1. Оформлення наказів по особовому складу
2. Форми наказів по особовому складу
3. Накази по особовому складу форма Т-1
4. Накази з особового складу: термін зберігання

Якщо підприємство використовує найману працю, то паперової роботи не уникнути. Велику групу становлять накази по особовому складу. До них пред'являється ряд вимог. Перевірте, чи правильно у вас в організації складаються і враховуються накази по особовому складу.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Наказ - це розпорядчий акт керівника юридичної особи, обов'язковий для виконання. Накази з особового складу - це група таких актів, які стосуються правового становища працівників юридичної особи, які перебувають з ним у трудових відносинах. Як правило, будь-який виникнення або зміна трудових правовідносин фіксується за допомогою даного документа: надходження на роботу, переміщення, зміна розміру оплати праці, направлення у відрядження, про надання відпустки, про застосування покарання у вигляді дисциплінарного стягнення, звільнення і т.д. Поняття «накази по особовому складу» і «кадрові накази» мають ідентичні змісту.

Оформлення наказів по особовому складу

Так як зазначений вид розпорядчих актів стосується працівників юридичної особи, то їх проекти готує, як правило, співробітник відділу кадрів (управління по персоналу). Залежно від штатного розкладу і наявності взагалі в організації окремого підрозділу по роботі з кадрами, підготовкою проекту може займатися юридичний відділ. Ніякої чіткої послідовності підготовки в законодавстві не прописано, це регулюється або звичаями ділового обороту, або локальними нормативними актами підприємства. Зазвичай він проходить такі етапи:

• підготовка проекту;
• узгодження і візування проекту;
• підписання керівником;
• реєстрація;
• ознайомлення з ним усіх зацікавлених співробітників.

Візувати його може юрист, начальник того підрозділу, співробітника якого даний акт стосується, співробітник внутрішнього контролю на ряді підприємств. Після його підписання керівником, він підлягає реєстрації. Як проводиться реєстрація - юридична особа визначає самостійно - чи буде це журнал реєстрації в паперовому варіанті або електронному. У тексті розпорядчого акта може бути інформація, на якого співробітника покладається обов'язок забезпечити ознайомлення з ним зацікавлених осіб. Якщо цієї вказівки немає, то, як правило, цим займається співробітник, який його реєструє.

Після стадії ознайомлення розпорядчий акт набирає чинності і стає обов'язковим для виконання.

Організація має право розписати в локальному нормативному акті то, як здійснюється оформлення наказів по особовому складу , Зразок типової форми за видами може бути додатком такого локального акту.

Форми наказів по особовому складу

Для багатьох видів розпорядчих актів довгий час застосовувалися уніфіковані форми, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати». Але з 1 січня 2013 року уніфіковані форми наказів по особовому складу перестали бути обов'язковими. Однак багато юридичні особи продовжують їх використовувати, тому що вони звичні і зручні, наприклад, про прийомі на роботу (Форма Т-1), про припинення трудового договору (форма Т-8), про направлення працівника у відрядження (форма Т-9) і ін.

Для деяких уніфікованої форми і не було: наприклад, про притягнення до понаднормової роботи, про виконання обов'язків відсутнього працівника, про тривалість робочого часу, про відсторонення від роботи і ін.

Якщо юридична особа приймає рішення не використовувати уніфіковані форми наказів по особовому складу , То воно має право розробити і затвердити локальним нормативним актом власні форми. Затверджений по інший, своєю формою наказ по особовому складу (зразок) може бути додатком до такого локального акту. Як правило, він оформляється на фірмовому бланку організації, а при його реєстрації застосовується літерний код після номера «до» чи «лс», що означає, що даний розпорядчий акт кадровий або по особовому складу.

Форми наказів по особовому складу скачати можна з довідково-правових систем, а також тут :

Змін в порядок їх оформлення останнім часом не вносилося, тому наказ по особовому складу зразок 2017 буде ідентичним зразку попередніх років.

Читайте також:

Накази по особовому складу форма Т-1

Найбільш поширений розпорядчий акт, який часто до сих пір оформляється за уніфікованою формою, - про прийом на роботу за формою Т-1. Виглядає він так:

Завантажити заповнений зразок

Як і інші накази по особовому складу, форма Т-1 містить обов'язкові реквізити - найменування, дату, номер, ПІБ працівника, вказівку на посаду і прізвище керівника, зазначив про ознайомлення з ним працівника.

Слід пам'ятати про одну особливість - якщо видається акт про прийом на роботу одноосібного виконавчого органу юридичної особи, головного бухгалтера, нехай навіть з використанням уніфікованої форми, то такі будуть наказами по основній діяльності, а не по особовому складу. Це пов'язано з тим, що факт початку трудових відносин таких осіб впливає на подальшу діяльність всієї юридичної особи. Хоча за змістом і по набору реквізитів накази щодо перших осіб не відрізняються.

Накази з особового складу: термін зберігання

Накази по особовому складу містять важливу для працівника інформацію - про його стажі , Трудової діяльності. Така інформація може знадобитися і через значний час навіть після припинення трудових відносин з роботодавцем. Тому документи з особового складу відносяться документам тривалого зберігання.

Всі кадрові розпорядчі акти діляться на дві великі групи залежно від терміну зберігання:

1. підлягають зберіганню протягом 75 років;
2. підлягають зберіганню протягом 5 років.

Такі терміни встановлені на рівні законодавства - Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558, де особливий розділ займають накази по особовому складу, термін зберігання для яких визначено який в 75 років, або в 5 років.

Тривалішому зберіганню підлягають розпорядчі акти, що регулюють такі питання:

1. прийом;
2. переміщення ;
3. звільнення;
4. атестація;
5. суміщення;
6. оплата праці;
7. преміювання;
8. будь-який відпустку працівників на підприємствах з шкідливими і важкими умовами праці;
9. відпустку по догляду за дитиною та інші.

Накази про короткострокові відпустки, навчальні відпустки, чергуваннях і інші зберігаються п'ять років.

Так як юридична особа несе відповідальність за збереження кадрової документації, то і організація зберігання також лягає на нього. Для цього створюється архів наказів по кадрам.

Накази з різним терміном зберігання підлягають поділу, вони зберігаються в роздільних папках. Хоча і всередині групи з однаковим терміном можуть формуватися різні папки за різними підставами у залежності від кількості що підлягає зберіганню документації.

Як організувати архів наказів по особовому складу, приклад номенклатури справ - ці питання вирішуються самостійно юридичною особою.

Читайте також: