових коштів (ДДС статей), ввели ліміти, перевели весь документообіг в одну систему для кращого контролю.

Тепер в товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) міститься нормативно-довідкова інформація - довідники, інформація про залишки і т.д. У НДІ в заявці на введення основних довідників створили розділи: контрагенти, номенклатура, договори, додаткові угоди. Згідно з планом, повністю готова система почала працювати 1 липня 2016 року.

Що собою представляє новий ландшафт?

Підсумки і ефект

Оптимізація інформаційного ландшафту значно скоротила кількість інформаційних систем з 32 до 12. Раніше управлінський і бухгалтерський обліки знаходилися в різних системах, у менеджерів була своя заборгованість, а у бухгалтерії - своя. Наскрізні звіти і поліпшення якості контролю скоротило дебіторську заборгованість. Аналітична звітність формується в режимі онлайн, що економить час і робочі ресурси. Більш ніж на 30% збільшилася швидкість передачі регламентованого обліку.

Покращена структура нормативно-довідкової інформації дозволяє надавати дані як на власні інтернет-майданчики, так і в системи партнерів, і це підвищило оперативність розміщення нового асортименту на торговельних інтернет-майданчиках. Впровадження системи складного резервування і оптимізація процесів закупівлі-продажу збільшили оборотність товарних запасів. Тепер компанія не тримає багато резервів, а намагається вивільняти залишки. Продуктивність праці співробітників зросла мінімум в 3 рази на окремих ділянках (НДІ, ДО і т. Д.).

Гнучка ERP-система дозволяє в найкоротші терміни підтримати нові бізнес-вимоги і процеси. Наприклад, недавно «Гулівер і Ко» інтегрувався з програмою «Аерофлот-бонус» для сайтів одягу: купуючи продукцію Gulliver, покупець накопичує милі, за допомогою яких можна отримати додаткові послуги від «Аерофлоту» і інших авіакомпаній альянсу SkyTeam, а також використовувати милі « Аерофлот Бонус »здійснюючи покупки в Gulliver. Це відразу стає доступним для напряму «Іграшки».

Висновки і поради

В кінцевому підсумку все залежить не тільки від компанії - виконання робіт, а перш за все від його конкретної команди, впевнений Євген Тюрін. Вкрай важливо ретельно проводити співбесіду проектну команду, як мінімум керівників РП і тим-лідерів.

Проект закінчився з економією бюджету в 15%. ІТ-фахівці «Гулівер і Ко» радять включити підрозділ QA (забезпечення якістю) і архітектора в узгодження основних документів, а також продумати критерії оцінки і мотивацію цих співробітників з прив'язкою до фактичного якості проекту.

У разі успішного впровадження, після закінчення проекту залишиться налагодити процес передачі знань від проектної команди для ефективної підтримки і подальшого розвитку системи.

Читайте також кейси:

Виробник взуття «Бріс-Босфор»: автоматизація по-крупному

«Реміт»: автоматизація як драйвер для впровадження інновацій

Василь Миронов, спеціально для Retail.ru