1. Чи обов'язково вести журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод?
2. Як правильно заповнювати журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод?
3. Заповнення журналу в паперовому вигляді
4. Заповнення журналу в електронному вигляді
5. Термін зберігання журналу реєстрації трудових договорів
6. Зразок журналу реєстрації трудових договорів і додаткових угод

Будь документообіг знаходить відображення в тих чи інших обліках. Основне правило діловодства говорить про необхідність враховувати всі вхідні, вихідні та внутрішні документи. Для цього розробляються і ведуться різноманітні накопичувачі або книги обліку.

Повнота обліків важлива, оскільки вона дозволяє вирішувати виникаючі суперечки і виключити плутанину при зміні документів. Одним з основних обліків є журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод.

Чи обов'язково вести журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод?

Трудове законодавство не містить норми про обов'язкове ведення журналу реєстрації трудових відносин і додаткових угод. Однак наявність такого обліку в організації відповідає інтересам самої компанії і її працівників.

Це пояснюється наступними обставинами:

• Він дає можливість точно і в повному обсязі контролювати висновок, зміну цін і розірвання трудових договорів та додаткових угод. Це важливо при контролі співпраці з особами, які працюють за сумісництвом;
• Журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод дозволяє оформляти звіти і відстежувати чисельність персоналу;
• Дані журнали істотно спрощують пошук відомостей по кожному співробітнику. Адже в процесі поточної діяльності часто необхідно знайти інформацію про умови договору або додаткової угоди з тим чи іншим працівником;
• У журналі зручно робити позначки про отримання співробітником свого примірника або про ознайомлення зі змінами, відбитими в додатковій угоді.

Більш того, ведення даного обліку виключає маніпулювання роботодавцем з боку недобросовісних працівників.

Як правильно заповнювати журнал реєстрації трудових договорів і додаткових угод?

Правильність і повнота заповнення книги має важливе значення. У ній необхідно передбачити окрему графу для кожної позначки. Рекомендується використовувати такі поля:

• Порядковий номер документа;
• Дата його складання і відомості про сторони угоди;
• Короткий зміст. Необхідно відобразити суть документа і його вигляд;
• Також слід передбачити окрему графу для підпису працівника, яка буде свідчити про його ознайомленні;
• Обов'язковою є графа для приміток. У ній слід робити записи про зміну умов договору або припинення його дії.

Крім ведення книги обліку, слід створити вибільних накопичувач для зазначених паперів. При цьому договори та інші папери рекомендується зберігати окремо.

Заповнення журналу в паперовому вигляді

Паперовий варіант ведення документів є традиційною формою. Незважаючи на поступовий перехід на електронні носії, вони як і раніше є вторинними і дублюючими по відношенню до ведення обліку в паперовому вигляді.
Крім того, головним аргументом на користь паперового ведення, є відображення підписів співробітників. У разі спірних ситуацій, роботодавець завжди може використовувати даний документ як доказ, а застосувати в цій якості електронну книгу обліку, неможливо.

Заповнення журналу в електронному вигляді

Якщо говорити тільки про ведення книги та облік, електронний варіант видається більш зручним. Він дозволяє швидко вносити зміни, відсортовувати записи і знаходити потрібну протягом декількох секунд.
Тому електронний варіант може і повинен існувати поряд з паперовим веденням. Він стане не тільки відмінним способом обліку, але як доказ його використовувати буде неможливо.

Термін зберігання журналу реєстрації трудових договорів

Оскільки саме ведення таких книг не передбачено законом, термін їх зберігання також не визначений. Тому кожна організація може встановлювати власні правила.

Слід зазначити, що термін зберігання не повинен бути менше, ніж кілька років після розірвання трудового договору, дані про який внесені до книги останніми.

У разі трудового спору, його можна буде використовувати. В силу цього, слід дочекатися закінчення всіх термінів оскарження професійних відносин. Тільки після цього можна буде знищувати книгу ведення.
Однак рекомендується слідувати типовим правилам діловодства. Вони відносять дані книги до юридичних документів. Отже, термін їх зберігання становить 75 років. На це слід і орієнтуватися при визначенні термінів зберігання.

Зразок журналу реєстрації трудових договорів і додаткових угод

Завантажити типовий зразок журналу реєстрації

Заповнення книги буде спрощено за рахунок всіх необхідних граф.
Даний зразок може використовуватися на кожному підприємстві. І вести рекомендується доручити співробітникам кадрового відділу. При цьому слід нумерувати сторінки, прошивати їх і по закінченню книги, необхідно робити опис і оформляти лист - засвідчувач.

Якщо у Вас є питання, проконсультуйтеся у юриста