КК «БлескСервіс» - досягнення стратегічних цілей через вдосконалення бізнес-процесів
Найбільша клінінгова компанія Татарстану - ТОВ «УК« БлескСервіс »завершила проект впровадження системи DIRECTUM, спрямований на забезпечення більш ефективного управління підприємством, економію ресурсів за рахунок скорочення потоків документації та автоматизації бізнес-процесів управління.
«БлескСервіс» - компанія, що поклала початок клінінгової індустрії в Татарстані. Вона обслужіваетторговие центри та мережі, промислові підприємства, державні установи, адміністративні та офісні будівлі в різних містах і регіонах країни.
Про основні результати проекту розповів співвласник ТОВ «УК« БлескСервіс »Рустем Бадрутдінов.
Рустем Наильевич, які цілі і завдання ставилися перед початком проекту?
Важливим для нас було зробити внутрішні процеси більш прозорими і контрольованими. Головне, що нами рухало перед початком проекту - можливість забезпечення більш ефективного управління компанією, прозорості діяльності на всіх рівнях, можливість вести в автоматичному режимі аналіз діяльності наших підрозділів, виявляти їх слабкі місця, оптимізувати і контролювати бізнес-процеси, мінімізувати у внутрішньому обороті паперові документи .
Що було важливим при виборі системи і компанії-партнера?
Перед нами стояв вибір між двома відомими системами, в тому числі DIRECTUM. Ми побачили успішний досвід використання DIRECTUM у наших партнерів, що зіграло істотну роль. При розгляді системи враховувалися функціональні можливості, зручність для користувача інтерфейсу, можливість роботи з використанням мобільних пристроїв. Істотним фактором був також вибір партнера по впровадженню системи - нам було важливо переконатися, що компанія забезпечить стандартизацію наших галузевих, які не класичних канцелярських, бізнес-процесів в DIRECTUM в розумні терміни.
Які бізнес-процеси були оптимізовані за допомогою DIRECTUM в першу чергу?
Впровадження системи почалося з бізнес-процесу основної діяльності «Запуск нового об'єкта клінінгу». Перш в цьому процесі було великий вплив людського фактора, результати були слабоуправляемой, виникали питання по кошторисах. Зараз видно всю історія взаємин із запуску об'єкта, а результат обстеження стає обов'язковим прикладеним документом поряд з технічним завданням, висновками підрозділів-учасників. Питань по результату бізнес-процесу стало набагато менше.
Автоматизація бізнес-процесу «Закриття нового об'єкта» забезпечила нам взаємодія служб і підрозділів, стандартизоване виконання типових процедур при закритті об'єкта. В рамках автоматизації предстоялорешіть завдання по створенню і автоматичної реєстрації службових записок, а також їх узгодження в електронному вигляді. Крім того, ми автоматизували процессивидачі і контролю доручень.
В рамках оптимізації бізнес-процесу «Продаж товару та сервісне обслуговування» була ініційована процедура прийому заявок від клієнтів, що дозволяє вести контроль:
Наскільки складно йшла реалізація проекту?
Не просто! Доводилося брати участь у всіх проміжних робочих нарадах, в тестуваннях системи. Ще на предконтрактной стадії було багато заперечень з боку співробітників, але ми до цього були готові.
Бізнес-процеси не були до кінця описані, треба було їх стандартизувати, виконати реінжиніринг, щоб перенести їх в DIRECTUM. При запуску системи важлива підтримка проекту з боку перших осіб компанії, їх зацікавленість. Після реалізації проекту ми отримали можливість подальшої підтримки працездатності та розвитку системи своїми силами. Зараз модератор системи займається її розвитком через введення нових процесів: проводить опитування учасників процесів, програмує типові маршрути в DIRECTUM. У найближчих планах автоматизація бізнес-процесів прийому та адаптації нових співробітників.
Які з ефектів від впровадження DIRECTUM найбільш значущі?
Головна мета - забезпечення прозорості бізнес-процесів нами досягнута. З використанням системи покращилася виконавська дисципліна за рахунок спрощення контролю. Бізнес-процесами керувати стало легше. Тепер можна відстежити історію взаємин при підготовці будь-якої кошторису, що посприяло поліпшенню її якості. Це дозволило збільшити результативність бізнес-процесів. Як керівник, я бачу зв'язок між досягненням стратегічних цілей компанії зі стандартизацією, вдосконаленням бізнес-процесів. Нам важливо забезпечувати зростання компанії не тільки лінійний через філіальну, але і за рахунок організаційного розвитку, чому сприяє DIRECTUM. Ми постійно вдосконалюємо вже впроваджені процеси в DIRECTUM, впроваджуємо нові.
Як рядові користувачі оцінюють переваги використання даної системи?
Співробітникам старого гарту складніше освоювати систему, молодим - легше. Розумію, що іноді працівникам легше взяти в руки документ, підписати його у керівника вручну. Це, дійсно, швидше і зручніше окремо взятому співробітнику в короткій перспективі, але тим самим втрачаються переваги стандартизації процесів, виникають розриви. Переваги DIRECTUM оцінили віддалені співробітники, у яких з'явилася можливість простіше і швидше погоджувати документи. В цілому, до системи звикли, вона стала робочим інструментом в компанії - кількість користувачів системи зростає, і зростає навантаження на неї. Вищі керівники зараз самі ініціюють бізнес-процеси, які хотіли б стандартизувати в DIRECTUM.
Які поради ви дали б новачкам, що наближуються реалізації проекту по оптимізації бізнес-процесів на своєму підприємстві? Що необхідно врахувати в першу чергу?
Перш за все, визначитися, для кого це потрібно всередині компанії, визначити внутрішнього замовника та бути готовим до того, що спочатку проект буде віднімати багато часу. Не слід обмежуватися тільки призначенням відповідального за впровадження системи і виділенням грошей підряднику - очікуваного результату не буде.
Необхідною умовою для успішного ведення проекту є реальне залучення в нього перших осіб компанії з адміністративними повноваженнями і повним усвідомленням необхідності системи, зацікавленості в ній. Перші особи повинні «пустити пар в колеса», щоб система перейшла в усталений режим і розвивалася далі в робочому порядку.
Що було важливим при виборі системи і компанії-партнера?
Які бізнес-процеси були оптимізовані за допомогою DIRECTUM в першу чергу?
Наскільки складно йшла реалізація проекту?
Які з ефектів від впровадження DIRECTUM найбільш значущі?
Як рядові користувачі оцінюють переваги використання даної системи?
Які поради ви дали б новачкам, що наближуються реалізації проекту по оптимізації бізнес-процесів на своєму підприємстві?
Що необхідно врахувати в першу чергу?
