1. ЗМІСТ ПОСАДОВИЙ ІНСТРУКЦІЇ
2. ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ: ПОТРІБНІ ЧИ НІ?
3. Аргументи «проти»
4. Аргументи «за»
5. Посадова інструкція - ЛОКАЛЬНИЙ нормативний акт
6. До речі сказати
7. Поради роботодавцю

Треба чи не треба розробляти посадові інструкції? Ми вирішили допомогти вам відповісти на це один з вічних «кадрових» питань, враховуючи потреби та особливості вашої організації. Ви дізнаєтеся все «плюси» і «мінуси» такого документа, ситуації, коли наявність посадової інструкції має велике значення, а коли може «зіграти» і не на користь роботодавця. Якими документами можна замінити інструкції, і коли цього робити не варто. Ну і, звичайно, як розробити, затвердити і зберігати ці документи, якщо ви прийдете до висновку, що посадові інструкції необхідні у вашій роботі.

Посадова інструкція - це внутрішній документ, що закріплює трудову функцію і перелік обов'язків, права і межі відповідальності за конкретною посадою з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також кваліфікаційні вимоги, що пред'являються до заняття цієї посади. При цьому посадова інструкція затверджується як самостійний документ, а в певних випадках вона може бути додатком до трудового договору. Саме таким бачить її Роструд (листи Роструда від 24.05.2011 № 1412-6-1, від 30.11.2009 № 3520-6-1, від 31.10.2007 № 4412-6).

Читайте також:

ЗМІСТ ПОСАДОВИЙ ІНСТРУКЦІЇ

Зверніть увагу!
Посадова інструкція носить знеособлений характер

призначення посадової інструкції - пояснити працівнику, що від нього вимагається, визначити коло його прав і обов'язків, встановити межі його відповідальності. При цьому необхідно враховувати, що мотивувати працівника до виконання його посадових обов'язків посадова інструкція не може. Тому не варто сподіватися, що, вивчивши свою посадову інструкцію, натхненний працівник кинеться її виконувати. Зовсім ні, керівнику доведеться його мотивувати до цього, використовуючи систему мотивації, розроблену в компанії.

Нещодавно я влаштувалася на роботу в велику компанію, буду займатися підбором персоналу і оформленням прийому на роботу. Вивчаючи необхідні для моєї роботи документи, я помітила, що в цій компанії у кожного працівника є «своя» посадова інструкція. Ось, наприклад, у відділі кадрів три інспектора з кадрів і три різні інструкції. Але ж інструкція розробляється на певну посаду, а не для конкретного працівника, або я не права?

Дійсно, особливістю такого документа, як посадова інструкція, є те, що її зміст не «прив'язується» до характеристик конкретного співробітника. У ній визначаються вимоги до посади, незалежно від того, яка людина буде цю посаду займати. У практиці управління вважається, що інструкція повинна складатися з кожної штатної посади організації (лист Роструда від 09.08.2007 № 3042-6-0) і носити знеособлений характер.

Права, обов'язки і відповідальність працівника фіксуються і в такому важливому документі, як трудовий договір. Порівняння посадової інструкції і трудового договору представлено в таблиці 1.

У нашій компанії відкрита вакансія. Ми провели кілька співбесід і виявили найкращого кандидата, якого направили job offer. На поточний момент керівник хоче розширити обов'язки майбутнього співробітника і закріпити це в посадовій інструкції. Чи не буде порушенням, якщо обов'язки, зазначені в посадовій інструкції, будуть відрізняються від тих, які ми вже вказали в job offer?

Не можна плутати посадову інструкцію з пропозицією про найм (job offer) - письмовою пропозицією роботи, які направляються здобувачеві до офіційного влаштування на роботу. Пропозиція про наймання не є правовим документом, в зв'язку з цим опис посадових обов'язків працівника в ньому може не збігатися з посадовою інструкцією. Пропозиція про наймання практично не має юридичних наслідків ні для направив його роботодавця, ні для отримав таку пропозицію потенційного працівника. Врахуйте, що і в подальшому при оцінці ступеня відповідності працівника займаній ним посаді, наприклад в період проходження випробування, слід керуватися трудовим договором та посадовою інструкцією (див. Визначення Московського міського суду від 20.05.2011 по справі № 33-14936).

Раз мова зайшла про такий документ, як пропозиція про найм, відзначимо, що в даний час багато компаній, щоб полегшити підбір кандидатів на посади і чітко організувати роботу співробітників, стали створювати документи, що описують основні характеристики, якими повинен володіти співробітник для успішної роботи, - профессио- грами, професійні стандарти, професійні портрети, кваліфікаційні карти і карти компетенції, різноманітні профілі посади (профільні аналізи посади). Необхідно розуміти, що зазначені документи також не є посадовими інструкціями.

Таблиця 1

Порівняльна характеристика трудового договору та посадової інструкції

Чи є випадки, в яких наявність посадових інструкцій обов'язково? Чи є нормативні вимоги до змісту посадових інструкцій?

За загальним правилом для комерційних компаній обов'язковість наявності посадових інструкцій законодавством не передбачена. Однак ряд законодавчих та інших нормативних правових актів в окремих випадках містить вимоги до наявності та змісту посадових інструкцій працівників (табл. 2).

Таблиця 2

Нормативні вимоги до наявності та змісту посадових інструкцій

Як бачимо, на федеральному рівні немає єдиного нормативного правового акта, який встановлює порядок складання посадових інструкцій. Є лише окремі відомчі документи, які регламентують процес підготовки посадової інструкції працівника відповідного відомства.

У той же час ТК РФ не містить ні норм, які передбачають обов'язок роботодавця щодо розробки та застосування посадових інструкцій, ні навіть простого згадки про них. Для комерційних компаній посадова інструкція - це не обов'язковий, а рекомендований документ, його розробка - право, а не обов'язок роботодавця. Оштрафувати комерційну компанію за відсутність посадових інструкцій можна (лист Роструда від 09.08.2007 № 3042-6-0). А раз так, давайте подивимося, чи потрібна взагалі посадова інструкція?

ПОСАДОВІ ІНСТРУКЦІЇ: ПОТРІБНІ ЧИ НІ?

Отже, в комерційних компаніях введення посадових інструкцій є власним рішенням їх керівників.

Разом з тим Державна інспекція праці при перевірці дотримання роботодавцем трудового законодавства має право зажадати посадові інструкції в двох випадках.

Випадок 1. Якщо їх наявність прямо передбачено законом.

Випадок 2. Якщо їх наявність передбачена локальними нормативними актами роботодавця.

На практиці і роботодавці, і працівники найчастіше або недооцінюють, або, навпаки, сильно перебільшують можливості посадових інструкцій або ж взагалі вважають їх бюрократичними паперами, які не приносять ніякої користі. Пов'язано це як з нерозумінням ролі цього документа в управлінні організацією, так і зі стереотипами з минулого. Далі ми будемо говорити не про формальні документах, порошаться на полицях відділу кадрів, а про працюючих (в актуальному стані), складених не по шаблоном. Такі посадові інструкції надзвичайно корисні і потрібні з точки зору трудового і податкового права. Розглянемо аргументи «за» і «проти» складання посадових інструкцій.

Аргументи «проти»

Аргумент 1. Великий обсяг пов'язаної з цим «паперової» роботи.

Аргумент 2. Необхідність знати специфіку роботи відповідних фахівців компанії і враховувати вимоги податкового законодавства (табл. 3).

Аргумент 3. Труднощі в регламентації дій окремих структурних підрозділів організації.

Аргумент 4. Часті зміни структури і профілю діяльності окремих організацій.

Аргумент 5. Відсутність в організації спеціального підрозділу, що займається в тому числі складанням посадових інструкцій.

Розробка такого документа - дуже непроста і відповідальна задача, праця довгий і кропіткий. Адже опису посадових обов'язків працівника, що обмежується тільки назвою його посади, тут явно недостатньо.

Таблиця 3

Роз'яснення податкових органів про значення посадової інструкції

Наприклад, якщо в посадовій інструкції ви напишете, що фахівець з МСФЗ займається МСФЗ, менеджер з продажу продає, програміст програмує і т. Д., Це означає, що ви не напишіть нічого.

І навпаки, заклики типу «фахівець зобов'язаний докладати максимальних зусиль для примноження доходів компанії і її процвітання» зводять нанівець ефективність посадових інструкцій.

Саме тому для багатьох роботодавців складання посадових інструкцій - це «хвора» тема, що додає багато труднощів до роботи.

Аргументи «за»

Аргумент 1. Посадова інструкція - найважливіший документ, який регулює взаємовідносини між працівником і роботодавцем.

Наявність посадової інструкції позбавить керівника від необхідності кожного разу детально перераховувати обов'язки підлеглого. Адже цей документ повинен описувати прямі обов'язки відповідного фахівця, сферу його компетентності і відповідальності, критерії оцінки ефективності його роботи, взаємодія з посади і управлінську структуру, що має відношення до даного фахівця. Якщо все це в посадовій інструкції відображено і, більш того, відповідає дійсності, у роботодавця в руках відмінний інструмент управління персоналом, що дозволяє вирішувати багато виробничих і кадрові проблеми, а також уникнути внутрішніх конфліктів і трудових спорів.

Аргумент 2. Наявність і зміст посадових інструкцій може використовуватися роботодавцем в наступних цілях:

• для регламентації обов'язків, що виконуються працівниками, і оцінки якості їх роботи в процесі атестації, заохочення або накладення дисциплінарних стягнень;
• для правильного підбору, розстановки і використання кадрів;
• при скороченні штату або чисельності працівників (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) або звільнення за невідповідність працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації, підтвердженої результатами атестації (п. 3 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• для оцінки та розвитку персоналу, а також адаптації нових співробітників;
• при введенні нової посади; розширенні повноважень існуючої посади;
• при зміні організаційної структури компанії або функцій відповідного структурного підрозділу;
• при зміні керівництва компанії або структурного підрозділу, що веде до зміни трудових процесів і перерозподілу відповідальності;
• при виникненні проблемних ситуацій, причиною яких є нечіткий розподіл відповідальності між відповідними посадами і структурними підрозділами;
• для доведення аргументів сторін по самим різним категоріям індивідуальних трудових спорів, в тому числі: при відмові в укладенні трудового договору; при звільненні працівника як і витримав випробування; при звільненні працівника з ініціативи роботодавця за вчинення дисциплінарного проступку; з приводу умов праці; про зміну певних сторонами умов трудового договору; пов'язаних з утриманням із заробітної плати; про оплату праці в умовах відхилення від нормальних; що стосуються трудової дисципліни; про зняття дисциплінарних стягнень; про відшкодування працівником шкоди, заподіяної роботодавцю;
• для складання пропозиції про наймання (job offer) при підборі персоналу, формулювання вимог до вакансії, перевірки відповідності здобувача на вакантну посаду вимогам організації;
• для складання профілю посади (профільного аналізу посади) з метою підбору кандидатів при прийомі на роботу; атестації співробітників, які пройшли випробування, і подальшої атестації працюючого персоналу після закінчення певного часу; визначення цілей і планування навчання співробітників; формування кадрового резерву; планування кар'єри співробітників;
• для ранжирування робіт і посад, оцінки складності робіт і формування компенсаційних пакетів для працівників різних категорій в компанії з метою побудови системи мотивації персоналу;
• для отримання сертифікату ISO 9001 (сертифікація систем менеджменту якості, що застосовується з метою підтвердження виконання в організаціях вимог стандарту ДСТУ ISO 9001-2011 (ISO 9001: 2008));
• для залучення компанією іноземного інвестора;
• для обґрунтування розміру оплати праці, доплат і різних виплат, пов'язаних з виконанням трудових обов'язків, в тому числі при перевірці контролюючих органів - ГИТ, ИФНС, відділень ПФР і ФСС Росії (табл. 3).

Податковий інспектор при перевірці компанії потребують уявити посадові інструкції по тим працівникам, яким роботодавець компенсує витрати на стільниковий телефон, паливно-мастильні матеріали, проїзд в громадському транспорті і т. Д. У посадових інструкціях таких працівників має бути зазначено, що поїздки на громадському і особистому транспорті і стільниковий телефон використовуються виключно в службових цілях.

Якщо в посадовій інструкції не буде зазначений роз'їзний характер роботи, щодо компенсації вартості проїзду перевіряючі з ИФНС, ПФР, ФСС Росії вкажуть на необхідність доплати ПДФО до бюджету (лист Мінфіну Росії від 04.05.2006 № 03-05-01-04 / 112) і страхових внесків до позабюджетних фондів.

Аргумент 3. Посадова інструкція допоможе у визнанні економічно виправданими для цілей оподаткування прибутку витрат на роботи (послуги), які виконані сторонніми фахівцями або організаціями, навіть якщо у компанії в штаті є підрозділи або працівники з аналогічними функціями.

Посадова інструкція штатного фахівця відділу оренди допоможе довести, що його обов'язки полягають виключно в виставленні рахунків і зборі орендних платежів з орендарів і не збігаються з тією роботою з пошуку та залучення потенційних орендарів для компанії, яку виконує за договором возмездного надання послуг стороння фірма (лист Мінфіну Росії від 16.07.2008 № 03-03-06 / 1/83).

У нашій компанії, що займається продажами аудіо- та відеотехніки, дуже складні відносини між співробітниками відділу продажів і працівниками бухгалтерії. Періодично між ними виникають серйозні конфлікти, суть яких полягає в несвоєчасному поданні менеджерами з продажу необхідних документів (договорів, накладних, рахунків-фактур, актів виконаних робіт) в бухгалтерію. Разом з тим продавці вважають, що вони годують всіх нероб, які не можуть вчасно виписати рахунок або відвантажити товар. На жаль, такі внутрішньокорпоративні конфлікти позначаються на обсягах продажів. Що слід зробити для вирішення нашої ситуації?

Дійсно, успіх продажів залежить як від активності її підрозділів - продавців товарів, робіт, послуг, так і від ефективності підрозділів, які з клієнтами і контрагентами безпосередньо не спілкуються, але відповідають за документальне оформлення та супровід угод, укладених продавцями (бухгалтерія). Добре, коли і ті і інші розуміють важливість і значимість роботи кожного відділу компанії. Однак на практиці буває так, що обидві сторони незадоволені роботою один одного. У такій ситуації для ідеального функціонування бізнес-процесів буде незайвим розробити детальні посадові інструкції і відстежувати їх виконання співробітниками обох підрозділів.

Так, обов'язок своєчасно подавати необхідні документи в бухгалтерію може бути закріплена в посадовій інструкції менеджера з продажу.

Наприклад, в них можна передбачити, що «рахунок-фактура повинен бути витребуваний від контрагента не пізніше п'яти календарних днів, починаючи з дня відвантаження товару (виконання робіт, надання послуг), з дня передачі майнових прав або з дня отримання сум оплати, часткової оплати в рахунок майбутніх поставок товарів (виконання робіт, надання послуг), передачі майнових прав ». Така вимога п. 3 ст. 168 Податкового кодексу РФ, і виконання менеджером зі збуту вимог посадової інструкції в частині строків подання контрагентами рахунків-фактур позбавить його компанію від податкових ризиків з податку на додану вартість.

Або, наприклад, функцію боротьби з простроченою дебіторською заборгованістю можна розбити на кілька підфункцій і розподілити їх між відділом продажів і бухгалтерією в посадових інструкціях працівників.

Для бухгалтера встановити обов'язок регулярно (наприклад, щотижня) надавати структурним підрозділам, які займаються продажами, інформацію про величину дебіторської заборгованості в розрізі контрагентів, договорів, термінів виникнення і погашення.

Для менеджера з продажу, який щільно спілкується з фірмами-боржниками, встановити:

• обов'язок контролювати реальний стан дебіторської заборгованості в розрізі контрагентів за термінами виникнення та строками погашення на основі даних, представлених бухгалтерією, з використанням методів фінансового аналізу;
• відповідальність за своєчасну оплату відвантаженої продукції і за оперативне надходження документів за авансами, виплачених постачальникам.

З урахуванням наведених вище аргументів вважаємо, що без чітких, вичерпних і юридично грамотно складених посадових інструкцій важко здійснювати ефективне управління персоналом, причому це не залежить від розмірів організації або виду її діяльності.

Кількість працівників нашої компанії невелика, що дозволяє вирішити будь-яке питання за допомогою особистих комунікацій, наприклад: «Зроби ось це. Прийду - перевірю ». Така форма доручення роботи завжди нас влаштовувала. Але ось днями наш новий співробітник на обурення начальника за допущену помилку відповів: «А де написано, що я повинен це робити?». Як необхідно вчинити в зазначеній ситуації, адже, дійсно, доручене завдання начальника ніде прописано не було?

Працівник прав, і заперечити йому в такій ситуації нічого. Тому навіть для самої маленької компанії вербальне спілкування - це поганий спосіб регулювання взаємодії між працівником і роботодавцем. І справа не тільки в тому, що візит інспектора ГИТ або ИФНС може спричинити за собою певні неприємності.

Все-таки головне завдання посадових інструкцій полягає в забезпеченні прозорості трудового процесу, чіткому описі функцій і взаємодії по кожній посаді. Це дозволить працівникам відчути себе впевнено, а роботодавцю отримати ефективні важелі управління.

Отже, посадова інструкція необхідна в інтересах як роботодавця, так і працівника. Відсутність посадової інструкції в окремих випадках перешкоджає роботодавцю:

• здійснити обґрунтовану відмову в прийомі на роботу (оскільки саме в ній можуть міститися додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника);
• об'єктивно оцінити діяльність працівника в період проходження випробування;
• розподілити трудові функції між працівниками;
• тимчасово перевести працівника на іншу роботу;
• оцінити сумлінність і повноту виконання працівником трудової функції.

Саме по собі відсутність посадової інструкції не повинно розцінюватися як порушення трудового законодавства і тягти за собою?

відповідальність, однак може мати негативні наслідки у вигляді прийняття роботодавцем незаконних рішень у зв'язку з її відсутністю. Такі висновки зроблені Рострудом в листі від 09.08.2007 № 3042-6-0.

Посадова інструкція - ЛОКАЛЬНИЙ нормативний акт

Якщо у роботодавця розроблені і затверджені посадові інструкції, то в цих документах зазвичай максимально деталізовані трудові обов'язки, обсяг роботи, ділянки, за які відповідають працівники. Посадові інструкції, розроблені не під конкретних працівників, а знеособлено - за посадами, є локальними нормативними актами роботодавця (ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ, визначення Санкт-Петербурзького міського суду від 23.08.2011 № 33-12886).

До ознак нормативності актів відноситься сукупність наступних критеріїв:

• неодноразовість застосування акту (це означає в нашій ситуації, що після введення в організації посадових інструкцій в процесі їх застосування вони не втрачають силу і продовжують свою дію);
• неперсонифицированность акта (посадова інструкція створена не під конкретного працівника, наприклад аудитора Іванова, а введена знеособлено по кожній штатної посади, наприклад для посади аудитора, провідного аудитора і т. д.).

Порада Вручите копії посадових інструкцій працівникам, які займають відповідні посади. Це допоможе уникнути конфліктів - все чітко знатимуть свої обов'язки

Так, посадова інструкція аудитора (до внесення в неї змін) буде діяти і після звільнення, наприклад Іванова, і при прийомі в організацію нових аудиторів.

З таким локальним нормативним актом роботодавець обов'язково повинен ознайомити працівника під розпис як при прийомі на роботу (до підписання трудового договору), так і в разі внесення в нього відповідних змін (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Пам'ятайте, що не ознайомлення працівника з посадовою інструкцією може призвести до трудового спору.

Московський міський суд в Ухвалі від 26.08.2010 по справі № 3326803 одним з аргументів на користь працівника для звільнення його від обов'язку відшкодування шкоди роботодавцю, заподіяної розкраданням, вказав той факт, що працівник не був ознайомлений з посадовою інструкцією, інструкцією про здачу під охорону приміщень . Хоча самим бланком інструкції були передбачені підписи ознайомленого з нею працівника на кожній сторінці цього документа.

За загальним правилом роботодавець має право самостійно прийняти рішення про зміну локального нормативного акту, в тому числі і посадової інструкції.

До речі сказати

Для визначення змісту виконуваної трудової функції працівників, прийнятих на роботу за професіями робітників, слід розробляти і затверджуватиметься не посадові інструкції, а «виробничі інструкції» або «робочі інструкції». Такої позиції дотримується і Роструд (лист Роструда від 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Керівництвом нашої організації було прийнято рішення змінити кваліфікаційні вимоги до посади бухгалтера. Відповідно до посадової інструкції по вказаній посаді були внесені зміни. За якої умови ці зміни будуть поширюватися на вже працюючих бухгалтерів?

Звичайно, ніхто не може заборонити роботодавцю змінювати кваліфікаційні вимоги до певної посади шляхом внесення змін до посадової інструкції, що є самостійним документом. Ось тільки нові положення посадової інструкції в повній мірі будуть поширюватися на новоприйнятих працівників бухгалтерії, які займають зазначену посаду. Щоб внесені до посадової інструкції зміни поширювалися на вже працюючих бухгалтерів, необхідно, по-перше, ознайомити працівників з внесеними змінами, по-друге, отримати від них письмову згоду на зміну умов укладеного з ними трудового договору.

У тих випадках, коли внесення змін до посадової інструкції не тягне за собою необхідність зміни певних сторонами умов трудового договору, зручніше буде затвердити посадову інструкцію в новій редакції, письмово ознайомивши з нею працівників, які займають відповідні посади.

У наступному номері «Довідника кадровика» ми розглянемо процедуру складання та затвердження посадових інструкцій, а також докладніше зупинимося на змісті цих документів.

Поради роботодавцю

Рада 1.

Посадові інструкції краще затвердити. Вам буде простіше контролювати працівників, заохочувати їх і застосовувати заходи дисциплінарного впливу, відстоювати свої інтереси в трудових і податкових суперечках.

Рада 2.

Введення посадових інструкцій, а також порядок їх розробки і затвердження краще закріпити в локальному нормативному акті компанії, наприклад в Положенні про порядок розробки та затвердження посадових інструкцій.

Рада 3.

Недостатньо просто ознайомити працівника з його посадовою інструкцією під розпис, краще передавати йому копію цього документа для роботи.

Рада 4.

Посадова інструкція по кожній штатної посади повинна бути ретельно опрацьована і бездоганна з юридичної точки зору. Формальний підхід до їх складання неприпустимий.

Рада 5.

Посадова інструкція повинна чітко описувати бізнес-процес, яким займається відповідний фахівець, його взаємозв'язку і взаємини з іншими відділами, його начальником і підлеглими, а також містити коло обов'язків такого фахівця, права, які є у нього, його сферу впливу. Необхідно повністю виключити можливість подвійного тлумачення записаних в посадову інструкцію положень і не допустити суперечностей між окремими її пунктами.