1. Про роль бізнес-моделювання для впровадження інформаційних систем масштабу підприємства
2. цілі
3. Власникам / топ-менеджерам компанії
4. персоналу
5. Команді IТ-фахівців
6. процеси
7. Власникам / топ-менеджерам компанії
8. персоналу
9. Команді IТ-фахівців
10. Організаційна структура
11. Власникам / топ-менеджерам компанії
12. персоналу
13. Команді IТ-фахівців
14. інформаційна структура
15. Власникам / топ-менеджерам і персоналу компанії
16. Команді IT-фахівців
17. Що в підсумку?
18. Рекомендовані матеріали за тематикою
19. Методика «Інтеграція Business Studio з ECM-системою DIRECTUM»

Андрій Недолужко

Консультант по бізнес-процесам девелопменту та управління нерухомістю

На прикладі реальної компанії, у якій спостерігається спад активності, Андрій Недолужко проаналізує: як за допомогою впровадження системи бізнес-моделювання можна вирішити внутрішні проблеми і зміцнити позиції на ринку. А може, погані часи краще просто пересидіти?

Про роль бізнес-моделювання для впровадження інформаційних систем масштабу підприємства

Ринок пропонує величезну кількість програмних продуктів і платформ для побудови інформаційних систем підприємства, автоматизації взаємодії і спільної роботи, бізнес-процесів і документообігу, а також галузевих програмних рішень, які можуть бути адаптовані під будь-які види діяльності, розміри компанії і їх гаманець.

Часом організаціям вкрай важко зробити вибір і підібрати оптимальне рішення, яке «сяде» ідеально за розміром, та ще буде враховувати можливе зростання і розвиток організації. Тобто, буде технологічно сучасним і зрілим і не вилетить «в трубу» через рік-два. Інша проблема - як забезпечити ефективне впровадження продукту?

Під ефективним впровадженням я розумію, в першу чергу, досягнення більшої віддачі від володіння підприємством інформаційною системою при оптимальних витратах і терміни на реалізацію проектів впровадження її елементів.

Щоб досягти цього, в першу чергу необхідно розглядати бізнес комплексно, а вимоги до елементів інформаційної системи формувати на основі цілісної моделі підприємства, яка враховує не тільки поточний, але і майбутній стан організації. Такий підхід дозволить з мінімальними витратами обійти всі перешкоди, з якими може зіткнутися компанія.

Серйозним підмогою в цьому процесі виступають системи бізнес-моделювання, які дозволяють провести комплексний аналіз і документування елементів системи управління організації в розрізі мети, процеси, організаційна структура, інформаційна структура, інформаційні системи (Малюнок 1), отримати загальну бізнес-архітектуру підприємства і таким чином детально і всебічно опрацювати вимоги до інформаційної системи.

Малюнок 1. Система управління організації

Як приклад візьмемо таку історію. Група компаній надає транспортно-експедиційні послуги в галузі міжнародних вантажних перевезень автомобільних транспортом. Є кілька територіально-розподілених офісів: Україна, Росія, Білорусь.

Компанія дуже швидко росла, однак останнім часом темпи зростання сповільнилися, і спостерігається зниження обсягу замовлень, яке викликане не тільки внутрішніми проблемами, а й збільшенням конкуренції, і зменшенням загального обсягу перевезень в деяких регіонах присутності.

Частина керівництва компанії одним з варіантів виходу з ситуації, що склалася і створенням умов для продовження зростання бачить у створенні єдиної централізованої бази даних клієнтів і підрядників, які безпосередньо здійснюють перевезення вантажів і автоматизації процесу обробки замовлень. Крім цього передбачається удосконалити процес обробки заявок клієнтів. Ці заходи, на думку деяких топ-менеджерів і власників компанії, дозволять закріпитися на існуючих ринках і вийти на нові ринки шляхом відкриття нових філій в різних регіонах країн, де вже є присутність компанії.

Серед керівництва є також скептики, які вважають, що потрібно просто пересидіти лихі часи, залишивши все по-старому. Скептицизм має місце, так як менеджмент компанії не впевнений, що вклавши певні гроші, можна отримати саме той результат, який дозволить вирішити поточні проблеми і досягти бажаних цілей. Це обумовлено тим, що топ-менеджмент компанії ще ніколи не займався проектами, які передбачають організаційні зміни і серйозні фінансові вкладення .

Якщо робити які-небудь дії в даній ситуації, не маючи стратегії і детальної моделі підприємства, яка б мала на увазі реалізацію цієї стратегії, то це нагадує ходіння в абсолютній темряві по пересіченій місцевості: будь-який невірний крок може мати самі негативні наслідки. Що в такому випадку дає використання системи бізнес-моделювання ? Розглянемо цей приклад в контексті трьох зацікавлених груп:

• Власники / топ-менеджери компанії;
• персонал;
• Команда IТ-фахівців, які впроваджують інформаційну систему.

І розберемося, яким чином може вплинути застосування системи бізнес-моделювання для розробки повнофункціональної системи управління (мета, процеси, організаційна структура , Інформаційна структура, інформаційні системи управління і IТ-інфраструктура) на ситуацію характерну для цієї компанії. Подібний приклад може розглядатися і для компаній з іншими видами діяльності, які опинилися в аналогічній ситуації.

цілі

Систематизуючи діяльність компанії за допомогою системи бізнес-моделювання ми можемо виділити і визначити реальні ключові цілі компанії і представити їх у вигляді стратегічної карти на основі системи збалансованих показників.

Даний інструмент дозволяє виділити, на яких нефінансових цілях повинні концентруватися співробітники компанії, щоб досягати саме фінансових цілей - Малюнок 2 (тут і далі приклади даються в системі Business Studio). А також, хто повинен відповідати за досягнення тих чи інших цілей, і якими показниками їх потрібно вимірювати. Крім загальної карти цілей компанії, можна розробити карти цілей окремих підрозділів або співробітників - Малюнок 3.

Таким чином, цей інструмент системи бізнес-моделювання надає наступні можливості для розглянутих цільових груп:

Власникам / топ-менеджерам компанії

Наочно демонструє: куди потрібно розвиватися компанії, ніж вимірювати досягнення поставлених цілей, які ще організаційні зміни, крім впровадження інформаційної системи, необхідні, щоб домогтися збільшення прибутку.

Інший важливий момент - стратегічна карта демонструє необхідність інвестицій в інформаційні системи, так як демонструє логічну залежність між впровадженням інформаційної системи і збільшенням обсягів замовлень за рахунок скорочення тривалості їх обробки, визначення найбільш пріоритетних клієнтів, збереження інформації про клієнтів в єдиній базі даних (знижується ризик втрати клієнта в разі звільнення працівника, який вів його замовлення) і т. д. Тому розробка стратегічної карти компанії допомагає обгрунтувати нео бходімость інвестицій в інформаційні системи і служить відправною точкою для розробки техніко-економічного обґрунтування впровадження інформаційної системи.

персоналу

Як і вся стратегічна карта, так і стратегічні карти окремих підрозділів, і посад, демонструють співробітникам компанії - на чому потрібно концентруватися, щоб покращувати свої показники і мати можливість збільшувати свій дохід у вигляді преміальних винагород. Вони також показують, яким чином збільшуючи базу даних контрагентів можна збільшити показники обсягу замовлень і скорочення тривалості обробки замовлень за рахунок скорочення часу підбору необхідного транспорту використовуючи базу даних системи. Це мотивує користувачів використовувати сервіси системи, а не ігнорувати їх.

Команді IТ-фахівців

Наявність структурованих цілей компанії дозволяє отримати вихідні дані для визначення вимог до інформаційної системи з точки зору довгострокового розвитку, а також, як уже написано вище, отримати вихідні дані для техніко-економічного обґрунтування інвестицій в ІТ.

Малюнок 2. Стратегічна карта транспортно-експедиційної компанії

Малюнок 3. Стратегічна карта експедитора - показує, на яких цілях повинен концентруватися експедитор, щоб досягаючи цілей компанії, збільшувати свій особистий дохід

процеси

Проектування моделі бізнес-процесів на основі формалізованих цілей дозволяє визначити оптимальну модель роботи компанії з надання транспортно-експедиційних послуг. Для розглянутих цільових груп ця модель бізнес-процесів надає наступні можливості.

Власникам / топ-менеджерам компанії

Наочно уявити повну модель роботи компанії, побачити, яких процесів бракує, і їх потрібно вибудувати з нуля (наприклад, які процеси потрібні для обслуговування і підтримки інформаційної системи), а які просто модифікувати. Визначити - які ресурси для цього знадобляться. Нарешті, які процеси можливо і / або необхідно автоматизувати шляхом впровадження інформаційної системи.

персоналу

Отримати інструкції у вигляді регламентів процесів і процедур, які описують, яким чином персонал повинен виконувати операції і взаємодіяти в разі реалізації організаційних змін, викликаних впровадженням інформаційної системи (малюнки № 4, № 5).

Команді IТ-фахівців

Отримати вихідні дані для формалізації первинних вимог проектування загальної архітектури і елементів інформаційної системи, підбору платформ і серверного програмного забезпечення.

Малюнок 4. Структура бізнес-процесів і діаграма IDEF0 процесу надання транспортно-експедиційних послуг

Малюнок 5. Процедура виконання обробки замовлення. Бізнес-логіка виконання процесу реалізована засобами workflow SharePoint Server 2013

Організаційна структура

Перевага використання систем бізнес-моделювання з точки зору управління організацією полягає в тому, що правильну організаційну структуру (Малюнок № 6) можна отримати саме з спроектованої моделі бізнес-процесів, яка була створена на основі цілей компанії, а не навпаки, коли процеси і цілі компанії підганяються під наявну організаційну структуру.

Крім візуалізації система бізнес-моделювання дозволяє задати детальні параметри посад і підрозділів, а також пов'язати посади і підрозділи з процесами моделі і отримати детальні посадові інструкції і положення про підрозділи. Для наших цільових груп розробка організаційної структури надає наступні можливості:

Власникам / топ-менеджерам компанії

Отримати наочну інформацію, яким чином необхідно реорганізувати компанію, яких співробітників необхідно найняти, а будь скоротити або перевести на інші посади, щоб реалізувати стратегію і досягти поставлених цілей.

персоналу

Застосування системи бізнес-моделювання дозволяє формувати посадові інструкції, автоматично вибираючи обов'язки посад з моделі процесів (малюнок № 7), таким чином, надаючи співробітникові вичерпну інформацію про своїх реальних посадових обов'язках, а не взятих зі стелі.

Команді IТ-фахівців

Визначити коло беруть інтерв'ю осіб, складу фокус-груп та розробки опитувальних листів, які допоможуть деталізувати низькорівневі вимоги до інформаційної системи

Малюнок 6. Організаційна структура компанії, яка забезпечує ефективне функціонування бізнес-процесів і досягнення довгострокових цілей компанії

Малюнок 7. Участь експедитора в процесах компанії - інформація, яка автоматично потрапляє в посадову інструкцію, формуючи таким чином реальні обов'язки співробітника

інформаційна структура

Інформаційна структура являє упорядковану сукупність інформації, яка використовується компанією в процесі її діяльності, та передається на різних носіях, починаючи від усної інформації і паперових документів, закінчуючи інформацією, що зберігається вигляді електронних документів і баз даних. Для наших цільових груп процес формалізації інформаційної структури дозволяє:

Власникам / топ-менеджерам і персоналу компанії

Отримати повну і наочну структуру всієї інформації, яка використовується в компанії, виключити надлишкову інформацію, вдосконалити навички роботи з інформацією, оцінити обсяги та пріоритети в розробці сервісів інформаційної системи по роботі з інформацією.

Команді IT-фахівців

Визначити вимоги до інформаційної системи і її елементів в контексті роботи різних груп користувачів з інформацією компанії, а також зрозуміти - які рівні доступу до інформації в системі необхідно передбачити. Отримати маршрути руху різних документів компанії.

Що в підсумку?

В результаті розробки моделі підприємства компанія отримала ефективний і зручний інструмент у вигляді документації системи управління, яка формуються системою бізнес-моделювання автоматично.

Для топ-менеджерів - цей інструмент підвищує швидкість прийняття рішень з багатьох питань управління, включаючи питання управління розвитком ІТ-систем, змушуючи бізнес працювати швидше і надаючи можливість топ-менеджерам концентруватися на важливіших питаннях.

Команда IТ-фахівців з розробки та впровадження інформаційної системи методично і злагоджено реалізувала проект в рамках встановлених термінів і бюджету. А персонал компанії плавно без стресів і напруг переходив на роботу з новою системою в міру запланованого введення сервісів інформаційної системи в експлуатацію. Крім цього підготовка нових співробітників зайнятих в основному процесі (фахівці по роботі з клієнтами та експедитори) скоротилася з двох-трьох місяців до одного-двох тижнів.

Власники, в свою чергу, отримали детальний опис комплексного закінченого рішення для свого бізнесу, реалізація якого перетворює його в ефективний механізм отримання прибутку (Малюнок 8).

Опубліковано за матеріалами:
http://e-xecutive.ru

Рекомендовані матеріали за тематикою

Ефект синергії методологій в проектах трансформації ІТ

Методика «Інтеграція Business Studio з ECM-системою DIRECTUM»

Узгодження бізнес-процесів і ERP-системи: досвід АТ «ОДК-СТАР» при впровадженні АСУП

Автоматизація діяльності підприємств машинобудівної галузі