8 січня 2015 року набули чинності зміни, внесені постановою Уряду РФ від 29.12.2014 № 1595 до Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затверджене постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749: з тексту Положення виключені поняття «посвідчення про відрядження» , «службове завдання» і «звіт про виконану роботу у відрядженні».

Аналогічні зміни внесені Указом Президента РФ від 12.12.2014 № 765 до Порядку та умов відрядження федеральних державних цивільних службовців, затверджені Указом Президента РФ від 18.07.2005 № 813 (зміни вступили в силу з 01.02.2015).

Крім того, наказом Мінфіну Росії № 147н, Мінпраці Росії № 1044 від 15.12.2014 скасовано Інструкція Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.1988 № 62 «Про службові відрядження в межах СРСР».

Як вплинуть ці зміни на оформлення відряджень працівників?

Вносимо зміни в положення про відрядження працівників

У кожній організації, працівники якої направляються у відрядження, повинен бути затверджений керівником організації або уповноваженим ним особою локальний нормативний акт (наприклад, Положення про відрядження працівників), який регламентує порядок оформлення відряджень, терміни відряджень, порядок і розмір компенсації витрат, пов'язаних з відрядженнями, і інші пов'язані з відрядженнями питання.

Зараз необхідно внести відповідні зміни в цей документ або затвердити його нову редакцію.

Зверніть увагу!

З метою приведення нормативно-правових актів у відповідність до чинного законодавства Російської Федерації Інструкція Мінфіну СРСР, Держкомпраці СРСР і ВЦРПС від 07.04.1988 № 62 «Про службові відрядження в межах СРСР» визнана нечинною на території Російської Федерації (наказ Мінфіну № 147н, Мінпраці Росії № 1044 від 15.12.2014).

Підстава направлення працівника у відрядження

Згідно з новою редакцією абз. 2 п. 3 Положення про особливості направлення працівників у службові відрядження, затвердженого постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749 (далі - Положення про відрядження), працівники направляються у відрядження на підставі рішення роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи . Поїздка працівника, що направляється у відрядження за рішенням роботодавця в відокремлений підрозділ організації, яка відряджає (представництво, філія), що знаходиться поза місцем постійної роботи, також визнається відрядженням.

Проте в Положенні про відрядження нічого не сказано про те, чи повинна бути рішення роботодавця письмовим. У зв'язку з цим зазначимо, що якщо раніше термін, на який роботодавець відправляє працівника у відрядження, вказувався в трьох документах - службовому завданні для направлення у відрядження, наказі про направлення у відрядження і посвідченні про відрядження, то тепер, після скасування посвідчення про відрядження і службового завдання , єдиним документом, що визначає термін відрядження, є наказ про направлення працівника у відрядження, і він може бути тільки письмовим. Тому в локальному нормативному акті, рекомендуємо сформулювати це положення, наприклад, так:

1.2. Службовим відрядженням працівника є поїздка працівника на певний термін в іншу організацію або відокремлений підрозділ Товариства, що знаходиться поза місцем постійної роботи, або з відокремленого підрозділу в центральний офіс для виконання службового доручення на підставі письмового рішення роботодавця [1] - наказу генерального директора або іншого уповноваженого посадовця Товариства.

1.3. Письмове рішення роботодавця оформляється наказом про направлення працівника (працівників) у відрядження.

До речі

Податкова служба неодноразово висловлювала думку, що наявність і оформлення наказу про направлення працівника у відрядження, службового завдання для направлення у відрядження і звіту про його виконання визначаються внутрішнім документообігом організації, і для документального підтвердження з метою оподаткування прибутку організацій ці документи не є обов'язковими (див. , наприклад, листи ФНС Росії від 25.11.2009 № МН-22-3 / 890 @ і від 18.08.2009 № 3-2-06 / 90, лист УФНС по м Москві від 28.10.2010 № 16-15 / 113462 @ ).
Однак відповідно до абз. 4 п. 1 ст. 252 Податкового кодексу РФ під документально підтвердженими витратами розуміються витрати, підтверджені, зокрема, документами, побічно підтверджують зроблені витрати, в т.ч. наказом про відрядження та проїзними документами.
Вважаємо, що тепер податкова служба визнає і обов'язковість видання наказу про направлення у відрядження, і можливість підтвердження терміну перебування у відрядженні проїзними документами без оформлення посвідчення про відрядження.

Визначаємо фактичний термін перебування працівника у відрядженні

До внесення змін до Положення про відрядження документом, що підтверджує фактичний термін перебування працівника у відрядженні, згідно п. 7 Положення про відрядження, було посвідчення про відрядження. Але в деяких випадках проставити позначки про прибуття в пункти відрядження та вибуття з них було неможливо, і Мінфін Росії в листі від 16.08.2011 № 03-03-06 / 3/7 роз'яснював, що в таких ситуаціях факт перебування у місці відрядження у встановлений час може бути підтверджений іншими документами, зокрема:

- наказом (розпорядженням) про направлення працівника у відрядження;

- службового завдання для направлення у відрядження і звітом про його виконання;

- проїзними документами, з яких слідують дати прибуття та вибуття з місця призначення;

- рахунком готелю, що підтверджує період проживання в місці відрядження.

Зверніть увагу!

Згідно з новою редакцією п. 7 Положення про відрядження фактичний термін перебування працівника в місці відрядження визначається по проїзним документам, що подаються працівником після повернення зі службового відрядження.

І це цілком логічно, тому що наказ підтверджує тільки планований термін відрядження, службове завдання скасовано, рахунок готелю підтверджує тільки термін проживання, а проїзні квитки підтверджують весь термін перебування у відрядженні, включаючи і дорогу в обидва кінці, і проживання в місці відрядження.

Рекомендуємо відряджаються працівникам дбайливо ставитися до проїзних документів, щоб згодом не виникло проблем з підтвердженням фактичного строку перебування у відрядженні.

Вихід є!

Мінфін Росії в листі від 05.02.2010 № 03-03-05 / 18 роз'яснив, що в разі втрати оригіналів проїзних документів можуть бути представлені дублікат проїзного документа або копія примірника квитка, що залишився в розпорядженні транспортної організації, що здійснила перевезення фізичної особи, або довідка з транспортної організації із зазначенням реквізитів, що дозволяють ідентифікувати фізичну особу, маршрут його проїзду, вартість квитка і дату поїздки.

Згідно абз. 2 п. 9 Порядку та умов відрядження федеральних державних цивільних службовців, затверджених Указом Президента РФ від 18.07.2005 № 813 (в ред. Від 12.12.2014; далі - Порядок і умови відрядження), при відсутності проїзних документів (квитків) фактичний термін перебування цивільного службовця в службовому відрядженні визначається за іншим підтверджує період його перебування у службовому відрядженні документам, перелік яких затверджується Міністерством фінансів Російської Федерації.

Вважаємо, що цей перелік буде корисний не тільки федеральним державним органам, державним позабюджетним фондам Російської Федерації і федеральним державним установам, а й іншим організаціям, що не відносяться до бюджетної сфери.

Нерідко працівники їздять у відрядження на особистому транспорті. Згідно з новим - другого - абзацу п. 7 Положення про відрядження в разі проїзду працівника до місця відрядження і (або) назад до місця роботи на особистому транспорті (легковому автомобілі, мотоциклі) фактичний термін перебування в місці відрядження вказується в службовій записці, яка представляється працівником після повернення зі службового відрядження роботодавцю одночасно з виправдувальними документами, що підтверджують використання зазначеного транспорту для проїзду до місця відрядження і назад (шляховий лист, рахунки, кв ітанціі, касові чеки тощо.).

Службова записка оформляється в довільній формі, але якщо в організації поїздки у відрядження на особистому транспорті - досить часте явище, рекомендуємо розробити спеціальний бланк, який дозволить працівнику вказати всю необхідну інформацію і не допустити помилок.

Форму бланка службової записки і приклад його заповнення (Приклад 1) можна привести в додатку до Положення про відрядження працівників.

Службові записки разом з документами, що підтверджують використання автомобіля (шляховий лист, касові чеки за бензин, квитанції за парковку і проїзд по платних дорогах тощо.), Разом з авансовим звітом передаються в бухгалтерію.

Як підтвердити відвідування декількох місць відрядження?

Раніше в посвідченні про відрядження можна було проставити позначки про прибуття в кожен пункт відрядження і вибуття з нього. У новій редакції Положення про відрядження відсутні норми про спосіб вказівки декількох місць, які повинен відвідати працівник за час відрядження. Можна, звичайно, для підтвердження витрат на проїзд перерахувати всі пункти відрядження, які відвідав працівник, в службовій записці з додатком проїзних документів, що підтверджують переміщення працівника з одного пункту відрядження в інший.
Однак, оскільки в новій редакції Положення про відрядження про обов'язковість зазначення в службовій записці всіх місць, які відвідав працівник у відрядженні, не згадується, вважаємо, що подання проїзних документів буде достатньо.

Слід зауважити, що в бюджетних організаціях, згідно п. 21.1 Порядку та умов відрядження, відшкодування витрат, пов'язаних з використанням цивільним службовцям особистого транспорту для проїзду до місця відрядження і назад - до постійного місця проходження федеральної державної цивільної служби, здійснюється в порядку, затвердженому Кабінетом Російської Федерації.

Крім того, відповідно до п. 22 Порядку та умов відрядження за відсутності проїзних документів (квитків) або документів, виданих транспортними організаціями і підтверджують інформацію, що міститься в проїзних документах (квитках), оплата проїзду не проводиться, за винятком відшкодування витрат, пов'язаних з використанням особистого транспорту для проїзду у відрядження і назад.

закордонне відрядження

Пункт 15 Положення про відрядження втратив чинність, отже, посвідчення про відрядження не потрібно оформляти і в разі відрядження до держав - учасниць Співдружності Незалежних Держав, з якими укладені міжурядові угоди, на підставі яких в документах для в'їзду і виїзду прикордонними органами не робляться відмітки про перетинання державного Межі.

Відповідно до нової редакції п. 19 Положення про відрядження дата перетину державного кордону Російської Федерації при дотриманні з території Російської Федерації і на територію Російської Федерації визначається по проїзним документам (квитках).

У новій редакції Положення про відрядження нічого не сказано про способи підтвердження дати перетину кордону в разі, якщо працівник їздив у відрядження, наприклад, на службовому автомобілі. Вважаємо, що дати перетину державного кордону слід вказати в службовій записці.

Оформляємо наказ про направлення працівника у відрядження

Якщо у вашій організації прийнято рішення використовувати уніфіковані форми № Т-9 «Наказ про направлення працівника у відрядження» і Т-9а «Наказ про направлення працівників у відрядження», затверджені наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1, потрібно дотримуватися Порядок застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затверджений наказом Мінстату України від 24.03.1999 № 20 (далі - Порядок застосування уніфікованих форм).

Відповідно до частини другої та третьої Порядку застосування уніфікованих форм всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм залишаються без зміни (включаючи код, номер форми, найменування документа), видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.

Рядок для вказівки підстави наказу в уніфікованих формах № Т-9 і Т-9а є не окремим реквізитом, а всього лише частиною реквізиту «Текст», оформленого в табличній формі, але змінювати підрядник - видаляти слова «службове завдання» - ми вам порадити не можемо, незважаючи на те, що ці слова повністю втратили свою актуальність.

Якщо в організації затверджені локальні уніфіковані форми наказів про направлення працівника (працівників) у відрядження (Приклади 2 і 3), все спрощується, тому що ніщо не заважає внести в локальну форму необхідні зміни і заново затвердити її. Рядок для вказівки підстави наказу може виглядати наступним чином:

Підстава: ___________________________________________________
найменування, дата і номер документа

Що є тепер підставою для видання наказу? Роботодавець може направити працівника у відрядження за різними підставами, наприклад:

• якщо відрядження передбачені договором про виконання робіт (надання послуг) або договором про спільну діяльність, в якості підстави для видання наказу вказується цей договір;
• якщо поїздка у відрядження необхідна з метою узгодження і / або підписання документів, підставою може бути службова записка керівника підрозділу;
• якщо в організації є затверджений план службових відряджень працівників на квартал, півріччя або в цілому на рік, підставою для видання наказу буде цей план;
• якщо виникла необхідність вирішення конкретних завдань виробничо-господарської, фінансової та іншої діяльності, підставою може служити також службова (доповідна) записка, або план заходів, або запрошення в рамках спільної діяльності;
• якщо в організацію надійшло запрошення взяти участь в конференції, нараді, семінарі або іншому заході з метою вивчення, узагальнення та поширення досвіду, нових форм і методів роботи і роботодавець вважає таку участь корисним, в якості підстави для видання наказу вказується дане запрошення.

Як оформити службове доручення?

Згідно з новою редакцією абз. 2 п. 3 Положення про відрядження працівники направляються у відрядження на підставі рішення роботодавця на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. При цьому в ст. 166 Трудового кодексу Російської Федерації говориться про розпорядження роботодавця.

Про необхідність письмового оформлення такого доручення в Положенні про відрядження нічого не сказано. Отже, організація сама повинна вирішити, чи потрібно оформляти службові доручення в письмовому вигляді, яку форму для цього вибрати і хто буде їх підписувати, а також як працівник зможе підтвердити виконання службового доручення.

Відзначимо, що в більшості випадків окрема письмова форма службового доручення не потрібна, оскільки доручення (мета) формулюється в наказі, а результат поїздки підтверджується привезеними працівником документами. Наприклад, працівнику було доручено виїхати у відрядження, мета якої полягає в тому, щоб зустрітися з контрагентом і отримати його підпис на договорі. Після повернення з відрядження працівник представляє керівництву підписаний договір.

У подібних випадках оформлення службового доручення в письмовій формі - просто зайва паперова тяганина, як і звіт про виконану у відрядженні роботу.

Однак нерідкі випадки, коли доручення, яке дають командируемому працівникові, досить складне, що складається з декількох завдань, часом які пов'язані між собою, що буяє числовими даними, тобто таке, яке неможливо, з одного боку, запам'ятати, а з іншого - довести, що було саме таке доручення. Звичайно, в таких випадках службове доручення вимагає письмової форми.

У Положенні про відрядження працівників організації відповідні пункти можна сформулювати наступним чином:

1.4. При необхідності службове доручення командируемому працівнику оформляється в письмовій формі.

1.5. Службове доручення, оформлене в письмовій формі, підписує керівник структурного підрозділу, в якому працює відряджаються працівник, і стверджує керівник організації або уповноважена ним особа.

Є ще один спосіб оформлення службового доручення. У локальних уніфікованих формах наказів про направлення працівника (працівників) у відрядження замість рядків «з метою» (в односуб'ектной формі) і «мета» (в багатосуб'єктній формі) можна передбачити рядки «Службове доручення», в яких вказати короткий зміст службового доручення (див . Приклади 2 і 3).

Зверніть увагу: п. 6 Положення про відрядження, де говорилося про мету відрядження, яку слід було вказувати в службовому завданні, втратив чинність.

Якщо обсяг службового доручення великий, його можна викласти не в самому наказі, а в додатку до нього (Приклад 4), не забувши вказати в наказі, що є додаток.

Якщо організація застосовує уніфіковані форми № Т-9 і Т-9а, в них також можна вставити додаткові рядки для зазначення службового доручення або оформити вкладний лист «Службове доручення», тому що згідно з частиною п'ятою Порядку застосування уніфікованих форм при виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків (включаючи вільні) і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.

Замість вкладного листка можна оформити службове доручення у формі додатку до наказу.

Як відзвітувати про виконану у відрядженні роботу?

Абзац 2 п. 26 Положення про відрядження, згідно з яким працівник після повернення з відрядження був зобов'язаний подати роботодавцю протягом трьох робочих днів звіт у письмовій формі про виконану роботу у відрядженні, узгоджений з керівником структурного підрозділу роботодавця, з 8 січня цього року втратив чинність.

Можна зробити наступний висновок: як і в питанні про службове доручення, організація повинна самостійно вирішити, чи потрібен такий звіт, в якій формі він повинен бути представлений і хто його повинен підписати, і, якщо організація визнає за необхідне, узгодити і / або затвердити.

до речі

Згідно подп. «Б» п. 35 Порядку та умов відрядження після повернення зі службового відрядження цивільний службовець зобов'язаний протягом трьох службових днів представити до державного органу звіт про виконану роботу за період перебування в службовому відрядженні, узгоджений з керівником структурного підрозділу, в якому він заміщає посаду федеральної державної цивільної служби.

У Положенні про відрядження працівників організації відповідні пункти можуть бути сформульовані наступним чином:

10.1. Протягом трьох робочих днів з дня повернення із службового відрядження працівник зобов'язаний надати:

- безпосередньому керівнику - звіт про виконану в період відрядження роботу за формою, наведеною в додатку № 2 до цього Положення. Працівники, відряджені для участі в будь-якому заході (семінарі, конференції і т.п.), докладають до звіту отримані ними як учасниками заходу матеріали;

- в бухгалтерію - авансовий звіт про витрачені їм сумах.

Зауважимо, що в деяких випадках в наданні звіту немає ніякої необхідності. Наприклад, якщо працівник був відряджений з метою закупівлі запасних частин, після повернення з відрядження йому досить здати їх на склад і передати в бухгалтерію документи на ці запасні частини. Подібні випадки можна передбачити і в Положенні про відрядження працівників, наприклад:

10.2. У разі направлення працівника у відрядження з метою отримання (придбання) матеріальних цінностей, документів і т.п. звіт про виконання службового доручення не складається.

Працівник зобов'язаний відразу після повернення з відрядження повідомити своєму безпосередньому керівнику про виконання службового доручення, передати отримані (придбані) матеріальні цінності, документи і т.п. до відповідного підрозділу організації і передати в бухгалтерію документи на матеріальні цінності.

Облік працівників, які виїжджають і приїжджають у відрядження

Згідно п. 8 Положення порядок і форми обліку працівників, які вибувають у відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені, визначаються Міністерством праці та соціального захисту Російської Федерації.

Порядок і форми обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає і прибулих в організацію, в яку вони відряджені, затверджені наказом Міністерства охорони здоров'я від 11.09.2009 № 739н (далі - Наказ № 739н).

У формі журналу обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає, наведеною у додатку № 2 до Наказу № 739н, передбачена графа для зазначення дати і номера посвідчення про відрядження. До внесення змін до Наказу № 739н в цій графі можна ставити прочерк.

Наша порада

Прочерк (довге тире) виходить при одночасному натисканні трьох клавіш: Ctrl + Alt + «-» на цифровій клавіатурі.

Форма журналу обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені, наведена в додатку № 3 до Наказу № 739н, передбачає зазначення найменування організації, що видала посвідчення про відрядження. У цій графі потрібно вказати найменування організації, яка відряджає.

Що стосується федеральних державних цивільних службовців, то п. 10 Порядку та умов відрядження було передбачено, що державні органи ведуть облік цивільних службовців, які виїжджають і приїжджають в службові відрядження, в спеціальних журналах за формами, порядок затвердження яких визначається Кабінетом Міністрів України [2] . Представник наймача або уповноважена ним особа своїм наказом (розпорядженням) призначає цивільного службовця, відповідального за ведення зазначених журналів і здійснення відміток у посвідченнях про відрядження.

Указом Президента РФ від 12.12.2014 № 765 п. 10 з 1 лютого 2015 р визнаний таким, що втратив силу.

Таким чином, на момент публікації даної статті питання про облік державних службовців, які виїжджають і приїжджають в службові відрядження, не вирішене.

На закінчення хочемо звернути вашу увагу на той факт, що виключення з тексту Положення про відрядження таких понять, як «мета відрядження», «службове завдання», «посвідчення про відрядження», «звіт про виконану у відрядженні роботу», не говорить про те, що роботодавець не повинен сформулювати мету відрядження, і не вводить заборону на застосування перерахованих документів. Тому в разі якщо організація вважає за доцільне використовувати посвідчення про відрядження та інші документи в звичному і зручному для неї форматі, рекомендуємо вказати це в Положенні про відрядження працівників організації.
Однак не можна не враховувати і того, що в цьому випадку можлива проблема: приймаюча сторона може відмовитися ставити відмітки про прибуття в місце відрядження і вибуття з нього, посилаючись на нову редакцію Положення.

[1] Тут і далі виділено автором.

[2] Постановою Росстату від 23.12.2005 № 107 затверджені уніфіковані форми № ТК-1 (державної) «Журнал обліку федеральним державним органом працівників, які виїжджають у службові відрядження» і № ТК-2 (державної) «Журнал обліку федеральним державним органом працівників, які приїжджають в службові відрядження ».

М.В. Журавльова, фахівець з кадрового обліку