КОРПОРАТИВНІ КАРТИ: РОЗРАХУНКИ ТА ОБЛІК

1. Перелік витрат і операцій, які можуть бути вчинені працівником організації за корпоративною карткою, що належить організації

Використання корпоративних карт в здійсненні господарської діяльності будь-якої організації дуже зручно і з кожним роком збільшується кількість організацій, які застосовують їх у своїй діяльності.

Для того щоб використовувати корпоративну банківську карту в організації, доцільно видати положення про використання такого банківського продукту, яке встановить перелік посад співробітників, що мають право використовувати дану карту, ліміти розрахунків по даній карті, а також перелік витрат, які кожен співробітник може здійснювати з використанням даної карти, відповідальність за її втрату і інші необхідні для здійснення контролю операції.

Для виключення можливих суперечок з працівниками, необхідно відповідно до ч. 2 ст. 22 ТК РФ ознайомити під розпис всіх співробітників, що мають право використовувати цю карту.

Для обліку руху корпоративних карт необхідно розробити і затвердити форми первинних документів, на підставі яких буде здійснюватися облік прийому і видачі корпоративних банківських карт (ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», далі - Закон N 402 ФЗ).

В обліковій політиці доцільно прописати спосіб обліку підзвітних сум на спеціальний рахунок (п. 7 ПБО 1/2008), а також методологію обліку, про що буде сказано в цій статті

Перелік витрат, які можуть бути включені до складу витрат, що зменшують оподатковуваний базу, визначається за загальними правилами відповідно до положень ст. 252 Податкового кодексу Російської Федерації (НК РФ).

Для бухгалтерського обліку операцій з корпоративними банківськими картами застосовуються рахунки 51 «Розрахунковий рахунок» або 55 «Інші рахунки в банках». Списання грошових коштів з банківської карти відображають проведенням за кредитом рахунка 51 «Розрахунковий рахунок» або 55 «Інші рахунки в банках» в кореспонденції з дебетом рахунків обліку розрахунків або витрат в залежності від об'єкту, що відбивається в бухгалтерському обліку події господарського життя.

Перелік операцій, які можуть бути здійснені фізичною особою по банківській карті встановлені в Положенні про емісію платіжних карт і про операції, що здійснюються з їх використанням (затв. Банком Росії 24.12.2004 N 266- П) (ред. Від 10.08.2012) (Зареєстровано в Мін'юсті Росії 25.03.2005 N 6431) (далі по тексту Положення N 266-П).

Згідно п. 2.3 зазначеного Положення клієнт - фізична особа здійснює з використанням банківської карти наступні операції:

• отримання готівкових коштів у валюті Російської Федерації або іноземній валюті на території Російської Федерації;
• отримання готівкових коштів в іноземній валюті за межами території Російської Федерації;
• оплату товарів (робіт, послуг, результатів інтелектуальної діяльності) у валюті Російської Федерації на території Російської Федерації, а також в іноземній валюті - за межами території Російської Федерації;
• інші операції у валюті Російської Федерації, щодо яких законодавством Російської Федерації не встановлено заборони (обмеження) на їх вчинення;
• інші операції в іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства Російської Федерації.

Клієнт - фізична особа може здійснювати з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт зазначені в цьому пункті операції по банківських рахунках, відкритим у валюті Російської Федерації, і (або) за банківськими рахунками, відкритими в іноземній валюті.

Клієнт - фізична особа, що є резидентом, може здійснювати з використанням кредитних карт зазначені в цьому пункті операції за рахунок наданого кредиту у валюті Російської Федерації без використання банківського рахунку.

Використання передплаченого карти клієнтом - фізичною особою здійснюється відповідно до вимог Федерального закону РФ N 161-ФЗ від 27.06.2011 N 161-ФЗ «Про національну платіжну систему» ​​(далі - Федеральний закон РФ N 161-ФЗ) за рахунок залишку електронних грошових коштів у валюті Російської Федерації і (або) в іноземній валюті.

Клієнт - фізична особа, що є нерезидентом, може здійснювати з використанням кредитних карт зазначені в цьому пункті операції за рахунок наданого кредиту у валюті Російської Федерації, іноземній валюті без використання банківського рахунку.

Згідно п. 2.4 зазначеного Положення N 266-П клієнти - фізичні особи з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт можуть здійснювати операції у валюті, відмінній від валюти рахунку, валюти наданого кредиту, в порядку та на умовах, встановлених в договорі банківського рахунку , кредитному договорі. Клієнти - фізичні особи з використанням передплачених карт можуть здійснювати перекази електронних грошових коштів у валюті, відмінній від валюти залишку електронних грошових коштів. При здійсненні зазначених у цьому пункті операцій валюта, отримана кредитною організацією - емітентом в результаті конверсійної операції, перераховується за призначенням без зарахування на рахунок клієнта - фізичної особи.

Згідно п. 2.5 Положення N 266-П клієнт - юридична особа, індивідуальний підприємець здійснює з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт наступні операції:

• отримання готівкових коштів у валюті Російської Федерації для здійснення на території Російської Федерації відповідно до порядку, встановленого Банком Росії, розрахунків, пов'язаних з діяльністю юридичної особи, індивідуального підприємця, в тому числі оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат;
• оплата витрат у валюті Російської Федерації, пов'язаних з діяльністю юридичної особи, індивідуального підприємця, в тому числі оплатою витрат на відрядження та представницьких витрат, на території Російської Федерації;
• інші операції у валюті Російської Федерації на території Російської Федерації, щодо яких законодавством Російської Федерації, в тому числі нормативними актами Банку Росії, не встановлено заборони (обмеження) на їх вчинення;
• отримання готівкових коштів в іноземній валюті за межами території Російської Федерації для оплати витрат на відрядження та представницьких витрат;
• оплата витрат на відрядження та представницьких витрат в іноземній валюті за межами території Російської Федерації;
• інші операції в іноземній валюті з дотриманням вимог валютного законодавства Російської Федерації.

Клієнт - юридична особа, індивідуальний підприємець може здійснювати з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт зазначені в цьому пункті операції по банківських рахунках, відкритим у валюті Російської Федерації, і (або) за банківськими рахунками, відкритими в іноземній валюті.

Кредитна організація - емітент зобов'язана визначити максимальну суму готівкових коштів у валюті Російської Федерації, яка може видаватися клієнтові - юридичній особі, індивідуальному підприємцю протягом одного операційного дня для цілей, зазначених у цьому пункті. Кредитної організації - емітенту рекомендується встановити для клієнта - юридичної особи, індивідуального підприємця можливість отримання готівкових коштів у валюті Російської Федерації для цілей, зазначених у цьому пункті, в сумі, що не перевищує 100 000 рублів протягом одного операційного дня.

Клієнт - юридична особа, індивідуальний підприємець здійснює з використанням передплачених карт переклад електронних грошових коштів, повернення залишку електронних грошових коштів відповідно до вимог Федерального закону N 161-ФЗ.

Згідно п. 2.6 зазначеного Положення клієнти - юридичні особи, індивідуальні підприємці з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт можуть здійснювати операції у валюті, відмінній від валюти рахунку юридичної особи, індивідуального підприємця, в порядку та на умовах, встановлених в договорі банківського рахунку . При здійсненні зазначених у цьому пункті операцій валюта, отримана кредитною організацією - емітентом в результаті конверсійної операції, перераховується за призначенням без зарахування на рахунок клієнта - юридичної особи, індивідуального підприємця. Клієнти - юридичні особи, індивідуальні підприємці з використанням передплачених карт можуть здійснювати перекази електронних грошових коштів у валюті, відмінній від валюти залишку електронних грошових коштів.

Згідно п. 2.7 Положення N 266-П в разі відсутності або недостатності коштів на банківському рахунку при здійсненні клієнтом операцій з використанням розрахункової (дебетової) картки клієнту в межах ліміту, передбаченого в договорі банківського рахунку, може бути надано овердрафт для здійснення даної розрахункової операції при наявності відповідного умови в договорі банківського рахунку.

Згідно п. 2.8 Положення N 266-П кредитні організації при здійсненні емісії розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт можуть передбачати в договорі банківського рахунку, кредитному договорі умова про здійснення клієнтом операцій з використанням даних карт, сума яких перевищує:

• залишок грошових коштів на банківському рахунку клієнта в разі не включення в договір банківського рахунку умови надання овердрафту;
• ліміт надання овердрафту;
• ліміт кредиту, що надається, визначений у кредитному договорі.

Розрахунки за зазначеними операціями можуть здійснюватися шляхом надання клієнту кредиту в порядку і на умовах, передбачених договором банківського рахунку або кредитним договором з урахуванням норм цього Положення.

При відсутності в договорі банківського рахунку, а в кредитному договорі - умови надання клієнту кредиту за зазначеними операціями погашення клієнтом заборгованості, що виникла здійснюється відповідно до законодавства РФ.

Відповідно до пп. б п. 1 ч. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ) валюта РФ - кошти на банківських рахунках. Іноземна валюта - грошові знаки у вигляді банкнот, казначейських білетів, монети, що знаходяться в обігу і є законним платіжним засобом на території відповідної іноземної держави (групи іноземних держав) - пп. а п. 2 ч. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ.

Іноземна валюта є різновидом валютних цінностей (п. 5) ч. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173-ФЗ).

Відчуження резидентом на користь нерезидента валютних цінностей, валюти РФ на законних підставах, а також використання валютних цінностей, валюти РФ в якості засобу платежу є валютною операцією (пп. Б п. 9 ч. 1 ст. 9 Закону РФ от10.12.2003 N 173- ФЗ).

Виходячи з цього, оплата корпоративною карткою в іноземній валюті є валютною операцією, отже, для відображення в бухгалтерському обліку цієї операції необхідно застосовувати ПБО 3/2006 «Облік активів і зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті» (далі по тексту ПБО 3/2006 ).

ПБО 3/2006 встановлює особливості формування в бухгалтерському обліку і бухгалтерської звітності інформації про активи та зобов'язання, вартість яких виражена в іноземній валюті, в тому числі підлягають оплаті в рублях, організаціями, які є юридичними особами за законодавством РФ (за винятком кредитних організацій та державних ( муніципальних) установ) - п. 1 ПБО 3/2006.

Перелік можливих операцій по карті пропонуємо в таблиці N 1.

Таблиця N 1. Перелік можливих операцій по карті.

2. Оплата витрат на відрядження працівниками організації в іноземній валюті на території Росії і за її межами по рублевих корпоративних картках. особливості обліку

Як говорилося вище, допускається оплата витрат на відрядження та представницьких витрат в іноземній валюті за межами РФ за корпоративною карткою, емітованої як у валюті РФ, так і в іноземній валюті (п. 2.5 Положення N 266-П).

Виходячи з норм п. 5.2 Інструкції ЦБ РФ від 04.06.2012 N 138-І «Про порядок подання резидентами і нерезидентами уповноваженим банкам документів та інформації, пов'язаних з проведенням валютних операцій, порядок оформлення паспортів угод, а також порядок обліку уповноваженими банками валютних операцій і контролю за їх проведенням »(далі - Інструкція N 138-І), при здійсненні резидентом валютної операції по угоді (контрактом, кредитним договором), сума зобов'язань по якому не перевищує в еквіваленті 50 тисяч доларів США, пов'язаної зі списа ням валюти РФ з розрахункового рахунку резидента у валюті РФ, паспорт угоди не складається.

Пунктом 3.1 Інструкції N 138-І встановлено, що резидент при здійсненні валютної операції, пов'язаної зі списанням валюти РФ зі свого розрахункового рахунку в валюті РФ, відкритого в уповноваженому банку, представляє в уповноважений банк одночасно наступні документи: розпорядження про переведення грошових коштів, передбачених для нормативним актом Банку Росії, що регулює правила здійснення переказу грошових коштів (далі - розрахунковий документ за валютною операцією); документи, пов'язані з проведенням валютної операції, зазначеної в розрахунковому документі за валютною операцією.

У той же час п. 3.3 Інструкції N 138-І розрахунковий документ за валютною операцією не складається і не представляється резидентом до уповноваженого банку при здійсненні резидентом валютних операцій з використанням банківських карт.

Виходячи з вищевикладеного, резидент при здійсненні валютних операцій у валюті РФ з використанням банківських карт представляє в уповноважений банк документи, пов'язані з проведенням валютної операції без складання та подання розрахункового документа за валютною операцією. При цьому строк подання до банк документів, пов'язаних з проведенням валютних операцій з використанням банківських карт Інструкцією N 138-І прямо не передбачений. На нашу думку, такий термін слід узгодити з уповноваженим банком до початку здійснення валютних операцій. Також радимо вам погоджувати перелік експонованих в банк документів (наприклад, рахунків, актів, що підтверджують зроблені працівниками витрати).

У разі якщо оплата з рублевої корпоративної картки відбувається на території РФ, особливості ведення бухгалтерського та податкового обліку відсутні.

Для правильного же відображення в податковому і бухгалтерському обліку операцій з оплати з рублевої корпоративної картки за територією РФ будь-яких витрат необхідно відповісти на кілька запитань.

1. Чи необхідно відображати в обліку конвертацію рублів у іншу валюту?
2. Коли право власності на валютні цінності переходить до організації: в момент отримання валюти співробітником з банкомату або в момент здійснення ним валютного платежу з карти?
3. Чи виникають в обліку курсові різниці по розрахунках з підзвітною особою?

На нашу думку, право власності на валютні цінності переходить на організацію в момент отримання валюти його співробітником з банкомату з рублевої корпоративної картки (або в момент здійснення ним валютного платежу з рублевої корпоративної картки).

Спочатку право власності на валюту переходить на організацію, а потім організація видає валюту під звіт своєму співробітникові.

Це висновок обгрунтований наступним.

Згідно ст. 30 Федерального закону від 02.12.1990 N 395-1 «Про банки і банківську діяльність» відносини між кредитними організаціями та їх клієнтами здійснюються на основі договорів.

Згідно п. 1 ст. 845 Цивільного кодексу Російської Федерації за договором банківського рахунку банк зобов'язується приймати і зараховувати що поступають на рахунок, відкритий клієнтові (володільцеві рахунка), грошові кошти, виконувати розпорядження клієнта про перерахування і видачу відповідних сум з рахунка та проведення інших операцій за рахунком.

Договір про використання банківського рахунку укладений саме з юридичною особою, тому всі відносини з приводу договору (зняття грошей з рахунку, конвертація грошових коштів і т. П.) Мають місце саме між банком і юридичною особою. Корпоративна карта прив'язана до рахунку і фактично є тільки засобом платежу.

Згідно з положеннями ст. 140 Цивільного кодексу РФ рубль є законним платіжним засобом, обов'язковим до приймання за номінальною вартістю на всій території Російської Федерації.

При цьому валютні цінності - іноземна валюта і зовнішні цінні папери мають інший правовий режим (зокрема, не є платіжним засобом на території Росії за деяким винятком) відповідно до положень статей Федерального закону від 10.12.2003 N 173- ФЗ «Про валютне регулювання та валютний контроль ».

Таким чином, рублі і валюта - це різні об'єкти цивільних прав, в тому числі мають різну вартісну оцінку в різні періоди часу. При цьому зазначена різниця також повинна бути відображена в бухгалтерському та податковому обліку.

У п. 2.6 Положення про емісію платіжніх карт и про операции, что здійснюються з їх Використання, затв. Банком Росії 24.12.2004 N 266-П (Зареєстровано в Мін'юсті Росії 25.03.2005 N 6431) встановлено, що клієнти - юридичні особи з використанням розрахункових (дебетових) карток, кредитних карт можуть здійснювати операції у валюті, відмінній від валюти рахунку юридичної особи в порядку і на умовах, встановлених в договорі банківського рахунку. При здійсненні зазначених операцій валюта, отримана кредитною організацією - емітентом в результаті конверсійної операції, перераховується за призначенням без зарахування на рахунок клієнта - юридичної особи.

Однак це не означає, що господарської операції по конвертації валюти здійснено не було. Згідно з положеннями ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 N 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» кожен факт господарського життя підлягає оформленню первинним обліковим документом. І повинен бути відображений в бухгалтерському обліку.

Слід зазначити, що при використанні рублевих корпоративних карт організації необхідно враховувати, що комерційний курс обслуговуючого банку, який застосовується при конвертації валюти, як правило, значно відрізняється від офіційного курсу ЦБ РФ, що буде додатковим витратою організації. Організація має право врахувати такі витрати як позареалізаційні витрати при обчисленні податку на прибуток на підставі пп. 6 п. 1 ст. 265 Податкового кодексу РФ.

Також за виконання конверсійних операцій за дорученням клієнта банк може утримати винагороду, якщо така умова обумовлено в договорі банківського рахунку, яким передбачені розрахунки з використанням платіжної (розрахункової) карти. Цей момент також важливий при визначенні того, в рахунок організації або третьої особи (працівника) здійснюватися конвертація.

Бухгалтерський облік. Основні принципи і особливості

Бухгалтерський облік операцій з корпоративними банківськими картами залежить від рахунку, до якого така карта «прив'язана». Якщо карта «прив'язана» до одного з розрахункових рахунків компанії, то розрахунки, проведені з її використанням, відображаються на рахунку 51 «Розрахунковий рахунок». Якщо для розрахунків відкритий окремий рахунок, то такий рахунок в бухгалтерському обліку є рахунком 55 «Інші рахунки в банку».

Все списання грошових коштів з корпоративної банківської карти, вироблені уповноваженими особами компанії (отримання готівки та безготівкові розрахунки), відображаються проведенням за дебетом рахунка 71 «Розрахунки з підзвітними особами» і кредиту рахунки 51 «Розрахунковий рахунок» (55 «Інші рахунки в банках») , в разі, якщо відбувається списання рублів.

У разі якщо працівник отримав з карти іноземну валюту, то з урахуванням вищесказаного щодо одномоментного переходу права власності на валютні цінності спочатку до організації, а потім від організації до підзвітної особи, даний факт господарського життя необхідно відобразити в обліку. У зв'язку з відсутністю в російських стандартах бухгалтерського обліку (РСБО) методології обліку даної операції, застосовуваний метод необхідно в обліковій політиці закріпити. На нашу думку, для відображення покупки валюти, можна використовувати транзитний рахунок, наприклад рахунок 57 з певною ідентифікацією (Д57 К55) і відображенням суми у валюті за підзвітною особою за курсом ЦБ РФ і відображенням у витратах різниці в курсах купівлі і конвертації (Д71, 91.2 К57). Підставою для даної операції повинен бути документ з банку, що підтверджує проведення даної операції.

Далі з рахунку 71 «Розрахунки з підзвітними особами» кошти списуються на рахунки обліку розрахунків (60 "Розрахунки з постачальниками та підрядниками», 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами»), або рахунки обліку витрат (20 «Основне виробництво», 23 « допоміжні виробництва і господарства », 25« Загальновиробничі витрати », 26« Загальногосподарські витрати », 44« витрати на продаж ») в залежності від істоти події господарського життя і первинних документів.

З огляду на, що первинні документи можуть бути складені на іноземній мові, то необхідно зробити порядковий переклад на російську мову (п. 9 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н "Про затвердження Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації », ст. 68 Конституції РФ), який може бути здійснений як професійним перекладачем, так і співробітником організації, які володіють іноземною язи кому (лист Мінфіну РФ від 20.04.12 N 03-03-06 / 1/202)

Звертаємо увагу на такі особливості. Як говорилося вище, дана операція відноситься до валютної, відповідно організації необхідно застосовувати ПБО 3/2006.

Відповідно до п. 4, 5 і 6 ПБО 3/2006 в бухгалтерському обліку аванс, виданий у валюті, відмінній від валюти РФ, враховується в рублях за офіційним курсом ЦБ РФ, встановленим на дату видачі грошей з каси. На підставі п. 7, 9 і 10 ПБО 3/2006 перерахунок валютної заборгованості в рублі на кінець звітного періоду або на дату затвердження авансового звіту не проводиться. Тобто витрати підзвітної особи відображаються в обліку за курсом ЦБ РФ на дату видачі.

Однак є винятки. У разі якщо виявлено перевитрату авансу або аванс витрачений не повністю, то до даних сум буде застосовуватися курс ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту.

Залишок підзвітних сум співробітник повинен здати в касу організації протягом трьох робочих днів після повернення з-за кордону (п. 26 Постанови від 13 жовтня 2008 року N 749 «Про особливості направлення працівників у службові відрядження»). Невитрачену валюту слід оприбуткувати в касу з перерахунком в рублі за курсом на день повернення працівником грошей (п. 20 ПБО 3/2006 і п. 24 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ, затвердженого Наказом Мінфіну Росії від 29.07.1998 N 34н ).

Податковий облік. Основні принципи і особливості

Позитивною курсовою різницею в цілях податкового обліку з податку на прибуток визнається курсова різниця, що виникає при дооцінку майна у вигляді валютних цінностей і вимог, вартість яких виражена в іноземній валюті, або у разі уцінки зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті (п. 11 ст. 250 НК РФ).

Від'ємної курсової різницею в цілях податкового обліку з податку на прибуток визнається курсова різниця, що виникає при зниженні ціни майна у вигляді валютних цінностей і вимог, вартість яких виражена в іноземній валюті, або при дооцінку зобов'язань, вартість яких виражена в іноземній валюті (пп. 5 п. 1 ст. 265 НК РФ).

При цьому зазначеними нормами НК РФ зі складу позареалізаційних доходів і витрат виключені курсові різниці, що виникають від переоцінки виданих авансів.

Датою здійснення витрат на відрядження відповідно до пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ визнається дата затвердження авансового звіту.

До моменту, визначеного пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, підприємство повинно мати виписку з рублевого рахунки і дані банку про конвертацію валюти. На підставі документів з банку, що підтверджують проведення конвертації, різниця між курсом ЦБ і курсом конвертації валюти відповідно до пп. 6 п. 1 ст. 265 НК РФ і п. 2 ст. 250 НК РФ відбивається у витратах в НУ.

Далі при затвердженні авансового звіту застосовуються такі правила:

1. Відповідно до п. 10 ст. 272 НК РФ у разі перерахування авансу, витрати (затверджений авансовий звіт), виражені в іноземній валюті, перераховуються в рублі за офіційним курсом, встановленим ЦБ РФ на дату перерахування авансу (дати списання коштів з корпоративної картки (в частині, що припадає на аванс). тобто, в межах списаних з карти засобів курс дорівнюватиме курсу ЦБ РФ на дату списання коштів з картки.
2. У разі якщо буде перевитрата (економічно обгрунтований) підзвітних сум, то сума перевитрати у витратах буде відображена за курсом ЦБ РФ на дату затвердження авансового звіту (п. 10 ст. 272 ​​НК РФ).

Для прикладу бухгалтерського і податкового обліку корпоративної картки наводимо таблицю з уловнимі цифрами.

Таблиця N 2. Бухгалтерський і податковий облік на умовних цифрах і умовних прикладах