1. приклад звіту
2. Скорочення і терміни
3. Відмінність статті витрат від статті ДДС
4. Роздрібна виручка
5. Щоденний звіт касира
6. Відомість по коштах
7. Руху грошових коштів

Як один окремий цегла в стіні не сильно впливає на міцність усього будинку, так і ведення каси магазину саме по собі не дає вам якихось явних глобальних переваг. Якщо цегла витягнути - стіна не завалиться.

Каса це і є такий невеликий цегла. Один з багатьох. Сам по собі незначний і зовсім нецікавий. Але разом з іншими створює цілісну, працюючу систему.

Побудувати будинок без цегли не вдається.

Наприклад, головна умова ведення залишків товарів в 1С полягає в тому, щоб все реальні руху товару були в точності відображені в програмі.

Одне таких з власних фізичних зусиль - продажу за день. Якщо касир все зробив правильно, то в документі «Звіт про роздрібні продажі» повинен бути перелік усіх товарів, проданих за зміну. Але як бути впевненим в тому, що все внесено правильно?

Один з варіантів - вимагати з касира звіряти суму продажів по комп'ютеру з реально надійшли за зміну виручкою. Як виконує цю вимогу касир? У кращому випадку, дивиться на підсумкову суму документа, який з'являється на екрані при закритті зміни.

Робота без ведення каси можлива, але цілісним і повним облік не буде.

Сума цього документа должа бути звірена з сумою готівки в касі. Але в ній, крім надходження готівки, відображена також оплата банківськими картами, бонусами або подарунковими сертифікатами. Залишок в касі теж рідко збігається з отриманою за день виручкою - там і залишки з попереднього дня, і надходження розмінних грошей, і вилучення готівки в центральний офіс. Тобто щоб виконати вашу вимогу, касиру необхідно докласти зусиль. З огляду на, що все відбувається в кінці зміни, коли вже так хочеться якнайшвидше втекти додому, касир в результаті взагалі нічого не звіряє.

Це приводиться до того, продажу взагалі не звіряються і з різних причин відрізняються від реальних. Що вносить свою невелику частку відхилень в результати інвентаризації.

Ведення каси - це як раз той важіль, який може змусити касира нормально перевіряти документи в програмі. Ви вимагаєте з касира лише того, щоб сума готівки в касі збігалася з сумою залишку в звіті по касі.

приклад звіту

Скорочення і терміни

Перед тим, як перейти до опису роботи з програми, ознакомьютесь з термінами, які там використовуються:

• ДС - грошові кошти
• Стаття ДДС - стаття рухів грошових коштів.
  • Використовується для звітів: «Руху грошових коштів», «Щоденний звіт касира»
• Стаття витрат
  • Використовується для угруповання в звітах за витратами: «Витрати», «Структура оборотних коштів»
  • Відмінності статті витрат від статті ДДС описані нижче
• РКО - видатковий касовий ордер
• ПКО - прибутковий касовий ордер

Відмінність статті витрат від статті ДДС

• Не всі руху ДС є витратами
  • Наприклад «Переміщення ДС», «Внесення розміну», «Здача виручки в офіс» відображаються в звіті по рухами, але не є витратами.
• Не всі статті витрат є рухами ДС.
  • Наприклад, якщо ми враховуємо витрати на з / п методом нарахування, то факт витрат фіксуються в момент нарахування (яке проводиться в кінці місяця), а не виплати грошей (яка проводиться на початку наступного). Тобто при проведенні нарахування - витрати є, рухів ДС - немає.
  • Оплата постачальнику за товари не вважається витратами, тому що ця сума, буде врахована при розрахунку маржі від продажу.
  • Списання шлюбу або недостачі по ревізії це витрати, але рухів грошових коштів не відбувається.

Відображення конкретних операцій

Ведення каси не дає явних переваг - це невеликий цегла в стіні вашого будинку. Якщо цегла витягнути - стіна не завалиться. Але будинок без цегли не збудувати. Робота без урахування каси можлива, але цілісним і повним облік не буде.

Роздрібна виручка

• Це сума готівки, отримана від торгівлі в роздріб.
• Рухи по касі створюються автоматично при проведенні документа «Звіт про роздрібні продажі». У звіті по рухах відображається за статтею ДДС «Роздрібна виручка»

Виїмка ДС (інкасація)

• В кінці дня сума вилучається з каси і передається в центральний офіс або банк.
• Залежно від того, що відбувається з грошима далі, необхідно робити наступне:
• Якщо гроші передаються в касу, через яку теж ведеться облік
  • Зробити документ «Внутрішнє переміщення ДС»
  • Відправник - «Магазин», одержувач - «центральна каса»
  • Гроші спишуться з каси магазину, оприбутковуються в касу одержувач
• Якщо гроші далі не враховуються (наприклад ведеться залишки в касі магазину, але не ведуться залишки грошей підприємця)
  • Необхідно зробити РКО з типом «Інший витрата коштів»
  • Вибрати статтю руху «Здано в офіс» (створити її самостійно)
• Якщо гроші здаються в банк
  • зробити РКО
  • Тип операції - «Внесок готівкою в банк»
  • Вибрати розрахунковий рахунок, на який будуть зараховані гроші
  • Вибрати відповідну статтю ДДС

Внесення в касу на розмін

• Проводиться аналогічно інкасації, тільки замість РКО робить ПКО.

оплата постачальнику

• Зробити РКО з типом «Оплата постачальнику»
• В поле «Контрагент» вибрати постачальника
• В поле «Коментар» описати, за що віддані гроші

Прийом оплати від покупця

• Проводиться, тільки якщо покупець отримав товар по документу «Реалізація товарів і послуг».
• Зробити ПКО з типом «Оплата від покупця» (можна введенням на підставі реалізації)
• В поле «Контрагент» вибрати постачальника
• В поле «Коментар» описати, за що отримані гроші

Відображення нестачі по касі

• Недостача виникає, якщо сума готівки в касі менше залишку за звітом. Часто, наприклад, бувають відхилення на незначні суми від неправильно виданої здачі.
• Необхідно зробити документ РКО (якщо вийшла недостача) або ПКО (якщо надлишок)
  • Якщо ця сума відшкодовується продавцем
    • вибрати тип операції «Оплата постачальнику»
    • в якості контрагента вибрати продавця
    • стаття ДДС - недостача по каса
    • суму недостач за місяць можна побачити в звіті «Руху ДС»
  • Якщо заборгованість не вішається на продавця, а відбивається як інші витрати
    • вибрати тип операції «Інші витрати»
    • вибрати статтю ДДС - «недостача по касі»
    • вибрати статтю витрат - «недостача по касі»
    • суму недостач за місяць можна побачити в звіті «Витрати»

Інші дрібні витрати (вода, канцелярія і т.п.)

• Вид операції - інший витрата ДС
  • Поле «Стаття руху ДС» - вибрати вид руху (вода, оренда, з / п)
    • Поле «Статтю витрат» - вибрати те ж саме, тільки з витрат (вода, оренда, з / п)

Звіти по касі

Почати ведення залишків в магазині необхідно з вимоги до продавців щодня роздруковувати «Щоденний звіт касира», який повинен сходиться з реальними готівкою в їх касі. Це зобов'яже їх уважно ставиться до каси і реєструвати всі рухи по ній. Для цього їм необхідно вводити всього два види документів:

• РКО при видачі грошей з каси
• ПКО - при отриманні грошей (розмін або від покупця)

Щоденний звіт касира

• Даний звіт - наша розробка , Яку можна підключити до вашій програмі. Зв'яжіться з нами, щоб отримати її.
• Звіт служить заміною касового журналу, який ви можливо ще ведете вручну.

Відомість по коштах

• Пункт меню: «Звіти / Грошові кошти / Відомість по коштах»
• По кожній касі показує прихід, витрата, початковий і кінцевий залишок ден. коштів.
• Як і будь-який інший стандартний звіт 1С, може бути виведений в різному вигляді, в залежності від налаштувань (можуть бути змінені угруповання рядків і колонок, відбір, показники)

Руху грошових коштів

• Пункт меню: «Звіти / Грошові кошти / Руху грошових коштів»
• Показує руху грошей за статтями за обраний період.
• Звіт також можна привести в будь-яку необхідну вам форму за допомогою налаштувань