За час застосування нових рахунків-фактур компанії отримали документи з десятками варіантів різних підписів. Контрагенти змінюють посади, закреслюють прізвища або взагалі не ставлять розшифровки, а іноді замість двох підписів вписують чотири, п'ять і т. Д. Убезпечити відрахування ПДВ допоможуть наочні зразки в семи найпоширеніших ситуаціях

13.12.2012 Газета «УНП»

Ситуація № 1

За керівника рахунок-фактуру підписує уповноважений співробітник, але в розшифровці ініціали та прізвище керівника

Постачальники в рахунках-фактурах не призводять розшифровку підписи співробітників, які підписують рахунок-фактуру за керівника. У підсумку на рахунку-фактурі підпис одного співробітника, а розшифровка іншого (див. Зразок з невірною підписом).

Невірна підпис

Причин тому дві. По-перше, так налаштована програма. При виведенні на друк автоматично вискакують прізвище та ініціали керівника і головбуха компанії. Якщо потрібно поміняти відомості, треба вручну видалити одне прізвище і надрукувати іншу. По-друге, вписати дані керівника просить сам покупець. На його думку, прізвище керівника означає, що автограф йому ж і належить. Тому компанія не сумнівається у повноваженнях співробітника, який підписав документ. Іноді такий довід спрацьовує в суді (постанова Федерального арбітражного суду Західно-Сибірського округу від 14.05.10 № А27-12556 / 2009).

Однак чужа розшифровка, навпаки, може викликати сумніви в справжності підпису. Як вважають в Мінфіні, після підпису уповноваженого працівника повинні стояти саме його прізвище та ініціали, а не керівника або головного бухгалтера (лист від 23.04.12 № 03-07-09 / 39). Щоб виключити претензії, можна попросити постачальника в двох примірниках над невірною розшифровкою дописати ручкою правильні прізвище та ініціали. Також можна доповнити, що за директора документ підписав інший фахівець (див. Зразок з вірною підписом). Комбінований спосіб заповнення рахунку-фактури і дві розшифрування підпису чиновники вважають допустимими (лист Мінфіну Росії від 28.04.09 № 03-07-09 / 23).

вірна підпис

Ситуація № 2

За керівника рахунок-фактуру підписує уповноважений співробітник, посада якого вписана замість керівника

У рахунку-фактурі, підписаному не керівником, а іншим співробітником, деякі постачальники стирають назву «Керівник організації або інша уповноважена особа» і змінюють на посаду того фахівця, який поставив в документі свій автограф. Наприклад, «Начальник відділу продажів» (див. Зразок з невірною підписом).

Невірна підпис

Безпечніше попросити постачальника переробити такий документ. У старій формі рахунку-фактури Мінфін не вважав помилкою видалення реквізиту «Керівник організації» і запис замість нього інший посади (лист від 26.07.06 № 03-04-11 / 127). Але в цьому написі не було згадки про уповноваженого працівника. Тому фахівцеві потрібно поставити підпис на місці керівника, хоча він ним не є. У новій формі названі і керівник, і уповноважена особа. Тому дана запис обов'язковий і видаляти її не можна. Як ми з'ясували, так вважають в Мінфіні. В рахунок-фактуру можна вносити додаткові відомості, але ніяк не міняти найменування обов'язкових рядків.

Посада співробітника, який підписав рахунок-фактуру, компанія має право уточнити. Але безпечніше це оформити довідково. Наприклад, поряд з прізвищем співробітника або внизу документа після всіх реквізитів (див. Зразок з вірною підписом). Поруч з посадою можна також відобразити дату і номер довіреності або наказу, на підставі якого працівник підписав рахунок-фактуру. Тоді у податківців точно не буде питань до автографу.

Ситуація № 3

За керівника рахунок-фактуру підписує уповноважений співробітник, посада якого вписана окремим рядком

У деяких компаніях вважають, що зам керівника чи інший співробітник не має права розписатися в поле для підпису директора. Тому додають в рахунок-фактуру окремий рядок з посадою фахівця, місцем для підпису і її розшифровкою. Саму ж рядок з написом «Керівник або інша уповноважена особа» до прізвища та ініціалів керівника залишають порожній (див. Зразок з невірною підписом).

Невірна підпис

Такий запис не критична. Додаткові реквізити в рахунках-фактурах заборонені (лист Мінфіну Росії від 27.07.12 № 03-07-09 / 93). А неточність не заважає податківцям визначити продавця, покупця, найменування товарів, їх вартість, ставку і суму податку (п. 2 ст. 169 НК РФ). Однак на місцях інспектори можуть пред'явити претензії до того, що підпис в основному реквізиті залишилася незаповненою. Тому простіше переконати контрагентів використовувати інший варіант - підпис співробітника в тому рядку, який спочатку є в формі рахунку-фактури (див. Зразок з вірною підписом).

Основний аргумент - на відміну від старої форми рахунки-фактури в новій формі в назві реквізиту вже є згадка про уповноваженого працівника. Так що в додаткових рядках немає необхідності. Головне, щоб у фахівця були повноваження на право підпису. Якщо постачальник наполягає на тому, щоб в рахунку-фактурі була конкретна посада, ці відомості можна привести довідково.

Вірна підпис в ситуаціях № 2 і № 3

Ситуація № 4

Рахунок-фактуру підписує керівник, але розшифровка підпису відсутня

Буває, що постачальники залишають порожнім місце для розшифровки підпису в рахунку-фактурі. Зазвичай це трапляється через неуважність. Наприклад, компанія не друкує прізвища, якщо право підпису рахунків-фактур є у кількох людей. Однак співробітники, поставивши підпис, забувають розшифрувати її або поставити штамп до прізвища та ініціалів (див. Зразок c невірної підписом).

Невірна підпис

Податковий кодекс не вимагає від керівника і головбуха розшифровувати підпис в рахунку-фактурі. Тобто реквізит не є обов'язковим (п. 6 ст. 169 НК РФ). Однак форма рахунку-фактури (затв. Постановою Уряду РФ від 26.12.11 № 1137) включає як саму підпис, так і розшифровку. Так що з порожнім полем суперечки не виключені. І на практиці інспектори цим користуються, щоб відмовити у відрахуваннях. Причому в одних випадках судді підтримують компанії (постанова Федерального арбітражного суду Московського округу від 19.05.11 № КА-А40 / 4521-11), а в інших - податківців. Основний аргумент - неможливо визначити, хто насправді підписав документ і чи є у співробітника повноваження на це (постанова Федерального арбітражного суду Північно-Кавказького округу від 13.03.12 № А53-4199 / 2011). Сама наявність судової практики свідчить про те, що одержати відрахування по дефектному рахунку-фактурі без проблем навряд чи вийде.

Так що безпечніше попросити постачальника замінити рахунок-фактуру або дописати розшифровку від руки (див. Зразок з вірною підписом). Причому не варто відкладати виправлення рахунку-фактури. За минулий час в штаті постачальника можуть відбутися перестановки. І співробітники просто не впізнають підпис колишнього колеги.

вірна підпис

Так само як і в ситуації № 1, комбінований спосіб - частково на комп'ютері, частково від руки - не є порушенням. Інакше кажучи, розшифровку може вписати і сам покупець. Головне, щоб записи були ідентичні в двох примірниках рахунків-фактур - постачальника і покупця.

Ситуація № 5

У рахунку-фактурі тільки підпис керівника, а замість підпису головбуха написано «не передбачений»

Невеликі компанії, в яких немає головбуха або в штаті тільки звичайний бухгалтер, залишають в рахунку-фактурі місце для підпису головбуха порожнім, ставлять прочерк або додруковують «не передбачений» (див. Зразок з невірною підписом).

Невірна підпис

Формально таке заповнення помилкою не є. Якщо головбуха в компанії дійсно немає, то він і не зможе поставити свій підпис на документі. У подібних ситуаціях інспектори відмовляють у відрахуваннях. Однак компаніям вдається довести в суді, що підпис не обов'язкова. Аргументи такі. Згідно із законом керівник може заснувати бухгалтерську службу або в залежності від обсягу операцій особисто вести бухоблік (ст. 6 Федерального закону від 21.11.96 № 129-ФЗ). Якщо використовується другий варіант і керівник складає рахунку-фактури сам, то однією його підпису досить, а в рядку для підпису головбуха можна залишити напис «не передбачений» (постанова Федерального арбітражного суду Північно-Кавказького округу від 23.04.10 № А53-3903 / 2009 ).

Проте, з огляду на сформовану судову практику, нестандартна розшифровка призведе до суперечок з інспекторами. Безпечніше використовувати інший варіант - раз директор веде бухоблік сам, то він же вправі розписатися і замість головбуха (див. Зразок з вірною підписом). Як ми з'ясували, так само вважають в Мінфіні. Адже згідно із законом рахунок-фактуру підписують два співробітника - керівник і головний бухгалтер або уповноважені на це фахівці (п. 6 ст. 169 НК РФ). А значить, невиконання таких вимог є підставою для відмови у відрахуванні ПДВ.

вірна підпис

При подвійний підписи у постачальника безпечніше попросити документи, які підтверджують повноваження керівника. Зокрема, наказ, за ​​яким він покладає на себе обов'язки з ведення бухобліку. Або штатний розклад, з якого видно, що посади головбуха в компанії немає.

До речі, з електронними рахунками-фактурами проблем з підписом головного бухгалтера немає. У цих документах показник «Головний бухгалтер або інша уповноважена особа» навіть не формується (п. 8 додатка 1 до постанови Уряду РФ від 26.12.11 № 1137).

Ситуація № 6

Рахунок-фактуру, виставлений агентом, підписує і продавець, і агент

Агент, який закуповує товари для принципала, в рахунку-фактурі повинен написати в якості продавця не себе, а реального постачальника продукції. Його найменування, адреса, ІПН і КПП він заповнює в рядках 2, 2а та 2б. Але, щоб покупець не заплутався, хто є хто, в рахунок-фактуру посередник включає ще й свої дані. А додатково заповнює рядок з підписом керівника компанії-продавця, в якій той розписується, хоча це неправильно (див. Зразок c невірної підписом).

Невірна підпис

Заповнення рахунку-фактури з підписами двох компаній прямо не заборонено ні Податковим кодексом, ні постановою Уряду РФ від 26.12.11 № 1137. Тим більше про правила підписання рахунків-фактур посередниками в цих документах взагалі нічого не сказано. Але, на думку чиновників, підписати посередницький рахунок-фактуру повинен агент (листа Мінфіну Росії від 31.07.12 № 03-07-09 / 97, від 02.03.12 № 03-07-09 / 16). Підпис продавця на цьому документі не потрібна. Виходить, це додатковий реквізит. А він не заважає заявити вирахування з ПДВ.

Однак правила складання рахунків-фактур посередниками з'явилися тільки в цьому році. І не виключено, що на практиці інспектори будуть пред'являти претензії до рахунків-фактур з множинними підписами. Судова практика поки не склалася. Тому покупцеві, який закуповує товари через посередника, безпечніше позбутися рахунків-фактур із зайвими підписами. А для цього треба попросити агента переоформити їх.

Найбезпечніший варіант заповнення - той, який рекомендують самі чиновники. Тобто посередник повинен підписати рахунок-фактуру сам, але в якості продавця записати реального постачальника. Щоб не виникло плутанини, в самому рахунку-фактурі посередник може додатково вписати і себе, але лише для довідки і краще окремим рядком в кінці документа. Чиновники також допускають, що в рахунок-фактуру можна включити і відомості про агентський договір, за яким агент зобов'язується придбати товари. Наприклад, номер і дату договору (лист Мінфіну Росії від 21.06.12 № 03-07-15 / 66). Всі додаткові відомості також безпечніше включити довідково після всієї обов'язкової інформації (див. Зразок з вірною підписом).

вірна підпис

Ситуація № 7

Рахунок-фактуру за підприємця підписують уповноважений співробітник і головбух

На практиці рахунки-фактури підприємців часто підписують представники. Це відбувається з об'єктивних причин. Наприклад, у підприємця кілька оптових магазинів в різних регіонах. Тому в одному регіоні рахунки-фактури він підписує сам, а в іншому - делегує співробітникам. Це занадто ризиковано (див. Зразок з невірною підписом).

Невірна підпис

На думку Мінфіну, підприємець все рахунки-фактури повинен підписувати власноруч, а передавати право підпису не має права (лист від 24.07.12 № 03-07-14 / 70). Іноді покупцям вдається довести в суді, що рахунок-фактура дійсний, навіть якщо за підприємця розписався його співробітник (постанова Федерального арбітражного суду Північно-Кавказького округу від 11.03.08 № Ф08-949 / 08-334А). Адже бізнесмен має право брати участь в податкових відносинах через свого представника (ст. 26 НК РФ). Але, щоб не сперечатися, простіше повернути рахунок-фактуру і попросити розписатися не представники, а самого підприємця (див. Зразок з вірною підписом).

вірна підпис

Підприємці допускають і інші вольності. Одні передають рахунки-фактури як зі своїм підписом, так і з підписом головного бухгалтера, хоча вона потрібна тільки для компаній. Інші вважають зайвими рядки для підпису керівника і головного бухгалтера та перуть їх. Як ми з'ясували в Мінфіні, таке нестандартне заповнення не позбавляє покупця відрахувань по ПДВ. Але щоб уникнути суперечок порожні рядки безпечніше залишити на своїх місцях і не видаляти.