1. Види забезпечення управління персоналом організації
2. Кадрове забезпечення системи управління персоналом
3. Якісні характеристики співробітників служби персоналу
4. Кількісний склад кадрової служби
5. Кадрове забезпечення управління персоналом: методи визначення числа працівників
6. Діловодного забезпечення системи управління персоналом

Кадровий менеджмент - дуже трудомісткий, але необхідний будь-якої компанії вид діяльності. Без документаційного та кадрового забезпечення управління персоналом служба HR просто не зможе повноцінно функціонувати. У цьому матеріалі розповімо, як визначити якісний і кількісний склад відділу, забезпечити оптимальні умови для роботи з кадровими документами.

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• Які види забезпечення управління персоналом необхідні організації?
• Як будується кадрове забезпечення системи управління персоналом?
• Які функції діловодного забезпечення системи управління персоналом?

Види забезпечення управління персоналом організації

Традиційно службою управління персоналом вважаються всі підрозділи компанії, що беруть участь в кадровому менеджменті. Вони можуть займатися стратегічної діяльністю (аналіз кадрової ситуації і формування системи управління людськими ресурсами), короткостроковим і середньостроковим плануванням (визначення критеріїв відбору фахівців, підбір і розстановка співробітників, створення штатних розкладів, підвищення кваліфікації підлеглих). До числа основних завдань даних служб можна віднести створення сприятливих умов праці, а також формування організаційної культури і її підтримку.

Менеджмент в сфері людських ресурсів повинен бути забезпечений комплексом засобів, необхідних для його успішної реалізації. Цей комплекс складається з різних видів забезпечення системи управління персоналом:

Необхідний кількісний і якісний склад співробітників служби;

• Нормативно-методичне

Документи організаційної, методичної, розпорядчої, економічної тематики, що регулюють діяльність служби, а також нормативно-довідкові матеріали, необхідні для регламентування трудових відносин та організації праці. Необхідно для підтримки процесів прийняття рішень, розробки методичної документації, ведення нормативного господарства.

• діловодне

Забезпечення умов, необхідних для ведення діловодства, і їх підтримка на всьому протязі циклу документообігу.

Більш докладно про структуру кадрового діловодства та класифікації HR-документів ви можете дізнатися тут .

• інформаційне

Реалізовані рішення, що визначають необхідний і допустимий обсяг інформації, правила її розміщення і кращі форми. Даний вид забезпечення управління персоналом - це масив оперативної і нормативно-довідкової інформації, класифікатори та системи документації. Його можна структурно розділити на внемашинное і машинне забезпечення. Перше складається з систем: кодування інформації, організації та зберігання документації, управлінських документів. Друге являє собою інформаційну базу на машинних носіях і програми для роботи з цією базою.

• організаційне

Робота окремих підрозділів компанії, що виконують завдання і функції кадрового менеджменту.

• Технічне і матеріальне

Розрахунок і виділення коштів, необхідних для роботи з співробітниками.

Наявність в організації всіх перерахованих вище видів забезпечення управління персоналом - це показник ефективності системи. Необхідною умовою також є їх узгодженість і взаємодія.

Кадрове забезпечення системи управління персоналом

Кадрове забезпечення системи управління персоналом організації - це необхідний і достатній для її успішного функціонування якісний і кількісний склад працівників. Для того щоб точно визначити ці показники необхідно врахувати:

• загальну чисельність співробітників;
• специфіку і масштабність діяльності компанії;
• соціальні характеристики колективу, склад і кваліфікацію;
• складність і комплексність завдань кадрової служби;

Якісні характеристики співробітників служби персоналу

До цих показників відносяться професійні , Особистісні, моральні якості працівників, що визначають ступінь їх відповідності займаній посаді. На практиці прийнято їх умовний розподіл на кілька груп:

• Здібності (в загальному розумінні, це властивості особистості, що зумовлюють успішне здійснення певного роду діяльності, а саме: рівень освіти, обсяг знань, ерудиція, досвід роботи в тій чи іншій сфері, професійні навички);
• Мотивації (система факторів, що впливають на поведінку людини, спонукають до певних дій: професійні та особисті інтереси, бажання кар'єрного росту, прагнення до влади, почуття відповідальності і готовність до навантажень);
• Властивості (ознаки поведінки, що мають тенденцію до прояву і повторюваності в подібних ситуаціях: здатність до сприйняття певних фізичних, інтелектуальних і психічних навантажень, уважність, пам'ять і т.д.);

Раніше для правильного підбору і розстановки фахівців можна було керуватися Кваліфікаційними довідниками посад, де був приведений їх перелік і опис. Тепер рекомендується використовувати профстандарти , Що визначають вимоги до фахівців HR.

Кадрове забезпечення служби управління персоналом, як правило, пред'являє наступні вимоги до працівників даної сфери:

• чітке уявлення області діяльності і специфіки компанії;
• лідерські якості та навички аналізу, планування, прийняття рішень, комунікації, вирішення конфліктів, управління змінами;
• здатність постійно перебувати в процесі навчання і розвитку;
• навички фінансового планування; вміння ставити цілі, що відповідають фінансовим можливостям підприємства;
• вміння взаємодіяти з колегами та іншими структурними підрозділами;

Кількісний склад кадрової служби

Серед посад, які належать структурі HR-служби, можна перерахувати наступні: керівник служби HR , Hr-менеджер, менеджер по компенсації і соціальних пільг, рекрутер, фахівець з навчання, спеціаліст з працевлаштування звільнених співробітників, спеціаліст з кадрового діловодства.

Точний кількісний склад визначається, в першу чергу, організаційно-штатними структурами і Статутом підприємства. Використовуючи різні методики розрахунку, що носять скоріше рекомендаційний характер, роботодавець сам визначає чисельність працівників за функціями управління, їх кваліфікаційний і професійний склад, стверджує штат. Серед найбільш популярних способів розрахунку числа співробітників можна згадати: метод багатофакторного аналізу, економіко-математичні методи, метод порівняння, методику прямого розрахунку, розрахунок по трудомісткості робіт або нормам обслуговування.

Кадрове забезпечення управління персоналом: методи визначення числа працівників

Для того щоб точно визначити кількісний склад кадрового забезпечення управління персоналом в організації використовуються математичні, статистичні, аналітичні методики. До числа найбільш широко поширених методів відносяться:

• Економіко-математичне моделювання

Цей спосіб дозволяє висловити економічні явища за допомогою математичних моделей: оцінити напруженість планових завдань служби управління кадрами, визначити брак ресурсів, отримати уявлення про всі кількісні характеристики управлінських процесів. Для таких моделей виявляються оптимальні показники, а саме: необхідне і достатнє число працівників.

• метод аналогій

Дозволяє визначити вимоги до служби управління персоналом, використовуючи аналіз аналогічних служб в інших компаніях. Варто, однак, відзначити, що даний метод є імовірнісним, тому що схожість структур HR-підрозділів може виявитися випадковим, а істотні, на перший погляд, ознаки - не мати особливого значення. Таким чином, цієї методики не завжди достатньо для того щоб точно визначити кількісний склад працівників.

• експертний метод

Допомагає виявити потреби у фахівцях з управління персоналом на підставі думки експертів в даній сфері. У теорії це самодостатня методика дослідження, яка базується на можливостях, навичках і знаннях фахівця в області HR. На практиці методика використовується тільки як складова частина інших методів.

• Метод прямого розрахунку

Має на меті визначення достатнього числа фахівців кадрової служби виходячи з розрахунку трудовитрат на реалізацію періодичних адміністративних функцій і усунення відхилень в них. Дозволяє визначити число працівників за допомогою норми трудомісткості, тобто трудовитрат на виконання управлінської роботи. Показники трудовитрат, в свою чергу, визначаються за допомогою хронометражу, розрахунковими або аналітичними методами.

Встановлена ​​норма трудомісткості дозволяє розрахувати кількісний склад на певний період часу. Наприклад, необхідно обчислити це число з розрахунку на один рік. Для цього потрібно знати:

• загальну трудомісткість робіт, виконуваних в підрозділі за рік (Т, людино-години);
• коефіцієнт, що дозволяє враховувати тимчасові витрати на виконання не передбачених трудомісткістю робіт (К ~ 1,15);
• корисний фонд робочого часу (Ф, число годин для одного працівника за рік);

Знаючи ці дані, можна розрахувати точну кількість співробітників кадрової служби, використовуючи формулу: Ч = Т * К / Ф

На практиці для планування чисельності кадрового забезпечення служби управління персоналом використовуються всі перераховані вище методики. Крім того, варто відзначити, що в сучасному бізнесі простежується тенденція відносного зростання кількісного складу HR-служб. Це багато в чому пояснюється автоматизацією багатьох ділових процесів, а також зростанням популярності кадрового аутсорсингу , Коли для вирішення питань управління персоналом залучаються сторонні зовнішні компанії.

Діловодного забезпечення системи управління персоналом

Під діловодних забезпеченням розуміється створення умов для роботи з документами, які циркулюють в системі кадрового управління. При цьому забезпечуватися повинен повний цикл документообігу: від створення документації до її виконання і передачі в архів або інші структурні підрозділи. Дані процеси можуть виконуватися спеціалізованою підсистемою (окремим підрозділом) або бути розподілені між усіма відділами кадрової служби.

Серед функцій діловодного забезпечення можна виділити:

• обробку вхідної та внутрішньої документації;
• доведення документів до співробітників для їх подальшого виконання;
• створення кадрової документації ;
• реєстрація, облік, зберігання, розмноження документів;
• формування справ;
• забезпечення своєчасної передачі документів до інших структурних підрозділів по вертикальних і горизонтальних зв'язків;
• контроль за виконанням документів;

Вимоги до оформлення кадрової документації регламентуються нормативно-правовою базою: законодавчими, правовими і нормативними актами, методичними документами. До їх числа відносяться: Цивільний та Трудовий кодекси РФ, ГОСТ Р 6.30-97. Уніфіковані системи документації, Державна система документаційного забезпечення управління, Загальноросійський класифікатор управлінської документації, Перелік типових управлінських документів і т.д.

Діловодного забезпечення системи управління персоналом створює умови для роботи з наступними видами документації:

• планова (заявки на підбір персоналу , Розрахунки за чисельністю штату, планові завдання з питань кадрового менеджменту);
• первинна облікова (облік праці та заробітної плати);
• статистична (звіти по продуктивності праці, фонду оплати праці, чисельності колективу);
• по соціальному забезпеченню (пенсії, пільги, допомоги);
• організаційно-розпорядча (листи, накази, постанови, заяви, анкети, інструкції);

Перелік обов'язкових документів і порядок роботи з ними регламентується законодавством, галузевими та відомчими нормативними актами.

Читайте статті на тему: