1. Підготовка до впровадження
2. впровадження
3. Додавання завдань проекту
4. Додавання співробітників
5. Обговорення та зберігання даних
6. висновок

У червні 2014 року Executive.ru і TeamBridge дали можливість трьом учасникам Товариства своїми руками оцінити користь хмарного сервісу для управління проектами TeamBridge . Читайте перший розповідь учасника «тест-драйву» з враженнями та рекомендаціями щодо впровадження системи.

Спецпропозиція тільки для учасників Товариства Executive.ru! Використовуйте всі можливості TeamBridge три місяці безкоштовно. Активуйте пропозицію до 31 липня 2014 року. Реєструйтеся в акції по цим посиланням .

Сергій Васильков , К.т.н., доцент кафедри технології приладобудування Університету ИТМО

На сьогоднішній день число інформаційних систем управління проектами настільки велике, що не представляється можливим ознайомитися з кожною з них. Як показує практика, перш ніж впровадити програмний продукт в роботу команди, його необхідно випробувати на невеликих, але дуже вагомих завданнях проектного управління. Завдяки «тест-драйву» онлайн-сервісу TeamBridge, проведеного E-xecutive.ru, мені вдалося скористатися цією можливістю при реалізації декількох етапів науково-дослідної роботи. Мета участі - перевірити на практиці пропоноване web-додаток в науково-освітніх проектах і консолідувати колектив проектантів.

Один з проектів кафедри «Технології приладобудування» Університету ИТМО пов'язаний з дослідженням технологій проектування і виробництва полімерних виробів, в тому числі композиційних і оптичних. Приклади таких виробів - посилені волокнами корпусу приладів, полімерні лінзи і ін. Залежно від складності НДР або НДДКР тривалість проекту може варіюватися в діапазоні від півроку до півтора років. Складність робіт можна оцінити за схемою розробки нових матеріалів і виробів, що проводяться до виробничих етапів.

Ведення подібних складних проектів реалізується за допомогою PDM-системи з можливістю інтеграції з іншими CAD / CAM / CAE-системами.

Для оперативного управління завданнями і проектами для невеликої команди я вирішив спробувати продукт TeamBridge за моделлю SaaS. Мені потрібно вести проекти, контролювати терміни та виконання.

Підготовка до впровадження

Ще до того, як я дізнався про TeamBridge, була проведена велика робота по розробці бізнес-процесу «полімерного» проекту. На його основі були виділені основні етапи оперативного управління з ієрархією завдань, а потім випробувані за допомогою однієї з вітчизняної системи управління проектами. З різних причин організаційного і фінансового характеру впровадження було призупинено. Але завдяки виконану роботу ми пройшли один з найскладніших етапів підготовки впровадження - склали структуру етапів проекту з завданнями і погодили їх з безпосередніми учасниками. Саме з цього рекомендую починати впровадження управлінських сервісів - описати етапи діяльності. Наприклад, у нас це зайняло близько двох місяців.

Для наших полімерних виробів вийшло 14 етапів. Для кожного з них кілька завдань - як правило, від 5 до 25, а десь ще і підзадачі. Кожен етап передбачає участь декількох виконавців (крім мене в проекті з тестування TeamBridge брали участь ще четверо моїх колег).

Коротка технологічний ланцюжок в нашому випадку виглядає наступним чином:

• прийом замовлення на виріб і уточнення вимог;
• проектування вироби;
• інженерний аналіз і оптимізація вироби;
• виготовлення прототипу;
• моделювання технології лиття під тиском;
• розробка 3D-моделі і конструкторської документації на оснащення;
• розробка технологічних процесів і керуючих програм;
• виробництво і контроль оснащення;
• виготовлення виробу литтям під тиском і його контроль.

При цьому готові вироби необхідно перевозити на різні майданчики міста, оскільки контрольне лабораторне обладнання розташоване на різних місцях. Етапи і завдання важливо виконувати вчасно і відслідковувати, щоб терміни не зсувалися.

впровадження

Маючи на руках прописані бізнес-процеси, створення первинної структури управління в SaaS-сервісі відбувається досить просто, і нагадує роботу в провіднику Windows. Щоб почати апробацію, я зареєструвався на сайті TeamBridge і вже через пару хвилин отримав доступ до всіх можливостей сервісу в браузері.

Інтерфейс зрозумілий, тим більше, як я говорив, на півроку раніше я вже стикалися з аналогічною системою, і багато питань відпали самі собою.

Непідготовленому співробітнику, який вміє працювати з браузером, досить півгодини для первинного вивчення системи, при попередньому знайомстві з етапами і завданнями проекту. Сильно допомагає спливає помічник. Він з'являється відразу після реєстрації і проводить «екскурсію» по можливостям і особливостям роботи сервісу. В крайньому випадку, якщо в чомусь складно розібратися, можна подивитися відео-уроки, доступні прямо на сайті. Зроблені вони зрозуміло і тому швидко допомагають розібратися в роботі сервісу.

У разі непереборних проблем можна зв'язатися з техпідтримкою, а також передати розробникам побажання щодо поліпшення сервісу з урахуванням особливостей виду діяльності.

Відео-уроки мені не знадобилися. З розробниками я обговорив багато моментів щодо поліпшення сервісу, тим більше за умовами «тест-драйву» була така можливість. Прийшов час відчувати інформаційний продукт.

Додавання завдань проекту

Ще до введення етапів і завдань в TeamBridge важливо зробити наступне. Завдання необхідно погоджувати з виконавцями до того, як дані будуть внесені в структуру сервісу. Це дійсно важливо, тому що неузгоджене представлення структури між керівниками і виконавцями може призвести до непорозумінь і затягування виконання завдань. Після узгодження зазвичай ланцюжок завдань подовжується, стає докладної і зрозумілої всім.

У невеликій компанії погоджувати етапи з командою може сам керівник. У великій організації доцільно зібрати експертну групу, яка актуалізує необхідні бізнес-процеси відповідно до реальними діями між усіма учасниками. Так впровадження пройде простіше і швидше.

Завдання вносити зручно, в полях тільки найнеобхідніше: назва, опис, відповідальний за проект, терміни, прив'язка до відділу, пріоритет, файли.

Оскільки назви етапів довгі, меню проекту сильно розповзлася вниз. Як пояснили розробники, таке рішення було пов'язано із зручністю роботи в мобільній версії сервісу і припущенням про коротких назвах. Після цього були внесені зміни, і назви етапів стали автоматично скорочуватися - це зручніше, але потрібно подальша опрацювання «юзабіліті» меню проектів. Також через особливості алфавітного сортування назв етапів довелося додавати цифровий код на початку кожного назви, щоб зберегти необхідну послідовність.

Поточні завдання можна контролювати в календарі проекту і в стрічці головної сторінки. Одне з побажань для експрес-аналізу виконання завдань - додати цифрове повідомлення до назв кожного етапу про кількість «горящих» завдань. Це аналог підходу в соціальних мережах або в електронній пошті після отримання нового повідомлення. Розробники повідомили, що планують суттєво переглянути систему повідомлень - цікаво буде побачити результат.

Додавання співробітників

Після введення даних про етапи і завдання проекту, я встановив у системі своїх чотирьох колег, для чого достатньо було вказати адресу електронної пошти кожного учасника і права доступу. Інші дані про себе вносить сам співробітник. Було виявлено обмеження за кількістю привласнюються етапів, але розробники сказали, що найближчим часом внесуть виправлення.

Звертаю увагу, що ми працюємо в освітньому середовищі, а вона накладає особливості при виконанні проектів. За родом своєї діяльності співробітники зайняті в навчальному процесі, тому необхідно ефективно розподіляти часовий ресурс. Це впливає на терміни виконання проектів, внаслідок чого виникла потреба в оперативному управлінні подібних робіт.

Занурити людей в роботу сервісу вийшло досить швидко, оскільки експериментальна група складається з молодих співробітників. Відкрити сервіс і побіжно пройтися по інтерфейсу з однією людиною займало кілька хвилин, а повне залучення в роботу сервісу зайняло один тиждень. Залучення інших співробітників може зайняти більше часу з-за складності розуміння інформаційної системи, хоча середній вік членів колективу 31 рік.

Обговорення та зберігання даних

Функція обговорення на етапах, в задачах і підзадачі виявилася для нас найбільш корисною в TeamBridge. Усі бесіди діалогів зберігаються в єдиному інформаційному просторі, що зручно при оперативному вирішенні завдань, коли співробітники знаходяться на різних майданчиках міста, а також при аналізі пропозицій, що поступають. Наприклад, в електронній пошті повідомлення губляться в загальному потоці листів, незважаючи на фільтрацію, або стає складно відновити ланцюжок обговорень після деякого часу.

Є функціонал зберігання файлів, в якому можна прикріплювати документи до конкретних етапів і завдань, розмежовувати права доступу. Але ми недостатньо активно використовували цю можливість.

TeamBridge пропонує також управління особистими проектами. Однак я планую виконання своїх справ за допомогою додатків від Google, а деякі особисті файли зберігаю в «хмарному» сервісі Dropbox, тому немає необхідності переходу в іншу систему, поки закордонні програми працюють в російському інтернеті.

Мобільний додаток зі смартфона під управлінням Android я використовував мало, так як, в основному, висвічуються поточні завдання, і є деякі проблеми в управлінні, що, сподіваюся, буде скоро виправлено. Цей мобільний додаток більше підходить для планшетного комп'ютера.

висновок

Наша команда використовувала сервіс всього три тижні. Головне враження після роботи в TeamBridge - члени колективу сильніше залучилися до проекту. Я пов'язую це з тим, що сервіс допомагає щільніше налагодити діалог між співробітниками.

При всіх недоліках, про які я згадав, ми задоволені результатом і готові використовувати цю інформаційну систему в подальшому. Тим більше що цінова пропозиція для команди 10-15 чоловік підходяще - 100 рублів на місяць за одного користувача, а до п'яти чоловік використання безкоштовно, при цьому доступний весь функціонал. Залишається сподівається, що розробники продовжать розвивати сервіс і врахують побажання користувачів.

Коротко сформулюю переваги і недоліки.

плюси:

• інтуїтивно зрозумілі інтерфейс, структура і налаштування системи;
• наявність можливості обговорення окремих етапів, завдань і підзадач (подобу «чату»);
• прийнятна ціна.

мінуси:

• інтерфейс вимагає доопрацювання для комфортної роботи;
• негнучке меню проектів за поданням етапів;
• недостатньо глибоко опрацьовано управління користувачами (додавання нових, настройка прав доступу).

Спецпропозиція тільки для учасників Товариства E-xecutive.ru! Використовуйте всі можливості TeamBridge три місяці безкоштовно. Активуйте пропозицію до 31 липня 2014 року. Реєструйтеся в акції по цим посиланням .

Фото: freeimages.com