1. Загальні положення про заочній формі зборів
2. Особливості оформлення документів

можливість проведення загальних зборів учасників товариства з обмеженою відповідальністю (ГСУ) не тільки в очній формі (шляхом спільної присутності), але і заочно (опитувальних шляхом) закріплюється в статті 37 ФЗ № 14 від 8 лютого 1998 року «Про ТОВ». Для того щоб скористатися цим положенням і отримати легітимне рішення вищого органу управління в Товаристві, необхідно знати всі особливості процедури проведення голосування в заочній формі, а також нюанси оформлення документів, необхідних для підготовки та проведення даного заходу.

Загальні положення про заочній формі зборів

Як встановлює ФЗ «Про ТОВ», заочна форма ГСУ може проводитися шляхом обміну документами за допомогою поштового телеграфного, телетайпного або електронного зв'язку. За своєю суттю для голосування опитувальних шляхом можна використовувати будь-який зв'язок, головне, щоб такий зв'язок дозволила встановити справжність переданих в ході процедури відомостей, а також документації, яка такі відомості підтверджує.

За загальним правилом порядок проведення заочного голосування учасників визначається внутрішнім документом організації. В принципі, якщо вказати такий порядок в статуті, то це теж не буде порушенням законодавства.

Головне, щоб в ньому були вказані:

1. Обов'язковість повідомлення всім учасникам порядку денного зборів, а також її зміни.
2. Можливість ознайомлення всіх співвласників з матеріалами та інформацією зборів ще до моменту прийняття рішення.
3. Термін закінчення процедури голосування.

Важливо!

Законодавчо (стаття 37 ФЗ «Про ТОВ») заборонено проведення заочного загальних зборів для затвердження річного звіту і бухгалтерського балансу організації.

Особливості оформлення документів

Для легітимності ГСУ, проведеного опитувальних шляхом, необхідно правильно оформити:

1. Повідомлення про проведення загальних зборів.
2. Бюлетень голосування учасника ТОВ.
3. Протокол ГСУ.

У повідомленні необхідно відобразити інформацію:

• Про дату проведення заходу і часу закінчення прийому опитувальних листів.
• Про те де, коли і як можна ознайомитися з матеріалами загальних зборів.
• Про порядок денний (перерахувати питання, що виносяться на обговорення).
• Про те, яким чином і куди направити заповнений бюлетень (опитувальний лист).

Згідно з пунктом 2 статті 38 ФЗ «Про ТОВ» до процедури заочного голосування не застосовуються правила про відкриття ГСУ і про вибір головуючого на даному заході. За загальним правилом протокол загальних зборів в такому випадку підписує одноосібний виконавчий орган (директор товариства). Однак внутрішнім документів підприємства або Статуті ТОВ, а також в самому повідомленні, можна вказати іншу особу, на яку покладаються повноваження з підрахунку голосів, оформлення і підписання протоколу заходи. Законодавчо не заборонено передати такі повноваження декільком особам.

Повідомлення про проведення ГСУ підписується директором ТОВ.

Також потрібно підготувати бюлетені для голосування, в яких передбачений спосіб вираження волевиявлення учасника (наприклад, поставити галочку навпроти обраного пункту, або вибрати один пункт, а інші, невибрані учасником пункти, закреслити), і всі питання в тому порядку, в якому вони вказані в повідомленні. При цьому формулювання питань у бюлетені має бути такою, щоб відповідь на нього був однозначним і не міг трактуватися двояко.

Повідомлення і бюлетень

повинні бути обов'язково надіслані кожному учаснику ТОВ таким способом, щоб залишилися докази направлення (наприклад, направивши зазначені документи поштою рекомендованим листом з повідомленням про вручення).

Після закінчення часу збору бюлетенів (опитувальних листів) директор ТОВ або інша особа, уповноважена на складання та підписання протоколу заочного голосування, становить даний документи з результатами голосування.

У протоколі потрібно вказати:

1. Форму проведення зборів.
2. Дату проведення зборів і час закінчення процедури збору опитувальних листів.
3. Дату і час складання протоколу.
4. Скільки бюлетенів було враховано при голосуванні, і від яких учасників вони надійшли.
5. Яка кількість голосів склали враховані опитувальні листи (тут важливо пам'ятати, що для вирішення деяких питань має бути 100% голосів).
6. Питання, внесені до порядку денного і результати голосування по кожному питанню.

Протокол підписується тим посадовою особою, який провів підрахунок голосів і оформив даний документ.

Заочна форма голосування застосовується рідше спільної присутності всіх співвласників на ОСУ. Однак в деяких випадках, наприклад, коли учасників ТОВ досить велика кількість, або всі вони (більшість з них) проживають або знаходяться в різних населених пунктах, варіант проведення заочного зборів - це цілком підходящий спосіб вирішення важливих питань комерційної діяльності організації.

Будемо вдячні вам за коментарі до цього матеріалу. Якщо ви не знайшли відповідь на своє питання або у вас є зауваження, побажання, - напишіть нам. Для нас дуже важлива ваша думка!

Корисний матеріал? Поділися посиланням!