2. як вести
3. оформлення
4. Протокол оперативної наради
5. зберігання

Наради проводяться в більшості організацій незалежно від форми власності. На них співробітники і керівники обмінюються інформацією з поточних питань, приймають оперативні рішення. Щоб такий захід проходило з максимальною ефективністю, ведеться протокол наради. Цей документ має одночасно інформаційну та розпорядчу функцію: в ньому фіксуються відомості про порушені питання та прийняті рішення.

Зміст статті

як вести

Протоколювання ходу наради входить в обов'язки секретаря керівника організації. Ця функція може виконуватися і іншим співробітником.

До початку наради секретарю передають список запрошених і приблизний перелік питань. Учасники представляють тези доповідей. Це допомагає готувати шаблон документа, щоб прискорити роботу зі складання підсумкової версії протоколу. Якщо учасників багато, то бажано завести реєстраційний лист, де будуть вказані П.І.Б. з'явилися осіб. Після початку наради секретар зафіксує остаточний список присутніх.

Запис інформації ведеться секретарем наради по ходу заходу. Для того, щоб підвищити точність протоколювання, використовуються диктофонні записи. Всі слова фіксуються на цифровому носії, а після відтворюються при остаточному оформленні документа.

Якщо проводиться велике зібрання з великою кількістю учасників, то прокол ведуть 2 секретаря. Робота відразу двох фахівців над протоколом допоможе прискорити процес, якщо нараду затягнеться.

Окремі репліки, зауваження, коментарі, обговорення питань, що не відносяться до тематики засідань, не відображаються в документі. У протоколі фіксується загальний зміст доповідей, питань і пропозицій. Точно записуються рішення і доручення, які дає керівник окремим виконавцям.

Зверніть увагу! Доповіді і питання не потрібно записувати слово в слово.

Якщо керівнику знадобиться точна інформація, то він вимагатиме уявити звіт за підписом відповідального співробітника. На нарадах обговорюється стан речей в цілому, тому немає потреби в детальної записи. У підсумку, в протоколі тезисно відбивається хід засідання: обговорені теми, підняті питання і прийняті рішення.

У деяких випадках керівники організації вимагають саме дословной фіксації кожної фрази. Це характерно для нарад в сучасних компаніях, де на подібних заходах вирішується велика кількість оперативних питань.

оформлення

Нерідко можна зустріти згадки про те, що протоколи повинні вестися на спеціальних бланках. Так відбувається, якщо подібні зустрічі проходять в державних відомствах, наприклад, в муніципальних органах влади.

У звичайних організаціях рідко вводяться спеціальні форми для протоколювання. Виняток становлять особливі види нарад, наприклад, робота ради директорів акціонерного товариства.

Протокол наради повинен містити такі відомості:

1. Обов'язкові реквізити:

• дату і номер;
• найменування організації;
• вид документа із зазначенням заходи;
• місце проведення зборів.

Також кожен лист нумерується, щоб можна було точно простежити хід наради;

1. Список присутніх і їх ролі. Необхідно вказати П.І.Б. і посаду спеціаліста, який веде протокол, начальника, провідного наради, інших учасників наради. Замість нього може бути використаний явочний лист, де розписуються прийшли працівники;
2. Якщо на заході були особи, що представляють інші організації, то їх вказують з позначкою «Запрошені»;
3. Основна частина протоколу складається з 3-х послідовних блоків:

• Слухали. Вказується П.І.Б. і посаду доповідача, основна тема виступу, короткий виклад відомостей виступу;
• Виступили. Фіксується П.І.Б. і посада особи, яка задавало питання або давало коментарі по суті виступу;
• Вирішили. За результатом доповіді керівник дає доручення або накладає резолюцію. Рішення записується секретарем докладно, так як воно має обов'язкову силу для співробітників. Вказуються терміни виконання завдань.

Зверніть увагу! Якщо за рішенням проводиться голосування, то слід записати кількість голосів «за», «проти» і тих, хто утримався без зазначення прізвищ.

1. В кінці протоколу ставляться підписи секретаря і керівника наради. Друк не потрібно.

Остаточний варіант документа готується деякий час після проведення засідання. Це може зайняти кілька годин або кілька днів, в залежності від обсягу інформації. Далі він подається для підпису начальнику, який керував заходом.

Після цього протокол розповсюджується серед зацікавлених осіб, або з нього робляться офіційні виписки з дорученнями для конкретних виконавців.

Протокол оперативної наради

Оперативна нарада має кілька особливостей:

• Чітка періодичність проведення (наприклад, раз на тиждень в певний час);
• Стабільний склад учасників;
• Практично незмінні теми і питання;
• Коротка тривалість.

Ці характеристики накладають відбиток на складання протоколу оперативної наради. Секретар заздалегідь знає алгоритм роботи, питання, які будуть обговорюватися. Це дозволяє прискорити роботу над підсумковим документом, сформувати велику його частину заздалегідь.

Протокол засідання готується швидко, щоб документ був відразу поданий на підпис керівнику.

Протокол оперативної наради зразок завантажити

зберігання

При вирішенні питання про зберігання протоколів, секретар повинен вивчити внутрішні документи організації.

Так, протоколи наради ради директорів або загальних зборів акціонерів акціонерного товариства повинні зберігатися постійно. Документи знаходяться за місцем розташування постійно діючого органу організації. Такий порядок встановлений в постанові ФКЦБ № 03-33 / пс від 16.07.2003 р, в якому містяться норми, що регулюють правила і терміни зберігання деяких документів в акціонерних товариствах.

Зазвичай протоколи різних зборів зберігаються 3 або 5 років, після чого здаються в архів і знищуються відповідно до інструкцій.

Протокол нарад - це не елемент непотрібної бюрократії. Він допомагає учасникам зборів не забути порядку денного і виконати доручення керівника в термін. Сьогодні існують електронні ресурси для оперативної підготовки та розсилки подібних документів. Тому секретар може швидко і в зручному вигляді уявити готову версію протоколу всім зацікавленим особам.

Протокол наради при директорі завантажити