1. перерозподіл ринку
2. Основні групи СЕД і напрямки їх розвитку
3. Вплив ситуації, що ІТ-інфраструктури
4. ЕП і МЕДО
5. висновок

IT Manager ІТ в бізнесі управління

| 14.11.2017

Сьогодні не просто дати коротку відповідь на це питання, не загубивши ті чи інші важливі моменти. Змін дійсно багато, причому за ними стоїть відразу кілька масштабних тенденцій, різноспрямовано і не завжди передбачувано впливають на ситуацію в країні в цілому і на вітчизняний ІТ-ринок зокрема. Перша тенденція, звичайно ж, імпортозаміщення в ІТ. Вона особливо значима для ринку систем електронного документообігу (СЕД), оскільки вони входять в число ключових додатків для всіх категорій організацій, що підпадають під нормативну базу в цій галузі. Слід враховувати і швидке завершення портування в ОС Linux провідних вітчизняних СЕД. Інше джерело змін - посилення вимог замовників до скорочення термінів впровадження нових і розвитку існуючих СЕД. Третій фактор - стійке розширення сфери юридично значущого документообігу при взаємодії організацій між собою і з громадянами. Четвертий - потреба якомога повніше інтегрувати такі системи з іншими додатками (на тлі співіснування різних підходів до інтеграції, різних технологічних платформ і архітектур). П'ятий - необхідність все більш повного взаємодії СЕД різних організацій. Шостий (але не менш важливе) тенденцією є постійно зростаючі вимоги до інформаційної безпеки.

перерозподіл ринку

Завдяки взаємодії всіх перерахованих факторів сфера СЕД вже вступила в смугу глибоких змін. Всього кілька років тому можна було говорити про широкому охопленні російського замовника декількома десятками різних систем документообігу. Сьогодні ці кілька десятків скоротилися вдвічі. Природно, в основному за рахунок потужних централізованих рішень EMC, Directum і Documentum. На решти ринку СЕД помітне прагнення до прискореної централізації, яке проявляється, зокрема, у створенні територіальних хмар різної відомчої приналежності. Ця тенденція носить довгостроковий характер і є прямим наслідком практики впровадження відомих рішень (Directum, DocsVision, «Теза») істотного розвитку телекомунікацій в країні, а також корінного повороту ринку в бік Open Source.

Прагнення до безпаперового майбутньому (в поєднанні з вищевказаними тенденціями) призводить до того, що число фактично застосовуваних систем електронного документообігу якщо і збільшується, то в основному саме за рахунок вітчизняних розробок і проектів Open Source. Почасти це пов'язано зі специфікою російського документообігу, спочатку орієнтованого на ієрархічно розподілену структуру управління, яка застосовується в більшості відомств, великих державних організацій, муніципальних структур і комерційних компаній. Якщо раніше ці замовники, випробувавши якесь розчарування в російському ПО, переходили на пропрієтарні зарубіжні платформи СЕД, то тепер все інакше. По-перше, вітчизняні розробники СЕД навчилися не тільки створювати, а й набагато краще просувати і супроводжувати свої рішення. Їх рішення вже відповідають вимогам великих організацій, причому за цим параметром СЕД перевершують більшість інших категорій російського прикладного ПО. До того ж сьогодні розробники наших систем документообігу енергійно портируют свої продукти і технології в ОС Linux і створюють більш технологічну масштабируемую інфраструктуру техпідтримки. По-друге, нові впровадження СЕД часто відразу починають з відкритого ПЗ.

Основні групи СЕД і напрямки їх розвитку

Як і раніше, функціонально всі відомі СЕД діляться на дві основні групи: інструментальні платформи (наприклад, Directum, DocsVision) і готові продукти ( «Дело», «Євфрат»). Для інструментальних платформ характерний відносно більш вузький базовий функціонал, але і більш широкі можливості для реалізації конкретних побажань клієнта. Звичайно, впровадження може розтягнутися на кілька місяців і, відповідно, стати в кілька разів дорожче. Але це того варте, особливо якщо керівництво замовника має чітку думку щодо СЕД і в змозі донести його до інтегратора і розробника у вигляді строгих технічних вимог. Сьогодні, коли багато великих організації-замовники намагаються виважено формувати власні технологічні платформи для всієї сукупності проектів імпортозаміщення, такі технічні вимоги зустрічаються все частіше.

Безумовно, готові СЕД мають певний початковий стандартний функціонал і зрозумілу «економіку». Їх серйозну перевагу - найкоротші терміни впровадження і розумна ціна. З такою системою можна працювати буквально з першого дня в повній відповідності з «Керівництвом оператора». Досить правильно налаштувати ІЛО - інформаційно-логічне забезпечення СЕД (довідники, словники тощо.). Але у цієї переваги є врівноважує ризик: організації доводиться підлаштовуватися під можливості СЕД, закладені розробником, а перенастроювання таких рішень під вимоги замовника набагато складніше і дорожче, ніж у інструментальних платформ. Тому сьогодні, коли великі підприємства звикли підлаштовувати СЕД під свої потреби, саме по шляху інструментальних платформ і рухається все централізоване співтовариство виробників СЕД.

Однак постачальники готових систем не сидять склавши руки. У кращих продуктах цього класу вже з'явилися важливі нові функції, які дають змогу самостійної глибокої налаштування системи на рівні звітів, маршрутів, процесів, реквізитів документа та іншого. Найближчим часом (коли розробники завершать створення повнофункціональних версій своїх продуктів для Linux і зможуть спрямувати основні сили на інші завдання) саме гнучкість рішення СЕД, висока швидкість і передбачувана ціна впровадження, а також якість техпідтримки визначатимуть подальшу траєкторію розвитку ринку.

Вплив ситуації, що ІТ-інфраструктури

Необхідно підкреслити, що дуже великий вплив на вибір СЕД надає реальна структура замовника: розподілені об'єкти автоматизації, центральний вузол, наявність каналів зв'язку, персонал і т. Д. Але оскільки в рамках імпортозаміщення вона істотно зміниться, вибір СЕД потрібно заздалегідь узгодити з вибором системоутворюючих імпортонезавісімих продуктів рівня підприємства, які будуть формувати його подальшу ІТ-інфраструктуру. При цьому особливу роль відіграє кілька інфраструктурних систем, на які можуть спертися будь-які системи документообігу, зокрема, служби електронної пошти, авторизації, зберігання, інформаційної безпеки. Багато СЕД мають власні реалізації даних служб, а тому у великій організації вони будуть дублювати загальносистемні сервіси, що неминуче викличе безліч питань до розробника і підвищить експлуатаційні витрати.

Разом з тим у повнофункціональних рішень, які не потребують будь-якої опорної інфраструктури, є і сильні сторони (особливо якщо вони сертифіковані, розраховані на територіально розподілену гетерогенну обчислювальну середу і в них інтегровані функції ІБ і централізованого моніторингу і управління). Сьогодні самодостатніх СЕД зовсім небагато, як приклад можна привести «Бос-референт» (платформа IBM) і «ІВК Бюрократ» (платформа ІВК).

Привабливість самодостатніх СЕД поступово підвищується. Досвід найбільших з них показує, що дійсно серйозні проблеми починаються у інтегратора при розгортанні рішення на різнорідних і територіально розподілених об'єктах замовника, особливо при істотно вираженої централізації пропонованого рішення. Тоді вимоги до працездатності інфокомунікаційної складової ІС замовника, зовсім не відноситься до системи електронного документообігу, зростають багаторазово. В цикл руху документів виявляються втягнутими багато з наявних забезпечують служб.

Особливий сенс набуває і експлуатація таких розподілених коштів після процесу впровадження СЕД на місцях. При тому, що замовник часто наполягає на централізованому управлінні. Це є прерогативою тих самих інструментальних платформ, оскільки в готових продуктах даний функціонал просто не закладено.

Значні труднощі все ще зберігаються при підключенні до СЕД мобільних користувачів - не стільки в частині функціонування самої СЕД на мобільних пристроях, скільки в плані забезпечення вимог інформаційної безпеки при роботі мобільних користувачів в складі такої неоднорідної інфраструктури. І в багатьох СЕД це завдання до цієї пори не вирішена.

ЕП і МЕДО

Розширення сфери юридично значущого електронного документообігу - стійкий довгостроковий тренд, що виявляється вже не один рік. І це стосується як внутрішнього і зовнішнього документообігу окремих організацій, так і взаємодії організацій між собою і з приватними особами. Відповідно, жоден сучасний документообіг вже не може обійтися без формального підтвердження істинності вкладення і адресата, а саме без електронного підпису (ЕП). Таким є одне з важливих умов функціонування СЕД, але далеко не у кожного замовника існує власний Засвідчувальний центр (УЦ), і вже зовсім не кожен клієнт має бажання його створювати і підтримувати. Сьогоднішня ситуація з ЕП дозволяє замовнику прийняти більш зважене і економічно виправдане рішення щодо застосування різного типу ЕП - від кваліфікованої до простої. Але не будь-який замовник і інтегратор розбираються в тонкощах законодавства щодо цієї складової СЕД, а тому в даному питанні потрібна особлива компетенція.

Труднощі проблем впровадження та експлуатації СЕД підвищується при наявності у замовника документів різного рівня конфіденційності. У реальності - це повсюдна практика. Однак ж існує зовсім небагато систем електронного документообігу, які вміють працювати з документами, що мають різні мітки секретності (так звані грифи). Зазвичай рішення подібних проблем пов'язано з «множенням» СЕД на число контурів безпеки на об'єктах клієнта, в яких обробляються різні за рівнем конфіденційності документи. Контури при цьому розв'язуються гальванически (принцип «повітряного зазору»), а документи між контурами переміщаються за допомогою кур'єрів з флешками або в «паперовому вигляді», здійснюється маса організаційних заходів щодо збереження конфіденційності, встановлюються різні програмно-апаратні засоби захисту, що ще більше підвищує вартість впровадження. Цей архаїчний і дорогий метод сьогодні застосовується досить часто, але вже зрозуміло, що дні його полічені.

Важливим аспектом СЕД представляється наявність інструментарію контролю за виконанням доручень від керівників різного рівня на циркулюючі документи. Взагалі, багато хто вважає, ніби документообіг цілком можна звести до обороту саме доручень і контролю за ходом їх виконання. У зв'язку з цим впровадження контрольного органу, який забезпечує замовника неупередженої і актуальною інформацією статистичної спрямованості про стан справ в СЕД, а також перевіряє виконання заходів в рамках своїх повноважень - одна з ключових завдань інтегратора по об'єктивізації життя організації як такої.

Крім цього, для державних структур, і особливо федеральних органів виконавчої влади (ФОІВ), існує необхідність забезпечення автоматизованого взаємодії з МЕДО - так званим міжвідомчим електронним документообігом. Останні зміни законодавства наказують ускладнене взаємодія з МЕДО з урахуванням запровадженої ЕП у замовника із забезпеченням двостороннього обміну квитанціями про отримання та обробки на приймальній стороні. Для інших СЕД така інтеграція може бути нездійсненною в силу обмежень обраної СЕД-платформи.

Значною зміною в процесах інтеграції СЕД з іншими входять потоками реальних документів стає поява в цьому ряду громадянина РФ, який здійснює власні запити не тільки в ФОІВ, але і в інші владні структури та організації. Забезпечення адекватної обробки звернень громадян в СЕД відповідно до законодавства РФ - непроста і важлива задача, реалізації якої вже з'явилися на ІТ-ринку.

У деяких СЕД є цікава можливість - повнотекстовий пошук не тільки по атрибутам (реквізитами) картки, але і по тілу документа. Для цього застосовуються різні технології розпізнавання, в яких лідирує компанія ABBYY, що надає для систем документообігу движки розпізнавання, а то і формує на вхідних ділянках замовника сервери розпізнавання. Рішення Open Source виконують дану процедуру трохи інакше, та й якість роботи з російською мовою залишає бажати кращого, але це лише поки ...

висновок

Незважаючи на велику кількість складно розв'язуваних проблем і непросту ситуацію з фінансуванням, системи електронного документообігу інтенсивно поширюються. Можливо, в зв'язку з зрозумілим призначенням СЕД, а також з відсутністю виразної негативної статистики по їх впровадженням. Стійке зростання кількості щодо успішного введення в дію неодмінно призведе до появи професійних внедренцев і експлуатаційників СЕД. І справа тут не у відсутності або наявності підготовлених команд, а скоріше в існуванні розвинених СЕД-платформ, здатних вирішувати зазначені завдання відповідно до принципів DevOps (прискорення циклу «розробка? Експлуатація» плюс взаємопроникнення процесів розробки і експлуатації, що надає кожній стороні зворотний зв'язок і доступ до компетенцій іншого боку).

Ще одним важливим аспектом кваліфікованого просування і професійного супроводу СЕД є чисто методична підтримка процесів документообігу замовника, внесення швидких змін в ПЗ, виявлення вузьких місць самих систем, навчання персоналу і т. Д.

Але є і фактори гальмування. Впровадження та подальша експлуатація СЕД завжди стає комплексною проблемою, що різко змінює життя самого замовника. Багато керівників це розуміють і, побоюючись цього як з економічної, так і з організаційної точок зору, постійно відкладають такі процеси «на потім». Це, в свою чергу, гальмує і розвиток ринку СЕД. Однак, як показує практика, успішно впроваджена СЕД вже через рік прирівнюється за значимістю до ключових інформаційних систем організації, що забезпечує її життєдіяльність.

Більш того, велика кількість дійсно вирішуються в рамках СЕД завдань може вивести цю систему на інтеграційний рівень, коли з її допомогою здійснюється сполучення і об'єднання всіх розподілених локальних інформаційних систем замовника, діючих в рамках окремих територіальних одиниць. Для цього сама СЕД повинна мати можливості по сполученню, рідко властивими системам електронного документообігу, хіба що тільки на рівні СУБД.

Складним залишається питання суб'єктивного сприйняття пропонованого рішення замовником і загальна думка про продукт, яке формується посадовими особами першої хвилі, які працюють з СЕД найбільш кваліфіковано. У ситуації з готовими рішеннями перша думка може бути і останнім. Якщо система не сподобається найбільш активної частини користувачів, то виправити вже нічого не можна буде. Швидше за все, замовник відмовиться на користь чого-небудь іншого або перенесе терміни впровадження СЕД. Інша справа, якщо замовник «вплутався» в довготривалу процедуру настройки централізованого платформного рішення «під себе», витратив час і сили своїх співробітників. Тоді має сенс довести розпочате до кінця. Але необхідно мати на увазі, що при наявності розподіленої інфраструктури з багатьох об'єктів по РФ, суб'єктивний фактор може виникнути абсолютно несподіваним чином. При слабкій централізації управління він може надати дестабілізуючий вплив, як, втім, і завжди ...

Тому корисною практикою впровадження СЕД вважається проведення попередніх випробувань БУДЬ-ЯКОГО рішення СЕД на реальних завданнях замовника (наприклад, на одному з об'єктів) з формуванням додаткових вимог до системи. І тут якраз і грає роль простота і дешевизна тих заходів, які зобов'язані провести інтегратор і замовник перед впровадженням СЕД. Переваги в даному випадку мають настроюються платформні рішення (в тому числі з OpenSource), прямий контакт з проектувальником або наявність власної розробки, що гарантує виконання розумних вимог замовника в гранично стислі терміни. Ці умови сьогодні є найважливішими і при пілотному макетування СЕД, і при їх повномасштабному впровадженні.

Валерій Андрєєв, заступник директора з науки та розвитку ЗАТ «ІВК»

Ключові слова: електронний документооберт

Гарячі теми:

Журнал: Журнал IT-Manager [№ 11/2017] , Підписка на журнали

компанія: IVK | ІВК