1. Що врахувати при скороченні витрат на персонал
2. Витрати на маркетинг і PR
3. Витрати на комунікацію
4. Інші витрати, від яких слід відмовитися
5. Психологічні поради тим, хто відповідає за урізання витрат

Що важливо передбачити при оптимізації витрат. Як фахівця, який відповідає за управління фінансами, підготуватися до оптимізації в компанії. Рекомендації по косткіллінгу (скорочення витрат) продовжує давати Наталія Гуринович, засновник проекту в сфері корпоративних фінансів «CFOs Territory». Вона радить, від яких витрат на персонал, маркетинг, PR та інші підрозділи можна і не можна відмовитися.

Фото: Павло Поташник (potashnikov.com)

- В першій частині матеріалу я розповідала, що спочатку важливо проаналізувати рівень фінансового стану компанії, і вже за цими результатами визначити, чи потрібен вам косткіллінг (урізання витрат).

Друга частина - про те, як скорочувати витрати в різних галузях.

Що врахувати при скороченні витрат на персонал

Про скорочення витрат на персонал говориться багато. Щоб не повторюватися, поділюся власними спостереженнями і висновками.

Навчання. Звичайно, я, як і більшість керівників, за те, що саме в кризу слід вчитися і спілкуватися більше. Просто робіть це продумано.

Приклад: ваш співробітник може підготуватися і виступити спікером на професійній конференції, щоб компанія не платила за участь.

Фото з сайту newsbomb.gr

Я сама завжди так робила. Існують професійні громадські об'єднання, асоціації та клуби. За символічний членський внесок або безкоштовно можна поспілкуватися з колегами і дізнатися тренди, перейняти досвід і технології, отримати корисні контакти.

Часто банки або компанії-провайдери проводять заходи для своїх клієнтів. Так, там багато реклами, але корисної інформації теж досить. Вчіться бачити можливості.

Мотивуйте співробітників проводити внутрішні тренінги для колег. Додатковий плюс - коли комусь пояснюєш інформацію, сам її засвоюєш на 90%. Витрати на службові автомобілі керівникам, чия робота не пов'язана з роз'їздами. Не відкрию таємницю, якщо скажу - клієнтам абсолютно все одно, на чому їздять ці співробітники. Я рекомендую:

• Залишити службові машини тільки тим співробітникам, у яких дійсно роз'їзний характер роботи
• Парк автомобілів повинен бути ідентичний (марка, об'єм двигуна), так його набагато простіше і дешевше обслуговувати

Якщо машини зараз продавати невигідно, запропонуйте вашим співробітникам взяти авто в оренду. Нехай навіть за символічну плату.Пусть заправляють, страхують і ремонтують авто за свій рахунок. Адже де-факто машина у керівників використовується на 80-90% в особистих цілях. А у бухгалтерії стане менше роботи з дорожніми листами.

Фото з сайту start-63.ru

Або здайте машини в оренду іншим організаціям.

Відрядження. Всі питання, які можна вирішити за допомогою засобів зв'язку - вирішуйте. Навіщо кудись їхати?

Ретельно контролюйте авансові звіти. Все перевищення норм - за рахунок співробітника.

Скорочення витрат на оплату праці. До цих болючих заходів проведіть з співробітниками підготовчу роботу і обґрунтуйте їх жорстку необхідність. Сьогодні на ринку застосовується багато заходів по скороченню витрат: урізання на 10-20%, припинення індексації, фіксація «доларових» зарплат в рублях.

Ось кілька моїх спостережень:

1. Якщо ви перекладете співробітників на 3-4-денний тиждень, обсяг роботи не зменшиться, але співробітники чудесним чином будуть встигати все робити за цей час.

Організуйте роботу в віддаленому режимі, по крайней мере 2 дні на тиждень. Це дозволить скоротити офісні витрати.

Використовуйте фрілансерів в пік сезону, якщо є достатній для них обсяг роботи. Це знизить сезонні коливання витрат на персонал.

Фото з сайту getbg.net

2. Скорочення штату (чисельності) працівників повністю виправдано, коли у компанії різко і сильно впали обсяги збуту і вона просто не в змозі тримати штат співробітників.

Але звільняти за скороченням з виплатою всіх компенсацій часто буває дуже дорого для компанії. Потрібна дуже ретельна юридична і економічна опрацювання питання. Іноді замість звільнення дешевше домовитися і відпустити співробітника в тривалу відпустку за свій рахунок або перевести на іншу позіцію.Я бачила ситуацію на заводі, коли співробітників перевели на 1-2-денний робочий тиждень. Зрозуміло, що їх заробітна плата становила копійки. Але що цікаво, більшість робітників не звільнялося, всі чекали і сподівалися на поліпшення, яких так і не сталося.

Якщо прогнозуєте в поточному місяці серйозних збитків, відправляйте співробітників у відпустку за свій рахунок.

3. Введіть «золоте правило» - премії і бонуси всім без винятку скасовуються, якщо компанія не досягла хоча б мінімальних показників норм прибутку.

Співробітники повинні розуміти: якщо компанія не заробила прибуток, то джерела на виплату бонусів просто немає. Дуже прикро буде тим, хто намагався і досяг своїх показників (KPI). Але такі правила гри, все в одному човні.

4. Топ-менеджмент компанії повинен бути готовий урізати пільги, бонуси і преференції в першу чергу собі.

Фото з сайту alerana.ru

І тут є проблема. Якщо рядові співробітники змушені погодитися з новими правилами гри, розуміючи, що в кризу вони не знайдуть кращого варіанту, то висококласні фахівці (особливо співробітники ІТ-відділу), швидше за все, будуть не згодні з таким підходом.

Приклад: коли в одній компанії всім, крім ІТ-директора, урізали бонуси, ситуація сильно дратувала засновника. Він спробував «причесати» ІТ-директора під загальний стандарт - в результаті той, завершивши за місяць цікавий йому з професійний точки зору проект, відразу ж звільнився.

Тому враховуйте ризики при звільненні ключових керівників.

Витрати на маркетинг і PR

Це теж одна з тих статей, яку з чистим сумлінням часто відразу ж пускають «під ніж». Хоча, звичайно, є публікації на тему, що «скорочувати маркетингові витрати» - це значить скорочувати свої продажі і частку ринку в майбутньому.

Фото з сайту otvet.bigmir.net

Але з досвіду скажу - є одна велика проблема, яку не хочуть відкрито визнавати маркетологи. Через цієї проблеми маркетологи знаходяться в опозиції з фінансистами і контролерами: немає докази прямого впливу маркетингових заходів (витрат) на продажу і прібиль.Вам розповідатимуть про лояльність клієнтів, впізнаваність бренду, формування воронки продажів і т.д. Але якщо вам маркетологи не зможуть дохідливо на цифрах показати ROI (віддачу на вкладені інвестиції), значить, ці витрати почекають.

І нічого страшного з ринком не трапиться.

Так, питання дуже гостре і дискусійне, тому я буду дуже вдячна професійним маркетологам, які зможуть довести нам, фінансовим директорам, зворотне.

На власному прикладі скажу: існує маса бюджетних і умовно-безкоштовних маркетингових та PR-заходів, які дійсно потрібно робити, причому регулярно. Але повірте, їх питома вага незначний в загальному обсязі маркетингового бюджету: це активність в соцмережах, виступ з експертними матеріалами в ЗМІ, виступ на конференціях і форумах.

Дорогі маркетингові заходи, від яких слід хоча б тимчасово відмовитися або сильно подумати перед тим, як їх застосовувати:

• Розкручені іміджеві виставки (участь дуже дороге)
• Білборди на кожному розі
• Телереклама (особливо якщо у вас B2B-сегмент)
• Бездумне SEO-просування в Інтернеті (вибирають дорогі і занадто загальні пошукові слова і охоплення територій і країн, де бізнес не присутній)
• Заходи по залученню (розваги) нових клієнтів. Старих клієнтів утримувати набагато дешевше
• Витрати на підтримання лояльності клієнтів

Приклад: компанія, в якій я працювала, запланувала до Нового року запустити виробництво і продаж сувенірної продукції для B2B-клієнтів, щоб покупці дарували її своїм партнерам. Маркетолог приніс мені бюджет на просування. Коли я перевела цифри цього бюджету в кількість виробів, які необхідно продати, щоб окупити хоча б рекламний бюджет, стало ясно - це кількість просто нереально продати за такий період часу!

Витрати на комунікацію

1. Скоротіть кількість звітів. З'ясуйте, кому це дійсно потрібно. Оцініть час і зусилля на підготовку. Проаналізуйте, скільки співробітники витрачають часу на пошук інформації. Може, має сенс упорядкувати систему зберігання корпоративних регламентів і документів?

Фото з сайту footwear-industry.com

2. Скасуйте зайві узгодження. Якщо хто-небудь з керівників перетворився в «вузьке горло», затягує або не встигає приймати рішення, потрібно змусити його делегувати частину відповідальності підлеглим (наприклад, рішення з обов'язковим погодженням вищого керівника починаються тільки від певної суми угоди).

3. Приберіть оплату за роботу в позаурочний час. Часто люди працюють наднормово, в авральному режимі через неправильне планування ресурсів.

Інші витрати, від яких слід відмовитися

Фото з сайту linkstroy.ru

1. Витрати, які непомітно з разових перейшли в постійні. І ніхто толком не може відповісти, чому і хто цим користується.

Наприклад, часто за інерцією співробітники оформляють будь-яку підписку на періодику або електронні сервіси, якими ніхто не користується багато місяців.

Або звичка деяких керівників - занадто часто міняти офісні меблі, оргтехніку на більш сучасну.

2. Мобільний зв'язок. Перейдіть на IP-телефонію.Вместо роумінгу купуйте під час закордонних відряджень місцеві телефонні картки.

3. Дорога поштовий зв'язок, наприклад, DHL. Перевірте, що співробітники відправляють? Ви здивуєтеся, але найчастіше це відвантажувальні документи або сертифікати, які вони забули віддати разом з вантажем.

4. Електроенергія / теплоенергія. Обмежте використання кондиціонерів як обігрівачів.

Контролюйте споживання тепла - поставте прилади автоматичного регулювання температури в приміщеннях.

Психологічні поради тим, хто відповідає за урізання витрат

1. Відразу визначте, що проект з оздоровлення компанії, який ви починаєте - це не забіг на стометрівку, це марафон. До фінішу приходить той, хто грамотно розрахує свої сили і можливості.

Дуже багато колег не витримують емоційного напруження і робочого навантаження в цей період. На них тисне керівництво, якому потрібно було «все ще вчора».

А співробітники чинять опір, оскільки хворобливі заходи позбавляють їх особистого комфорту, привілеїв, бонусів, змушують більше працювати, делегують більше відповідальності.

2. Всі погані новини і проблеми, які ви виявите в результаті діагностики компанії, слід відразу доповідати керівництву. Ключове слово «відразу» - значить, негайно.

Фото з сайту 10-themes.com

Так, погані новини топ-менеджери дуже не люблять, особливо якщо вони про це не знали протягом багатьох років. Так, ви викличете негатив. Не варто звинувачувати в цьому начальника - така вже людська природа, коли проблему ототожнюють з тим, хто її озвучив.

Будьте мужні і наполегливі.

3. Будьте готові до того, що у вас попереду дуже багато активних комунікацій і переговорів. Ви будете переконувати і «продавати» свої ідеї багатьом співробітникам, керівникам і партнерам. Ваші слова, вчинки, дії - все має значення.

Саме ви будете наполегливо домагатися преференцій і / або зміни умов для своєї компанії в переговорах з банками, партнерами, постачальниками, кредиторами і боржниками, співробітниками, радою директорів, з засновниками. Активні комунікації - обов'язкова частина роботи в кризовий період.

Фото з сайту 1ul.ru

4. Ви будете в епіцентрі подій.

Пам'ятайте, що здоров'я і ваші близькі все одно стоять на першому місці. Ви приходите додому пізно ввечері, а в голові крутяться всі ті ж невирішені на роботі проблеми. Мозок «зациклюється», не бажає їх відпускати.

Сил і часу не залишається на себе і свою сім'ю. Ви відчуваєте втому і спустошення, «професійне вигорання». Ні до чого хорошого це не призводить.

Я часто обговорюю цю тему з колегами, і найбільш мудрі, хто вже пережив такі внутрішні кризи, радять ставитися до кризи як до гри. Її результат повинен влаштувати вас в будь-якому випадку. Якщо виграєте, отримаєте приз, програєте - отримаєте цінний досвід. Всі однаково здорово. Пам'ятайте це.

Хочете миттєво отримувати повідомлення про нові матеріали і події «Про бізнес.»? підписуйтесь на наш канал в Telegram !