1. Про правила касової дисципліни
2. Зміни в правилах ведення касової документації в 2019 році
3. Коли касова дисципліна не дотримується
4. Штрафні санкції за недотримання касової дисципліни в 2019 році
5. Необхідна документація, яка відноситься до касової дисципліни

Ті компанії, що в процесі свого діяльності ведуть касові операції, повинні дотримуватися встановлених законодавством нашої держави певні правила - касову дисципліну. Що собою являють такі правила? Чи передбачений штраф за порушення касової дисципліни в 2019 році?

Про правила касової дисципліни

Перелік спеціальних правил, які передбачені для здійснення касових операцій фахівці називають касовою дисципліною. До операцій, виробленим по касі, в цьому випадку слід відносити всі дії, що здійснюються з готівковими коштами. Тому до правил касової дисципліни в першу чергу відносять:

• заповнення документації, що відображає рух готівки в касі;
• дотримання встановлених лімітованих сум (під цим терміном розуміють максимальний розмір готівки, передбаченої для зберігання в касі на момент завершення робочого дня);
• правильна видача готівки відповідальним особам і працівникам;
• обмеження при веденні розрахунків з готівкою між суб'єктами підприємницької діяльності в межах одного договірного документа - не більше як 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.

При цьому на таких правилах ніяк не відбивається тип системи оподаткування компанії. Так, якщо компанія не користується спеціальним апаратом, то виписується бланк суворої звітності - БСО. І в цьому випадку також дотримуються всі перераховані вище правила.

З повним переліком правил касової дисципліни можна ознайомитися у Вказівки № 3210-У і № 3073-У Банку Росії.

Читайте також: Штраф на ТОВ та ВП за роботу без касового апарату

Зміни в правилах ведення касової документації в 2019 році

Як вже говорилося, під касовою дисципліною фахівці розуміють ряд нюансів, які слід враховувати в проведенні розрахунків з готівковими коштами. Завдяки дотриманню всіх правил для подібних розрахункових операцій, готівку компанії завжди буде знаходитися в порядку. Розглянемо основні правила ведення операцій по касі, що діють в 2019 році:

1. Дозволено оформлювати всю звітність за цими операціями в електронному вигляді, але при наявності електронного підпису відповідальної особи.
2. Відповідна документація завіряється відповідальною особою - касиром, керівником компанії, головним бухгалтером (на вибір).
3. Відповідальна особа користується спеціальним штампом для підтвердження прав на ведення подібної документації.
4. Для ведення звітності по касових операціях передбачені вже готові бланки, в яких заздалегідь вписані обов'язкові реквізити.
5. При появі депонованої суми готівкових коштів, її фіксації здійснюється після виплати заробітних плат працівникам компанії.

З 2017 року на законних підставах дозволяється вести всі касові документи за допомогою спеціально розроблених електронних програм. Це виключає деякі помилки в документах. Але після закінчення встановленого звітного періоду всі документи з електронного формату переносяться в паперовий варіант, з подальшим засвідченням підписом відповідальних осіб.

Одним з нюансів у веденні звітності по касі є встановлені ліміти на залишки грошових коштів на момент завершення робочого дня. Встановлюються дані норми наказом керівника компанії. Але в 2107 році існують обмеження для деяких ІП щодо встановлення лімітів на залишок по касі. Це проводиться тільки в міру необхідності.

Для ведення касової книги також є ряд певних правил. Але особливість 2019 року перебуває в тому, що її можна вести за бажанням керівництва компанії. Також з початку цього ж року необов'язковими є і виписки касових ордерів, коли грошові кошти надходять до каси або видаються з неї.

Серед нововведень фахівці відзначають дозволену можливість накопичення в касі грошових сум в необмежених кількостях.

Але все ж правильне ведення касової документації є вимушеною необхідністю для компанії, так як співробітниками податкової служби проводяться її регулярні перевірки. Недотримання компаніями встановлених законом правил касової дисципліни веде до штрафних санкцій з боку податківців.

Коли касова дисципліна не дотримується

Операції по касі, що проводяться з готівкою, повинні відповідати законодавству нашої держави. Під недотриманням касової дисципліни фахівці податкової служби мають на увазі допущені порушення при веденні відповідних операцій. Це відноситься до посадової особи, яка відповідає за дані дії:

• касир підписує договір про матеріальну відповідальність, яку він буде нести, якщо касова дисципліна буде порушена;
• підписання касиром договору про матеріальну відповідальність здійснюється перед початком виконання його посадових обов'язків.

Така обережність потрібна при нарахуванні штрафних санкцій, якщо в результаті чергової перевірки фахівці податкової служби виявлять помилки і порушення встановлених правил.

До недотримання касової дисципліни зазвичай відносять такі робочі моменти:

1. Неправильне проведення касової операції.
2. Невірно оформлені дії по касі.
3. Помилки в проведенні розрахунків готівковими коштами (відноситься будь-якій валюті - і іноземній, і національної).

Всі перераховані моменти регулюються в документальному порядку, і всі документи перевіряються фахівцями податкової служби під час звітних періодів. В процесі таких перевірок обов'язково звіряються розміри сум готівкових коштів в касі з розмірами сум, зазначених у відповідній книзі обліку.

У податковій службі є список порушень касової дисципліни, що зустрічаються найчастіше:

• грошова сума, що знаходиться в касі в момент перевірки, не зазначена ні в одному з документів, без фактичного підтвердження своєї появи;
• сума готівкових коштів, що знаходиться в касі в момент перевірки податківцями, вище, ніж відображено у відповідних документах;
• грошові кошти зберігаються в касі не за встановленими правилами;
• розрахунки, що ведуться щодо готівкових коштів, вище встановлених лімітів.

Фахівці податкової служби попереджають, що під час виїзної перевірки документів компанії вони приділяють особливу увагу:

1. Обліку наявної готівки в касі.
2. Роздруківками звітності з фіскальної пам'яті контрольно-касових апаратів.
3. Документації, що підтверджує всі операції по касі (наприклад, ПКО, РКО, звіти по КММ і подібно).
4. БСО і їх видачі клієнтам з використанням різних засобів спостереження (наприклад, відеокамер, аудіофіксації).

Як бачимо, під недотриманням касової дисципліни фахівці мають на увазі невиконані правила і приписи, встановлені на законодавчому рівні нашої держави або самою компанією, що використовує розрахунки по касі.

Штрафні санкції за недотримання касової дисципліни в 2019 році

Якщо при перевірці документації компанії інспектором податкової служби були виявлені недотримання в документах, пов'язані з порушенням правил касової дисципліни, то відповідальна посадова особа чекає штрафна санкція. Штраф буде нарахований також і самої компанії-порушника. Звичайно ж, ці штрафні санкції мають різні величини:

• для відповідальної посадової особи, винної у скоєнні допущеної помилки, передбачений штраф від 4-х тисяч рублів до 5 тисяч рублів;
• для компанії-порушника передбачений штраф від 40 тисяч до 50 тисяч рублів.

Всі штрафні санкції встановлені в законодавчому порядку - КпАП, стаття №15.1.

Необхідна документація, яка відноситься до касової дисципліни

Щоб операції по касі велися правильно і при цьому не стягувалися штрафи за недотримання касової дисципліни, оформленням всієї документації повинен займатися кваліфікований фахівець, який має відповідні повноваження. Це може бути як касир, працівник бухгалтерії, так і керівник компанії. А ось формуванням необхідної документації займається то посадова особа, яка підписала контрактна угода з надання послуг у веденні бухобліку компанії.

Читайте також: Тривалість пільгового періоду оплати штрафу

У поточному році для касових операцій використовується така документація:

1. КО-4 - це касова книга для занесення відомостей по всім ПКО та ВКО (потрібна для звірки інформації між документацією по касі, для виведення грошових сум по залишків готівки в касі на кінець робочого дня).
2. КО-5 - це книга обліку, яка ведеться при роботі декількох касирів відразу (дані в цей документ вносяться протягом усього робочого часу в момент передачі готівкових коштів відповідальними особами - касирами, з подальшим завіренням підписами).
3. ПКО - прибутковий касовий ордер, який повинен обов'язково заповнюватися при вступі до касу грошових коштів.
4. РКО - це видатковий касовий ордер, оформляється при видачі з каси грошових коштів, підписується відповідальною посадовою особою.
5. РПВ (розрахунково-платіжна відомість) і платіжна відомість задіяні в момент видачі зарплати та інших виплат, призначених для працівників компанії.

У 2019 вся перерахована документація може вестися як в електронній формі, так і в паперовому вигляді.