Автор: Рахманкулова Надія
Інструкція з пошуку корисного ПО на реальних проблемах і прикладах

Складність полягає зовсім не в тому, щоб знайти програму, подивитися презентацію. Зрозуміти, як впровадити і налаштувати програму - можна, обговорити з розробником питання технічної підтримки - можна. Але складно зрозуміти, що саме повинна вміти програма? Які функції для будівельної компанії вона повинна виконувати? На цьому етапі виникає ступор. І, як правило, будівельна компанія, не розуміючи, чого чекати від продукту, не може сформулювати свої запити.

Нижче наведу такий собі дайджест необхідних «умінь» програми для будівельного підприємства. Складено він на підставі анкетування, опитування і реального спілкування з фахівцями будівельного бізнесу.

взаєморозрахунки

Відповідь на найпростіше запитання: «замовник повинен нам або ми йому» за логікою бухгалтерського та управлінського обліку буде різним. Наведу приклад, щоб наочно показати, в чому тут складність.

Припустимо, бухгалтеру відомо про те, що будівельна компанія, що виконує роботи, отримала від замовника аванс на 300 000 рублей. А на 200 000 рублів вже закритий акт. Простий, майже шкільний приклад, правда? І бухгалтер, слідуючи логіці арифметичної, скаже, що від замовника грошей більше чекати не потрібно. Адже акт закритий тільки на частину суми.

Але в цій відповіді не враховано умови договору. Нехай, 1 000 000 рублів - це сума будівельної кошторису, яка відноситься до договору підряду. І в цьому договорі відображено, що аванс зачитується пропорційно виконаним роботам. Є також в договорі і гарантійне утримання, рівне 5%.

Отже, для того, щоб зрозуміти, чи чекати ще платіж від замовника чи ні, бухгалтерських даних недостатньо.

При пропорційному заліку авансу до суми в 200 000 рублів відноситься тільки 60 000 рублів від тих трьохсот тисяч, що перерахував замовник. А ще 5% від авансу 200 000 замовник може утримати за умовами договору. Значить, в даному випадку потрібно відняти 60 000 рублів і 10 000 рублів від двохсот тисяч. Тоді вийде, що замовник повинен ще 130 000 рублей.

Цей приклад показує, що в завдання бухгалтерії фінансове планування не входить. І не треба чекати від бухгалтера коректної інформації про майбутні платежі.

Програма ж для будівельного підприємства повинна відразу давати такі дані. Бухгалтерська програма може надати дані тільки як інформацію для перевіряючих органів - і лише за минулі періоди, а в кращому випадку на «сьогоднішній день». В основному, керівники можуть отримати лише дані по залишках і руху на розрахунковому рахунку і по касі. Але керівника будівельного підприємства часто цікавить не звітність за підсумками якогось періоду, а картина ведення справ в динаміці. А саме: від кого ми можемо отримати гроші «зараз», «завтра», «через місяць». Показати, хто кому винен - це те, що управлінська програма для будівельних компаній повинна робити за умовчанням.

Коли кошторис із замовником і підрядником різниться

Одна з найскладніших проблем при будівництві: кошторису з замовником і підрядником розрізняються. Буває, що з замовником кошторису укрупнені, а з замовником вони розписані до конкретних робіт і розцінок. Або навпаки.

Особливо складно, коли декілька підрядчиків виконують роботи. В цьому випадку закриття актів перетворюється в складну процедуру. Зрозуміло, що коли договір буде повністю закритий, то всі дані будуть актуальні і все зійдеться, як кажуть, «до копійки».

Приклад наступний.

Як зрозуміти, скільки потрібно закрити з замовником робіт з будівництва газопроводу, якщо: один підрядник вказує, що вирив траншею на 20 км, інший вказує, що насипав піску 5 км, а третій повідомляє, що поклав трубу на 1,5 км. У підсумку, як закривати такі роботи з замовником? Це перетворюється в проблему, на яку витрачатися багато ресурсів. В реальності на цій ділянці великі діри.

Підрядник тягне обділяє на себе. І підрядник в результаті отримує більше грошей, ніж повинен був отримати.

Наприклад, будівельна компанія (генпідрядник) прокладає труби в умовах крайньої півночі. Замовник закрив цієї компанії за місяць 20 км труби. Але окремих робіт кожному підряднику будівельна компанія (генпідрядник) закрила більше. Вийнято 5 кубометрів грунту - акт підписаний. Розкорчовано 5 кубометрів дерев - акт підписаний. Завезені і посаджені нові насадження, відновлений екологічний баланс - акт підписаний. Але як ці окремі роботи співвідносяться з тим, що закрито замовником? Як зрозуміти, яким чином ці кубометри співвідносяться з однією великою роботою, закритою замовником? У реальності, як правило, генпідрядник сплачує субпідряднику більше, ніж отримає від замовника. І, начебто все зроблено правильно, але генпідрядник все одно в мінусі. А замовника проміжні роботи не цікавлять. Йому важливий кінцевий результат.

Всім цим перерахунком займаються виробничо-технічні та кошторисно-договірні відділи будівельних компаній. І все це вкрай трудомістким.

Програма для ведення управлінського обліку в будівництві повинна на підставі актів з підрядниками сама, автоматично порахувати, що можна включити в акт з замовником в інших одиницях виміру, в укрупненої кошторисі. Або навпаки враховувати, в якому обсязі замовник підписав роботи, і які роботи можна тепер коректно закрити підряднику.

Кошторисні і внутрішні нормативи

Кошторисні нормативи - це те, від чого нікуди не втечеш. Але в реальному житті ніхто не платить заробітну плату робітникам за тими нормативами, які закладені в кошторисі. І жоден постачальник не зобов'язаний постачати матеріали будівельної компанії за тією ціною, яка вказана у кошторисі.

Отже, коли будівельна компанія займається плануванням, їй нема на що спиратися, а кошторис ніякої реальної картини не дає. З іншого боку, організація, яка спеціалізується на конкретних роботах, може ці роботи нормувати, розрахувати, що на одиницю виконання роботи потрібно стільки-то часу, стільки-то матеріалів, зарплати. Інша справа, що нормування - складний і дорогий процес.

Тому тут потрібна програма, яка повинна сама вміти порахувати нормативи для конкретної компанії, конкретних робіт на окремих об'єктах. І автоматично переводити кошторису для замовника і кошторису для себе: скільки буде потрібно техніки, робочих, часу для виконання робіт. Програма для ведення управлінського обліку в будівництві повинна містити функціонал, що дозволяє працювати компанії по внутрішнім нормативам.

бюджетування

Перейдемо до частини фінансового планування і бюджетування. Треба сказати, що в цій категорії програм предостатньо. Але всі вони страждають від одного загального недоліку: в них не містяться первинні документи. І для того, щоб побудувати фінансовий план або бюджет, потрібно вручну вводити дані.

У чому складність бюджетування і фінансового планування в будівництві? Справа в тому, що в будівництві договори практично ніколи не бувають типовими. Всякий раз умови договорів, терміни залежать від конкретного будівельного проекту, об'єкта і ринкової ситуації. Відповідно, банально внести в «рибу» договору дані попереднього договору не вийде, а показники потрібно розраховувати знову.

А як оцінити планову рентабельність? Причому на підставі внутрішніх нормативів. Як зрозуміти, що компанія не буде в збитку, якщо візьметься за будівництво об'єкта? Враховувати потрібно і договірну ціну замовника, і закладену собівартість.

Ще один фактор фінансового планування: вхідні платежі потрібно зіставляти з вихідними. В іншому випадку може статися, що вже пора вносити плату за матеріали, а аванс від замовника ще не отримано або витрачений. Тоді доведеться використовувати власні кошти. А якщо їх немає? Тоді доведеться використовувати кошти позикові. А якщо їх не буде?

В ідеалі фінансовий план і бюджет повинні складатися в програмному комплексі автоматично - на підставі первинних документів.

Це дозволяє формування фінансового плану та бюджету зробити річчю технічним і нескладним. Крім того, бюджети повинні швидко змінюватися і бути актуальні на поточний момент, а не на «вчорашній день». Адже складаються вони на тривалий термін, але можуть змінюватися з різних причин (в залежності від економічної ситуації, змін умов договору, цін на матеріали і так далі).

заміна підрядника

Часто трапляється ситуація, коли компанія-генпідрядник працює з субпідрядниками, закриваючи акти робіт КС-2, КС-3. У якийсь момент з підрядником вирішують припинити роботу. У реальному житті перепідписувалися договори на вже закриті обсяги, проводять взаєморозрахунки, а що залишилися обсяги робіт віддають новому підряднику. Якщо була одна кошторис до договору, то процес нескладний. Але, якщо кошторисів були десятки, полягали додаткові угоди, вносилися зміни в договори і кошториси, то цей процес перетворюється в трудомістку роботу, що займає багато тижнів. Імовірність звичайної арифметичної помилки досить висока.

Попередньому підряднику договори підписані не так, як було потрібно. Нового підряднику не передали необхідні роботи і так далі. Все це типові помилки. При перевірці податковими органами компанія змушена платити штрафи за невірно розраховані податки, так як документи складені некоректно, договори закриті неправильно.

Потрібно, щоб програма для ведення управлінського обліку в будівництві після натискання кнопки могла закрити обсяги робіт попереднього підряднику, а що залишилися роботи передати новому підряднику. Все, що потрібно - роздрукувати і підписати документи.

Як автоматизувати, або кому це не потрібно

Автоматизувати будівельне підприємство за принципом: у кожного відділу своя програма - можна. Але в ідеалі потрібно все виробничі служби об'єднувати під одним програмним комплексом. Це дозволяє уникнути повторного введення даних, забезпечити взаємну перевірку введених даних, прискорює перевірку документів, полегшує керівництву контроль.

Але принципово важливо, що єдина служба, яку можна і потрібно автоматизувати окремо - це бухгалтерія.

Як правило, використовується в бухгалтерії програма «1С». З нею можна налаштувати обмін даними з програмою управлінського обліку: про вхідні та вихідні платежі, матеріалах.

Вся справа в тому, що бухгалтерія живе за суворими законами, які диктуються перевіряючими органами. Але будівельна компанія, яка веде управлінський облік, працює зовсім інакше. Підходи абсолютно різні. Саме тому побудова управлінського обліку на базі бухгалтерської програми закінчується фіаско.

Функція бухгалтерії виключно фіскальна. І основна її завдання полягає в тому, щоб підготувати коректну звітність для податкових органів. Всі інші вимоги до бухгалтерів - неспроможні.

Пара показових прикладів, які дають зрозуміти різницю управлінського та бухгалтерського обліку.

В нарядах будівельні компанії вводять дані про щоденному виконанні робіт, відображаючи витрати по заробітній платі та витрати на матеріали. Умовно кажучи: стільки робіт виконали за день - така заробітна плата покладена. У бухгалтерії щоденних даних за нарядами немає. Поки наряди не будуть повністю закриті, передані в бухгалтерію і по ним не буде перераховано заробітну плату за місяць, бухгалтерія не може відповісти керівникові на питання: «Які витрати по заробітній платі та матеріалами саме« зараз »,« сьогодні ».

Ще один приклад. Представник з боку замовника і з боку генпідрядника може в журналі обліку робіт відзначати, які обсяги робіт виконані кожним із субпідрядників. При цьому управлінська програма дає можливість зрозуміти не тільки, які обсяги виконаних робіт по кожному субпідряднику, а й показує вартість виконаних робіт. Бухгалтерія просто категорично не може вносити щодня такі дані в свою бухгалтерську програму: поки не закінчений місяць, поки субпідрядники не оформили акти КС і рахунок-фактуру за встановленим зразком. Бухгалтерія просто-напросто не має права вносити ці дані на підставі того, що якийсь уповноважений представник замовника і генпідрядника контролює виконання обсягів робіт на об'єктах.

Робити бухгалтерську програму управлінської небезпечно!

Чому не можна поєднувати бухгалтерський і управлінський облік. Практика показує, що в 99% випадків програмісти, які займаються розвитком або створенням управлінської системи на базі бухгалтерської програми, не можуть оцінити неспроможність цієї затії. Немає розуміння того, що якщо вони щось дописують щось в управлінській частини, то це торкнеться даних в бухгалтерській частині цієї ж програми. Причому даних бухгалтерських, які апріорі чіпати не можна. А якщо звіти вже здані в податкові органи, змінювати їх і складно, і не потрібно, то це ще більше все ускладнює.

Більшість директорів у відповідь на це можуть сказати: «У мене програмісти досвідчені, вони все допишуть як треба. А якщо ні, то я їм таке влаштую ». Справа в тому, що досвід програміста значення тут не має. Програміст може прекрасно володіти всіма технологіями технічного плану, але абсолютно не розуміти логіку управлінського обліку в будівництві. Тобто, тут важливі не технічні можливості, а розуміння того, що бухгалтерський та управлінський облік - це дві різні методики.

Завдання програми управлінського обліку - показати поточний, реальний стан підприємства і зробити прогноз на майбутнє, грунтуючись на введених даних.

Вибір програми за вами. А що така програма повинна вміти, щоб вирішити проблеми будівельної компанії, я постаралася розповісти максимально доступно.

Автор: Рахманкулова Надія, компанія "АЛТІУС СОФТ, www.altius.ru