1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Наказ про направлення у відрядження
3. Як відзвітувати про виконану роботу?
4. Якими документами підтверджуються витрати за час відрядження?
5. Зразок положення про відрядження
6. Понаднормова робота в період відрядження
7. Понаднормова робота під час відрядження, оформляємо переробку:
8. Зразок повідомлення про залучення до понаднормової роботи
9. Продовження відрядження в зв'язку з хворобою співробітника
10. Службова записка про тимчасову непрацездатність в період відрядження
11. Чи допустимі відрядження в свята і вихідні дні?
12. Відрядження держслужбовців
13. Статті по темі:

Відрядженням називають поїздку співробітника, що направляється роботодавцем для виконання службових доручень і завдань за межі місця постійної роботи. Дане визначення міститься в Трудовому кодексі ( ст. 166 ТК РФ ), І з ним не слід плутати службові поїздки співробітників, робота яких відповідно до трудового договору та посадовою інструкцією має роз'їзний характер або проходить в дорозі.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Нові правила оформлення відрядження

колишні правила оформлення відряджень , Що діяли до 8 січня 2015 року, з вказаної дати втратили свою актуальність. Тепер оформляються набагато простіше, ніж пару років назад: тепер роботодавцю годі й составлять окреме завдання і не видавати працівникові, який направляється в поїздку, посвідчення про відрядження. Він же, в свою чергу, не зобов'язаний складати звіт про роботу. Скасовано і норма про обов'язкове веденні журналів обліку співробітників, які вибувають у службові поїздки і прибувають до місця відрядження.

Деякі організації, незважаючи на можливість спрощення документообігу, продовжують застосовувати колишній алгоритм оформлення (якщо ви хочете вчинити так само, потрібно закріпити використовуваний порядок локальним актом, наприклад, Положенням про відрядження). Але більшістю роботодавців новина про те, що можна направляти співробітників в робочі поїздки шляхом видання одного лише наказу і не витрачати час на розробку цілого пакету документів, була сприйнята прихильно. При складанні такого наказу можна використовувати уніфіковану форму № Т-9 або її аналог, розроблений локально.

Правда, виникає закономірне питання: якщо немає робочого завдання, де прописувати мета від'їзду? І якщо посвідчення про відрядження більше не використовується, як сотрунік зможе підтвердити термін перебування за місцем призначення за новими правилами? Насправді все просто. Зрозуміло, вказувати мету потрібно, щоб підтвердити її діловий характер (ст. 166 ТК РФ), тому після відміни завдання роботодавець повинен сам вирішити, в яких документах буде відображатися дана інформація. Доцільно внести відомості про мету в наказ , З яким людина, що направляється в поїздку за межі місця постійної роботи, повинен ознайомитися під розпис, наприклад:

Наказ про направлення у відрядження

Завантажити наказ >>>

Для податкової інспекції прописаної в наказі мети поїздки досить, щоб врахувати всі витрати при розрахунку податку на прибуток. Що стосується підтвердження терміну відсутності на робочому місці, то з цією метою використовуються проїзні квитки до місця виконання завдання і назад.

Важливо: якщо співробітник відправляється в поїздку на особистому автомобілі , Вказати термін можна в службовій записці, до якої прикріплюються підтверджуючі документи (наприклад, чеки або квитанції, за якими можна відстежити маршрут і дати від'їзду і прибуття).

Як відзвітувати про виконану роботу?

Якщо раніше докладні відомості про завдання, поставлене перед відрядженим, і отримані результати можна було почерпнути з відповідного завдання і звіту, то тепер роботодавець має право самостійно вирішувати, в якій формі отримувати інформацію про виконану роботу. Іноді керівнику досить усного звіту, підкріпленого документами, які свідчать про успішне виконання завдання: укладеним договором на надання послуг, товарною накладною і т. Д. Також можна відзвітувати про досягнуті результати за допомогою службової записки, доповненої підтверджуючими документами.

Якими документами підтверджуються витрати за час відрядження?

Перед від'їздом на підставі наказу розраховується сума авансу на оплату проїзду до місця призначення, проживання та добових , Які зазвичай виплачуються в рублях, і лише при направленні закордон - в іноземній валюті. Роботодавець зобов'язаний компенсувати всі витрати, тому після повернення в бухгалтерію передається авансовий звіт, в якому зазначаються витрачені суми. До звіту обов'язково слід докласти підтверджуючі документи, в ролі яких можуть використовуватися:

• проїзні квитки;
• чеки з заправок (якщо співробітник їздив на особистому автомобілі);
• квитанції на парковку;
• рахунки за проживання в готелі або орендованій квартирі;
• касові і товарні чеки і т. д.

Важливо: щоб уникнути можливих помилок в процесі оформлення робочих поїздок та компенсації витрат, з ними пов'язаних, рекомендується закріпити відповідний порядок окремим локальним актом ( ст. 8 ТК РФ ). Зразок даного Положення може виглядати наступним чином:

Зразок положення про відрядження

Завантажити зразок Положення >>>

Порядок відшкодування витрат на відрядження слід прописати в колективному договорі або локальному нормативному акті , При цьому роботодавець має право передбачити компенсацію будь-яких видів витрат, наприклад:

Завантажити таблицю >>>

Щоб надалі не виникло проблем з обґрунтуванням окремих видів витрат з метою оподаткування прибутку, не рекомендується закріплювати локальними нормами витрати на обслуговування в ресторанах і барах, користування спортзалом або басейном, послуги VIP-залів для прийому делегацій і т. Д.

Понаднормова робота в період відрядження

Трудове законодавство дозволяє залучати до понаднормової роботи, але зобов'язує оплачувати переробку в підвищеному розмірі, в тому числі в поїздках ( лист Мінпраці від 14 листопада 2013 р № 14-2-195). Якщо працівнику під час від'їзду доведеться працювати понаднормово, необхідно оформити переробку відповідним чином:

Довідка

Понаднормова робота під час відрядження, оформляємо переробку:

• якщо ще до від'їзду відомо, що без переробки не обійтися, заздалегідь повідомляємо відрядженого про майбутню понаднормової роботи (в усній або письмовій формі, відповідно до ст. 99 ТК РФ);
• отримуємо письмову згоду працівника на понаднормову роботу;
• якщо він вже перебуває у від'їзді і дає усну згоду працювати понаднормово, оформляємо процедуру актом за підписами кількох свідків;
• переконавшись, що відряджений не заперечує проти понаднормової роботи, видаємо відповідний наказ, з яким знайомимо відрядженого під підпис;
• обов'язково відображаємо понаднормово відпрацьовані години в табелі обліку робочого часу.

Складаючи письмове повідомлення, відобразіть в документі не тільки підстави для залучення до понаднормової роботи, але і її характер, тривалість і розмір компенсації, яку належить мати за переробку, наприклад:

Зразок повідомлення про залучення до понаднормової роботи

Завантажити зразок повідомлення про залучення до понаднормової роботи >>>

Продовження відрядження в зв'язку з хворобою співробітника

Навіть вкрай важлива поздка може раптово перерватися хворобою відрядженого, який, випадаючи з раніше встановленого графіка, не встигає впоратися зі завданням в строк. У цьому випадку роботодавець може прийняти рішення про продовження відрядження , Щоб дати відряджається додатковий час для завершення завдання. На практиці, отримуючи службову записку з інформацією про хворобу, рекомендується діяти за такою схемою:

• переконатися, що співробітник готовий після одужання і закриття лікарняного листа продовжити виконання завдання (відправити відповідну заяву можна по електронній пошті або по факсу);
• скласти наказ про продовження термінів, зробити відповідну позначку в наказі про направлення в поїздку і довести документ до відома за допомогою наявних у його розпорядженні засобів зв'язку;
• по завершенні поїздки прийняти оригінал лікарняного і відзначити в табелі обліку робочого часу командірованчние дні і хвороби;
• оплатити допомогу по тимчасовій непрацездатності та відшкодувати всі витрати, пов'язані з необхідністю продовження терміну перебування.

Повідомляти про хвороби під час від'їзду потрібно оперативно. Чим раніше працівник повідомить роботодавця про неможливість виконувати завдання через тимчасову непрацездатність, тим оперативніше будуть вжиті заходи для закриття або продовження терміну від'їзду, якщо в цьому є необхідність. Спеціальна форма повідомлення для таких випадків не розроблена, тому службову записку можна скласти в довільній формі, наприклад:

Службова записка про тимчасову непрацездатність в період відрядження

Завантажити службову записку про тимчасову непрацездатність >>>

Якщо працівник повідомляє, що серйозно захворів і не в змозі виконувати завдання, що не терпить зволікань, роботодавець має право скасувати поїздку в перший день хвороби і делегувати повноваження іншого фахівця.

Чи допустимі відрядження в свята і вихідні дні?

Іноді обставини змушують роботодавця направити в термінове відрядження - настільки строкову, що доводиться виїжджати в вихідний або святковий день. Закон не забороняє оформляти такі випадки в неробочі дні, але тільки за згодою відрядженого, який має повне право відмовитися від даного доручення. Отримавши письмову згоду (відповідно до ст. 113 ТК РФ) і переконавшись, що думка профспілки не йде врозріз з прийнятими роботодавцем рішенням, можна видавати наказ. У табелі обліку робочого часу поїздка, яка припала на неробочий день, позначається літерним кодом «РВ» або цифровим кодом «03».

Оплачувати такі дні теж доведеться за особливою схемою: якщо працівник отримує фіксований оклад, понад звичайну норму додатково виплачується одинарна денна ставка. Якщо кількість відпрацьованих годин перевищує місячну норму, замість додаткової одинарної денної ставки виплачується подвійна. Співробітникам, у яких немає фіксованого окладу, від'їзд у вихідний день оплачуються не менше ніж за подвійною тарифною ставкою (денної або годинної), а відрядникам - мінімум за подвійними відрядними розцінками. За бажанням доплату і в першому, і в другому випадку можна замінити додатковим днем ​​відпочинку.

Відрядження держслужбовців

Як і будь-які інші категорії, державні службовці в міру необхідності можуть направлятися в відрядження , Правила оформлення яких встановлені « Порядком відрядження держслужбовців »(Затв. Указом Президента РФ від 18 липня 2005 № 813). Згідно з діючими нормами, термін від'їзду визначає роботодавець з урахуванням складності та обсягу завдання, вирішення якої довіряється відрядженому держслужбовцю. Правда, термін напрпавленія в вищестоящі державні органи не повинен перевищувати п'яти днів без урахування часу, яке співробітник проведе в дорозі. Продовжити таке завдання можна лише на вагомих підставах, за письмовою згодою керівника приймаючої держоргану і не більше ніж на п'ять днів.

Оскільки зміни правил документального оформлення поїздок торкнулися і державні служби, з 2015 року ні завдання, ні посвідчення про відрядження можна не оформляти, а на підтвердження термінів від'їзду і пов'язаних з нею витрат після повернення він пред'являє до відділу кадрів:

• квитанції з готелю;
• касові чеки;
• проїзні квитки;
• маршрутний лист, якщо використовувався особистий автомобіль;
• службові записки, заяви, довідки, рапорти про перебування;
• квитанції з парковок та інші підтверджуючі документи.

На відміну від інших категорій, державні службовці зобов'язані протягом трьох днів з моменту повернення уявити письмовий звіт про виконану роботу, узгоджений з безпосереднім керівником свого структурного підрозділу. Оплата поїздки державного службовця також має свої особливості: як і в загальних випадках, йому компенсуються відповідні витрати, але їх граничні розміри встановлюються законом і залежать від рангу.

Завантажити таблицю >>>

Так, держслужбовцю, що знаходиться в ранзі керівника, витрати на проїзд до місця відрядження компенсуються в розмірі, відповідному авіаквитком першого класу, залізничного квитка категорії «СВ», «С» або бізнес-класу, а працівникові, заміщає молодшу посаду цивільної служби, - по тарифу економ-класу при авіаперельоті або в розмірі вартості проїзду в купейному вагоні ( «К») при користуванні залізничним транспортом. Якщо витрати державного службовця перевищили встановлену законом норму, сума понад норму компенсується за рахунок коштів, передбачених у федеральному бюджеті на утримання державного органу, в якому служить відряджений.

Статті по темі:

перевірте себе

1. Чи потребує чинне законодавство складати завдання:

• a. Так, це вимога до всіх роботодавцям;
• b. Так, тільки для комерційних структур;
• c. Ні, з 2015 року вимога скасовано, але деякі роботодавці продовжують так робити.

2. Де вказується мета від'їзду:

• a. Тільки в службовому завданні і посвідченні про відрядження;
• b. У наказі про направлення у відрядження (а також завданні, якщо воно використовується в організації);
• c. Вказувати мету немає необхідності.

3. Які витрати не можна включити до складу відрядних:

• a. Бронювання VIP-номери в готелі;
• b. Проїзд у вагонах підвищеної комфортності з платним обслуговуванням;
• c. До витрат на відрядження роботодавець має право віднести будь-які витрати.

4. Чи припустимо залучення відрядженого до понаднормової роботи:

• a. Так, припустимо, навіть без його згоди;
• b. Так, припустимо, але лише за його згодою при належному документальному оформленні.
• c. Ні, неприпустимо.

5. Як оформити направлення у відрядження в неробочі святкові дні:

• a. Як будь-яку роботу в неробочий день - за згодою працівника і профспілки видати відповідний наказ, зафіксувати це в табелі обліку робочого часу та додатково сплатити неробочі дні, в які працівник працював;
• b. Як звичайне відрядження - наказом і згодою працівника, особливим чином відзначати неробочі святкові дні не потрібно;
• c. Працівників можна направляти у відрядження в неробочі святкові дні.