1. Планування робочого часу

управління часом або Тренінг тайм менеджмент

Планування робочого часу

Переваги володіння мистецтвом самоменеджменту (тайм менеджменту) полягають у наступному:

• робота виконується з меншими затратами часу.
• правильна організація праці приносить більш ефективні результати в роботі.

Час - продукт дуже дефіцитний. Однак, цілком реально зробити так, щоб за певний проміжок часу встигати набагато більше. Щоб не втрачати час, потрібно витрачати його раціонально. Керівник завжди знаходиться в трьох вимірах: в сьогодення, минуле і майбутнє. Але ось час, на жаль, є незворотнім. Його не можна накопичити, помножити або передати. Воно проходить безповоротно. І поки керівник «б'ється» над однією нагальною проблемою, на зміну їй приходить нова. Для того, щоб зрозуміти всю таємницю цієї ситуації, необхідно з'ясувати причини дефіциту часу. На тренінгу по тайм менеджменту так і ставлять завдання. Найчастіше причини дефіциту часу полягають в наступному:

• постійний поспіх.
• безплановість роботи.
• доробка окремих робочих моментів будинку, поза робочим часом.
• перевтома.
• метушливість.
• часта зміна незакінчених частин різних справ.

При поспіху керівник не встигає навіть зосередитися на тій справі, яку він виконує в даний момент. Отже, він не думає про інші способи його ефективного виконання, які можливо краще, ніж той, який прийшов на розум першим. При безплановість роботі керівник починає займатися різними дрібними і не настільки важливими справами. Планування робочого брешемо У нього немає чіткого розподілу робіт за ступенем важливості, і він не займається аналізом ключових, перспективних питань. Часто керівники беруть «роботу додому». При цьому час, відведений на відпочинок, витрачається на роботу. Керівник не встигає відпочивати, що позначається на його працездатності на наступний день і, в кінцевому підсумку, веде до занепаду здоров'я. Перевтома є результатом поганої організованості дня, але також іноді залежить від імпульсивності і особливостей людини. Низька мотивація персоналу «на планування часу» є «рваний» графік і перевтома.

Отже, кожному керівнику слід проводити інвентаризацію свого часу за кілька робочих днів, щоб проаналізувати свій робочий стиль і розкрити причини виникає дефіциту часу (рис.1).

Інвентаризація часу включає в себе:

• аналіз використовуваного часу.
• аналіз тимчасових втрат.
• розбір «поглиначів» часу.

Але ніщо так не підвищує раціональне використання часу як його планування. Планування починається з мети. Якщо у керівника є усвідомлена мета, то всі його дії будуть несвідомо спрямовуватися на досягнення цієї мети. Випадкові успіхи гарні, але рідкісні. Заплановані успіхи краще, оскільки вони керовані і трапляються частіше.

Для того щоб домогтися успіху, необхідно правильно вибрати цілі.

Шляхом аналізу своїх здібностей керівник визначає, що взагалі він можемо зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей має. Можливо також складання списку найбільших невдач і поразок з короткою характеристикою і не упередженою оцінкою таких. Знати свої слабкості - значить зміцнювати свої сильні сторони.

Формулювання цілей - це останній ступінь постановки цілей, необхідна для наступної стадії планування. Доведено, що якщо приділяти плануванню свого робочого дня хоча б 10 хвилин в день, то можна заощадити до двох годин.

Почати слід з складання плану на кілька років вперед. Наступним етапом - скласти план на період часу як рік. При реалізації плану бажано дотримуватися заданої хронології виконання справ. Квартальний план деталізує і доповнює річний. Він в свою, чергу, є основою для складання плану на місяць. Далі - декадний план. Це ще більш детальний, точний прогноз планованого періоду. Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу. План на день зазвичай складається в формі так званого «Щоденника часу».

«Щоденник часу» - найважливіше робоче засіб самоменеджменту. Це і календар-пам'ятка і записна книжка. Він є хорошим інструментом планування, довідником і інструментом контролю.
Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони надаються не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої мети до терміну.

Найважливішим аспектом економії часу є те, що керівник повинен займатися строго своїми обов'язками. Він не повинен займатися безпосередньою діяльністю інших співробітників в слідстві недовіри до них або з інших причин. Йдучи далі, слід зазначити, що керівнику, в силу своєї зайнятості, просто необхідно делегувати частину своїх повноважень іншим особам.

Керівник протягом свого робочого дня і всього робочого часу має справу з безліччю документів. Це найважливіша фаза, так як всі інші фази мають потребу в ній. Інформація вважати серцевиною самоменеджменту, навколо якої постійно обертаються інші функції. У реальному житті керівник обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до оволодіння інформацією. Він має на увазі під собою раціональне читання, яке включає в себе визначення яку саме інформацію необхідно отримати, коротке ознайомлення з матеріалом через його зміст і з'ясування, чи присутня вона в ньому. Не зайвим буде пізнати різні методики читання, які прискорюють цей процес.

Що стосується інструментів планування, засобів, за допомогою яких керівник фіксує свої плани на день, квартал, місяць ... то, в залежності від уподобань, це можуть бути:

1. Інструменти електронного планування, так звані «електронні щоденники»:

- персональні інформаційні програмні менеджери, такі як Microsoft Outlook, що містять в собі не тільки поштовий сервіс але і календар, що містить зручні інструменти організації робочого часу.

- електронні календарі глобальної інформаційної мережі Інтернет з вбудованим сервісом нагадувань про всі заходи по SMS і e-mail, а також можливістю синхронізації календаря з мобільним телефоном. Наприклад, календар Google.

2. Інструменти для планування на паперовому носії:

- паперовий щоденник. У нього зручно заносити довгострокові цілі і завдання, які слід виконати в перспективі від одного до декількох місяців або ж років.

- стікери. Є нагадуванням для першочергового здійснення певних дій.

Керівник, при плануванні роботи та дозвілля, на свій розсуд, може використовувати одночасно як кілька інструментів планування, так і один, найбільш зручний для себе метод планування.

Керівнику, як і його підлеглим, для досягнення ефективного планування особистого і робочого часу, відчутну користь принесе тематичний бізнес тренінг LiCO: