1. Що таке графік документообігу і для чого він потрібен?
2. Як підготуватися до складання графіка документообігу?
3. Як впровадити графік документообігу в обліковий процес і де скачати його зразок?
4. Підсумки

Ми пропонуємо безкоштовно скачати графік обертання документів в бухгалтерії на нашому сайті. Цього графіка слід дотримуватися кожному індивідуальному підприємцю або бухгалтеру, що працює на юридична особа , Яке здійснює фінансово-господарську діяльність

23.06.2016

Для чого необхідний графік документообігу бухгалтерської звітності?

Інші витрати, які можуть бути нараховані клієнту - загальні адміністративні витрати або витрати на розробку, які можуть бути повторно виставлені клієнтові за контрактом. Витрати, які підприємство виключає з договору і визнає безпосередньо в прибутку чи збитку - загальні адміністративні та витрати на розробку і дослідження, які не підлягають відшкодуванню за контрактом; витрати, пов'язані з продажем; амортизація машин, що не використовуються за контрактом.

Витрати включаються з дати присудження контракту до його остаточного завершення. Спосіб, яким компанія використовує звіт про прибутки і збитки по кожному контракту, визнаного протягом звітного періоду, направляє їх на етап завершення відповідного контракту - метод «частка завершеного будівництва».

Жодне підприємство не обходиться без ведення первинної документації , Яка і є базою для податкової та облікової політики . Відомості про господарські операції повинні надходити до бухгалтеру своєчасно, будь-які затримки загрожують порушенням відображення діяльності організації, яке тягне за собою неприємні наслідки у вигляді нарахування до сплати адміністративних штрафів і пені.

Для визначення стадії завершення виконуваних контрактів застосовуються такі умови . Співвідношення частини витрат за контрактом, понесених за виконану до теперішнього часу роботу до передбачуваних загальних витрат за контрактом. Відгуки про виконану роботу; або.

Завершення фізичної частини роботи за контрактом. Передбачуваний збиток за договором на будівництво - коли загальна сума контрактних витрат, ймовірно, буде перевищувати загальну суму виручки, очікуваний збиток негайно визнається як витрата, незалежно від того, розпочато робота за контрактом з етапу завершення до суми очікувані доходи за іншими контрактами і т.д.

Тому процедура виписки паперів і обороту їх від підрозділу до підрозділу компанії повинна бути налагоджена до автоматизму. Справитися з досить ємним процесом дозволить внутрішньоорганізаційні порядок і управління випискою документів, який приймає формат графіка документообігу.

Слід сказати, що відповідальності за те, що графіка на підприємстві не існує, немає. Але, як кажуть досвідчені підприємці, які володіють великими корпораціями, він необхідний їм самим - графік дозволяє впоратися з хаосом паперів, які щомісяця тільки перебувають. Наприклад, важко уявити собі заповнення балансу (Форма № 1) без контролю виписки звітності.

Контрактні витрати, які навряд чи будуть відшкодовані, будуть негайно визнані. Застосовується тільки для звітності по сільськогосподарської діяльності - управління підприємством, біологічна трансформація біологічних активів на отримання сільськогосподарської продукції або додаткових біологічних активів для продажу.

Підприємство визнає біологічний актив або сільськогосподарський продукт тоді і тільки тоді, коли. Підприємство контролює актив у результаті минулих подій. Справедлива вартість або вартість активу можуть бути надійно визначені. Біологічний актив оцінюється при первісному визнанні і на дату кожного балансу за справедливою вартістю за вирахуванням оціночної вартості продажу, якщо справедлива вартість не може бути надійно оцінена.

Перевага графіка особливо оцінять ті компанії, де первинні документи приносять в бухгалтерію відразу з безлічі відділів.

Правила грамотного складання графіка документообігу в 2016 році

Отже, хто саме буде формувати, а після дотримуватися графіку обертання звітності в організації, визначає головний бухгалтер . Звичайно якщо бухгалтерія складається всього з 2 чоловік - головбуха і економіста, першому доведеться вирішувати, чи довірити графік іншого співробітника, або краще зробити все самостійно. Але, як показує практика, з цим завданням може впоратися навіть секретар або будь-який кадровий працівник , Який вміє поводитися з комп'ютером і ознайомлений з поставленим завданням.

Сільськогосподарська продукція, зібрана з біологічних активів підприємства, оцінюється за справедливою вартістю на момент збору врожаю, за вирахуванням розрахункової вартості продажу. Орієнтовні витрати на продаж включають брокерські та дилерські центри, що регулює агентство і товарні збори, а також податки і мита при передачі. Витрати на продажу виключають транспортні та інші витрати, необхідні для транспортування активів на ринок.

Якщо активний ринок недоступний, підприємство використовує одне або декілька з наступних, якщо є, при визначенні справедливої ​​вартості. Остання ціна ринкової угоди за умови, що не відбулося істотної зміни економічних умов між датою транзакції і звітною датою.

Єдиного формату графіка не існує, адже він не обов'язковий для складання. Для зручності ми розмістили кілька прикладів графіків трохи нижче, якщо виникають додаткові питання і примітки, зразки можна відкоригувати своїми руками.

Щоб графік вийшов зручним для використання і найбільш повним, слід позначити в ньому такі пункти відомостей:

Галузеві основи для зіставлень, такі як вартість саду, вираженого в експортному ящику, бушель чи гектар, і вартість худоби, виражена в кілограмах м'яса. Прибутки або збитки, що виникають при первісному визнанні біологічного активу за справедливою вартістю за вирахуванням оціночної вартості продажу та зміни справедливої ​​вартості за вирахуванням оціночної вартості продажу біологічного активу, включаються до складу прибутку або збитку за актив період, в якому вони відбулися.

Прибутки або збитки, що виникають при первісному визнанні сільськогосподарської продукції за справедливою вартістю за вирахуванням оціночної вартості продажу, включаються до складу прибутку або збитку за період, в якому вони виникають. державні субсидії , Пов'язані з біологічним активом, які оцінюються за справедливою вартістю за вирахуванням оціночної вартості продажу, визнаються як дохід тоді і тільки тоді, коли це можливо отримати цей грант.

• хто і коли повинен виписати конкретну папір;
• коли ця людина повинна надати документ в бухгалтерію;
• відповідальна особа за формування і передачу паперу;
• хто із співробітників і в якому проміжку часу займається обробкою паперу;
• термін зберігання звітності в архівах підприємства.

Не забувайте про те, що звітність здають не лише безпосередні працівники компанії, але і контрагенти, тому останніх теж слід внести в графік і звичайно повідомити їх про це. Уникнути плутанини допоможе окремий графік, але можна обмежитися і одним, загальним.

Будь-яке коригування, викликана зміною, відбивається як корекція балансу нерозподіленого прибутку за минулі роки. Порівняльна інформація перераховується. Різниця з перерахунком витрат по податках в звіті про прибутки і збитки за попередній період вказується як коригування нерозподіленого прибутку. Сутність класифікує відносини з конкретним контрагентом як відносини зі пов'язаною стороною , Коли.

Підприємство бере участь в операціях із зв'язаними сторонами в ринкових умовах - ціна угод з пов'язаними сторонами визначається щодо ціни аналогічних товарів , Проданих на аналогічному економічному ринку, покупцеві, що не пов'язано з покупцем; цей підхід також застосовується при визначенні вартості надання фінансування.

Графік буде найбільш повним якщо всі папери розподілити і об'єднати між собою в групи, сформовані за певними ознаками. З нашого боку ми пропонуємо 2 найбільш зручних варіанту оформлення графіка документообігу:

1. Визначте в групи паперу, виходячи з господарських операцій . Цей формат графіка стане прекрасною підмогою для контролю за надходженням первинної звітності в невеликих підприємствах. Перший стовпець містить назви господарських операцій, для кожної з яких встановлюються паперу, необхідні для виписки.

Податковий режим операцій з пов'язаними сторонами. Для цілей оподаткування особи, пов'язані з підприємством, класифікуються як. Ст. 15 Коли пов'язані сторони здійснюють свої комерційні та фінансові відносини в умовах, які впливають на суму податкової бази , Яка відрізняється від умов між непов'язаними особами, оподатковувана сума визначається і оподатковується в умовах, які можуть виникнути для незв'язаних сторін.

Ухилення від податків. Якщо одна або кілька транзакцій, в тому числі між непов'язаними сторонами, полягають на умовах, при здійсненні яких відбувається ухилення від сплати податків, оподатковуваний сума визначається без урахування цих операцій, визначених умов або їх юридичної форми , З урахуванням податкової бази, яка була б отримана в ході типовою угоди відповідного типу за ринковими цінами і спрямована на досягнення того ж економічного результату , Але яка не привела до ухилення від сплати податків.

Нижче представлений графік, відповідний описаному способу.

2. Документи розподіляються залежно від відділів, які містяться в структурі підприємства. Такий графік в ідеалі влаштує великі організації, що складаються з безлічі різних відділів, графік може бути одним структурним або ділитися на кілька невеликих графіків.

Відхилення від оподаткування також вважається. Значне перевищення кількості вводяться матеріалів і матеріалів та інших витрат на виробництво в порівнянні з звичайними видами діяльності для відповідної особи, якщо перевищення не пов'язане з об'єктивними причинами.

Контракти на отримання позики на обслуговування або інші безоплатні асигнування на використання матеріальних або нематеріальних товарів. Отримання або видача кредитів по процентній ставці , Відмінною від ринкової частки на момент здійснення операції, в тому числі в разі безпроцентних позик або інших тимчасових грантів, а також погашення позик або погашення непрацюючих кредитів.

Приклад складання графіка документообігу, що діє для підрозділу оптових продажів.

Приклад графіка обертання документів на підприємстві можна скачати тут.

Бланки, розміщені нижче, теж можна скачати і застосовувати на свій розсуд.

Завантажити графік документообігу щодо 2016 року.

виплату заробітної плати або пільг за послуги, практично не понесені. Коли здається угода приховує іншу транзакцію, податкове зобов'язання визначається умовами таємницею угоди. Переклади, пов'язані з місцем діяльності. Події після звітної дати.

Наступні події коректують. Отримання інформації після закінчення звітного періоду, яка б показала, що в кінці звітного періоду активи були знецінені. Виявлення шахрайства або помилок, які вказують на те, що фінансова звітність не відповідає дійсності.

Нерегульовані події - підприємство не коригує суми, визнані у фінансових звітах, але розкриває значущі події, що відбулися після звітного періоду. Наступні події є подіями без коригування після закінчення звітного періоду.

Коли графік документообігу вже сформований, начальство має зафіксувати цей факт видачею відповідного наказу, власноруч підписаного.

Пропонуємо завантажити зразок наказу про фіксацію графіка документообігу тут.

зниження ринкової вартості інвестицій в період між звітним періодом і датою, на яку. Звіти затверджені до випуску. Зниження ринкової вартості, як правило, не пов'язане зі станом інвестицій в кінці звітного періоду, але відображає обставини, які виникли згодом.

Значне об'єднання бізнесу після закінчення звітного періоду. Розкриття плану припинення або велика реструктуризація. Знесення важливою виробничої одиниці в результаті пожежі після закінчення звітного періоду. Істотні угоди з звичайними акціями і операціями з потенційними звичайними акціями після закінчення звітного періоду.

Графік документообігу для облікової політики - зразок такого документа допомагає в розробці власної схеми роботи з документами. Які нюанси необхідно врахувати в процесі його складання, дізнайтеся з нашого матеріалу.

Що таке графік документообігу і для чого він потрібен?

Графік документообігу - це представлена ​​в табличному вигляді інформація, що описує регламент руху первинних документів і їх обробки на всіх етапах «життя»: від моменту створення до передачі на зберігання.

висновок значних кредитних угод після закінчення звітного періоду. Незвично великі зміни після закінчення звітного періоду щодо вартості активів або обмінних курсів. зміни податкових ставок або податкового законодавства , Прийняті або оголошені після звітного періоду, які істотно впливають на поточні та відстрочені податкові активи і зобов'язання.

Виконання значних зобов'язань або непередбачених зобов'язань, наприклад, шляхом видачі значних гарантій. ініціювати важливий судовий процес після закінчення звітного періоду. Підприємство не готує свою фінансову звітність на постійній основі , Якщо керівництво визначає після звітного періоду, що воно має намір ліквідувати або припинити свою діяльність, або що немає реальної альтернативи, крім як зробити це.

Графік документообігу допомагає:

• упорядкувати процес роботи з документами;
• раціонально розподілити «документальні» обов'язки між працівниками;
• скоротити затримки часу при обробці документації;
• уникнути робочих конфліктів;
• здійснювати контроль за дотриманням співробітниками функцій по обробці документів і виявляти недоліки на кожному етапі роботи;
• своєчасно формувати звітність.

Обсяг відображеної в графіку документообігу інформації залежить від:

Запаси активів і зобов'язань здійснюються в кожному звітному періоді з метою їх справедливого подання до річної фінансової звітності. Реєстр проводиться в порядку і порядку, що визначається керівництвом суб'єкта. Перелік основних засобів та запасів здійснюється комісією, призначеною головою компанії в присутності МОЛ. Зводяться інвентаризаційні запаси.

Компенсація за пропуски і надлишки проводиться тільки в разі наявності причинно-наслідкового зв'язку між активами. Компенсація проводиться тільки за кількістю. Певні дефіцити і надлишки відображаються як поточні витрати або доходи за період їх створення. Річна фінансова звітність підприємства підготовлена ​​за станом на 31 грудня кожного календарного року . Він повинен бути підготовлений до 31 березня наступного року відповідно до ст. 37, пункт. 1 Закону про бухгалтерський облік. Консолідована фінансова звітність підготовлена ​​тільки в тому випадку, якщо підприємство відповідає критеріям обов'язкової консолідації згідно ст. 37 Закону про бухгалтерський облік.

• масштабів діяльності фірми;
• структури підприємства;
• особливостей побудови системи управління;
• видів застосовуваної первинки;
• інших нюансів (особливостей обробки облікової інформації, що застосовуються програмних засобів та ін.).

З видами і формами облікової первинки знайомтеся з допомогою розміщених на нашому сайті матеріалів:

Річний фінансовий звіт підприємства підлягає незалежній фінансової перевірки , Якщо він відповідає критеріям ст. 38 Закону про бухгалтерський облік. Якщо підприємство зобов'язане для проведення фінансового аудиту, воно також складає річний звіт про діяльність, що містить, щонайменше, наступну інформацію.

Огляд, який сумлінно і чесно описує розвиток і ефективність організації, а також її статус разом з описом основних ризиків, з якими він стикається. Всі суттєві події, що відбулися після дати складання річної фінансової звітності.

Як підготуватися до складання графіка документообігу?

Для складання графіка документообігу необхідно провести попередню підготовку, під час якої:

• скласти повний перелік документів, що підлягають обробці;
• для кожного документа визначити кількість примірників, необхідних для забезпечення потреби в них внутрішніх і зовнішніх користувачів;

• сформувати таблицю відповідності виду документа посад відповідальних працівників, що мають законна підстава для їх підписання;

Як закріпити надання права підпису первинки за співробітником, дізнайтеся з матеріалу.

• зіставіті КОЖЕН вид документа з відповідальнімі особами, які відповідають за Отримання (оформлення) документа відповідно до посадових інструкцій віконавців;
• конкретізуваті календарні нюанси - позначіті встановлені законодавством або внутріфірмовими актами відрізки часу на підготовку, узгодження і затвердження документа, а також передачу готового документа кінцевому користувачеві;
• розробити систему контролю за виконанням графіка документообігу;
• конкретизувати інші нюанси графіка (в залежності від потреб організації внутрішнього документообігу).

Після збору і уточнення всіх вихідних даних ця інформація відбивається в спеціальній таблиці (графіку документообігу), кількість рядків і стовпців якого залежить від потреб організації.

Така свобода вибору при оформленні графіка документообігу допустима для будь-якої організації, якщо вимога до застосування конкретної форми цього документу не передбачено галузевими та (або) іншими нормативними актами.

Як впровадити графік документообігу в обліковий процес і де скачати його зразок?

Найбільш поширена ситуація оформлення графіка документообігу - в якості елемента (додатки) облікової політики. Тому введення його в обліковий процес відбувається одночасно з процедурами введення в дію облікової політики та включає наступні етапи (наприклад):

• затвердження графіку документообігу (в складі облікової політики або як окремого документа);
• ознайомлення причетних виконавців (за вказаними в графіку посадами) з їх ролями в забезпеченні процесу документообігу організації;
• оформлення на всіх робочих місцях наочних стендів, на яких розміщується зручний для візуального сприйняття графік документообігу;
• налагодження взаємодії виконавців графіка документообігу на початковому етапі його впровадження в обліковий процес;
• проведення заходів з налаштування програмного забезпечення , Використовуваного при оформленні документів, для максимальної автоматизації процесів обміну документами і полегшення взаємодії виконавців графіка документообігу;
• налагодження системи внутрішнього контролю по виконанню графіка документообігу; окремим наказом (розпорядженням) передбачаються види покарань за систематичні порушення виконавцями графіка документообігу.

Графік сприятиме організації ефективного документообігу в тому випадку, якщо всі пов'язані з його виконанням відповідальні обличчя організації в межах своїх посадових інструкцій і наданих в іншій формі повноважень виконуватимуть обов'язки своєчасно та в повному обсязі.

Ознайомитися із зразками му графіка документообігу і завантажити його ви можете на нашому сайті - див. Матеріал.

Підсумки

Графік документообігу є важливим елементом облікової політики організації. Він необхідний для своєчасної та якісної підготовки і обробки документів.