1. Проблеми при впровадженні СЕД
2. Два підходу до вирішення проблеми документообігу
3. СЕД з розширеним функціоналом і елементами BPMS

Робота з документами - невід'ємна частина діловодства будь-якої фірми. Система автоматизації документообігу (СЕД) допомагає вирішити ряд проблем:

• Низька швидкість обробки документів, затримки.
• Втрата документів.
• Високі витрати часу і праці працівників на кожен документ.
• Витрати на папір, друкують устрою і канцелярське приладдя.

Проблеми при впровадженні СЕД

Незважаючи на переваги систем автоматизації документообігу, існують типові проблеми впровадження СЕД. Якщо ви вирішили використовувати подібний продукт, такі проблеми напевно торкнуться і вас.

1. Організаційні складності. Виникають, коли немає чіткого розуміння, навіщо впроваджується СЕД, коли персонал не зацікавлений в тому, щоб використовувати нові принципи роботи або не дуже їх розуміє.

При відсутності повного охоплення (половина співробітників підприємства працює з використанням СЕД, половина немає) ефективність знижується в рази, тому що затримки і втрати залишаються, а єдина централізована система не вибудовується.

2. Економічні складності. Купівля та налаштування продукту розуміють помітні витрати, особливо коли фірма потрапляє в "залежність" від розробника і змушена залучати його для вирішення всіх поточних проблем.


3. Технічні. В окремих випадках доводиться додатково витрачатися на нове обладнання, сервери, рішення технічних завдань, невіддільних від впровадження СЕД.

Окремо варто звернути пильну увагу на вміння і готовність персоналу працювати за новими принципами. Якщо впроваджуваний продукт дуже складний і незвичний, не варто чекати від нього доброго результату, особливо на перших порах.

Також клієнти Comindware часто озвучують проблеми, пов'язані з постійними змінами вимог бізнесу до системи документообігу: Одна з найсерйозніших проблем, з якою ми зіткнулися в ході впровадження СЕД в нашій організації - це динамічність бізнес-вимог. Ретельно продуманий, обговорений, затверджений і реалізований процес дав збій вже в перший тиждень експлуатації. Виявилося більше двадцяти різних "дрібних" (з точки зору бізнесу) нюансів, які зажадали переробки процесів і правил. завдяки гнучкості платформи Comindware , Все вдалося реалізувати поетапно, без зупинки робочого процесу. Бізнес-вимоги продовжують надходити і уточнюватися, процес підлаштовується під них менш ніж за добу.

багато проблеми документообігу типові для більшості компаній, а ось як їх вирішити, кожна організація вирішує сама.

Два підходу до вирішення проблеми документообігу

Перераховані проблеми СЕД - це ті проблеми з документообігом всередині підприємства, які не вирішуються після впровадження даного продукту.
Всього існує два шляхи і дві лінійки рішень, які можуть призвести до бажаної мети, але відрізняються один від одного.

1. Продукти СЕД. Це програмні рішення, розроблені спеціально для обробки документів. Їх відмінними рисами є:


1. "Заточених" тільки на роботі з документами.
2. Присвоєння кожному документу (створеному або входить) унікального номера, що спрощує пошук і відстеження.
3. Створення нової версії документа після кожного етапу роботи з ним (обробка, узгодження, постановка підпису, зміна).

Даний варіант практично виключає втрати або помилки, а також підтасування або вилучення потрібних документів з бази. Але передбачає впровадження часом громіздкої системи, працювати з якою зможе не кожен співробітник.
Головний родової порок систем документообігу - неможливість роботи з даними саме як з даними. Дані в СЕД (наприклад, такі, як номенклатура, кількість і ціна в замовленні) зазвичай існують у вигляді тексту в документі Word або PDF. Це означає, що інтеграція з ERP або обліковими системами практично неможлива. Звідси подвійне введення і пов'язані з цим втрати продуктивності, затримки, помилки.

2. Продукти BPMS (системи управління бізнес-процесами) . Принципова відмінність в тому, що робота будується не навколо документа, а навколо процесу (купівля, продаж, укладання угоди). Документ в такому випадку стає побічним продуктом: за необхідне, але не визначальним.

Головний недолік більшості BPMS є дорожнеча створення і впровадження на конкретне підприємство (зазвичай це не "коробкові" продукти, а розроблені під замовника), складний інтерфейс, що включає в себе безліч функцій, багато з яких потрібні не кожному користувачеві.
вибрати СЕД або BPMS - непросте питання через різницю підходів систем цих типів до вирішення конкретних завдань. Одним з найкращих рішень в такій ситуації можна назвати інтеграцію.

СЕД з розширеним функціоналом і елементами BPMS

Рішення для управління електронним документообігом від Comindware - це новий продукт, який показує себе добре в тих випадках, коли впровадження СЕД в організації або використання стандартних BPMS не завжди дають хороший результат.
У чому відмінність рішення Comindware?

Система має відмінні риси хорошою СЕД:

1. Досягається повний перехід на електронний документообіг.
2. Просте відстеження документів, що надійшли, оброблених і вимагають обробки, на зберіганні, архівних.
3. Спрощення та прискорення вхідної та вихідної кореспонденції. Це стосується внутрішнього документообігу і документації для контрагентів.

Замовити демо

При цьому в повному обсязі реалізована функціональність BPMS, що дозволяє:

1. Готувати, узгоджувати і затверджувати потрібні документи в рамках кожного бізнес-процесу.
2. Готувати і проводити наради.
3. Створювати і відстежувати доручення для окремих співробітників.

Додатковими перевагами нашого продукту є широкі можливості інтеграції, доступність через браузер і з мобільних пристроїв, і можливість здійснювати сканування і занесення в базу документів через камеру смартфона.
Рішення на базі Comindware Business Application Platform зручна для співробітників, не вимагає ні установки спеціального програмного забезпечення на комп'ютерах співробітників, ні додаткового навчання. Впровадження такої СЕД для організації допомагає з порівняно невеликими витратами на покупку і настройку продукту домогтися поставлених завдань в короткі терміни.

Якщо вас цікавлять економічні і зручні рішення, замовте демонстрацію Comindware Business Application Platform.
Замовити демо

Олена Гайдукова, маркетолог-аналітик, бренд-менеджер рішень на базі Comindware Business Application Platform , Фахівець з партнерським відносинам.