1. особливості процедури
2. проведення
3. ТМЦ
4. Шлюб у товару
5. Минулий термін придатності у матеріалів
6. Вимоги до заповнення
7. зразок

У процесі ведення діяльності практично будь-яке підприємство, господарство і організація стикаються з зносом матеріальних цінностей, шлюбом, псуванням і іншими факторами, які роблять неможливим їх подальше використання.

Природно, такі цінності не має сенсу зберігати і накопичувати. Процес утилізації засобів передбачає твір відповідного документального оформлення, який має чіткий алгоритм дій і повинен здійснюватися з дотриманням певних регламентують законів.

Одним з документів, який відображає списання коштів організації , Є дефектна відомість на списання матеріальних цінностей.

Зміст статті

особливості процедури

Процедура зняття з залишку матеріальних цінностей передбачає наявність документального підтвердження (зокрема, дефектної відомості), яка містить в собі таку важливу інформацію:

• безпосереднє підтвердження факту списання коштів;
• аргументація (причина) за якої неможлива подальша експлуатація або використання цінності.

Складання дефектної відомості здійснюється для таких цілей:

• обгрунтування зняття з залишку матеріальних цінностей з економічної точки зору;
• для використання всередині окремої компанії (організації, підприємства, фірми) для можливості проведення аналізу причин, що передують списанню та можливого їх усунення;
• для надання в якості підтверджує факту списання будь-яким зацікавленим особам - акціонерам, інвесторам, співробітникам контролюючих органів та податкової служби.

Як правило, в компаніях існує певний порядок, що передує списанню матеріальних цінностей.

Що стосується малоцінних засобів і товарів або їх певних груп розроблено графік певної періодичності - коли може здійснюватися списання (наприклад, в продуктових магазинах для зняття з залишку простроченого товару, яке здійснюється в присутності комісії, що складається з адміністративного персоналу).

Списання матеріальних цінностей зі значною вартістю може відбуватися або після планового огляду кваліфікованими співробітниками, або після подачі заяви керівником підрозділу про прихід в непридатність цінності і необхідності її списання.

Після виявлення необхідності та можливості твори списання членами затвердженої для таких випадків комісії (при їх особистій присутності) здійснюється оформлення дефектної відомості і її підписання. При залишенні такої відомості кожен з членів комісії повинен уважно ознайомитися зі змістом документа і тільки після цього ставити свій підпис.

Після підписання дефектної відомості відбувається утилізація цінності в порядку, встановленому внутрішніми правилами організації.

проведення

Особливості та види проводок при списанні матеріальних цінностей залежатимуть виключно від причини, по якій організація або фірма вирішила здійснити таку дію.

ТМЦ

При списанні товарно-матеріальних цінностей, які приходять в знос, необхідно буде провести операції такого типу:

• списання початкової вартості цінностей;
• списання по амортизації;
• остаточне списання вже з амортизованого кошти.

При списанні ТМЦ через їх псування або знищення внаслідок виниклих ситуацій бухгалтерія проводить такі документальні операції:

• відображення початкової вартості цінностей;
• відображення амортизації по ним;
• списання амортизованою ціни тих видів ТМЦ, які не були застраховані;
• відображення ціни амортизації всіх товарно-матеріальних цінностей, які були застраховані в тому обсязі, який не перевищує страхові виплати.

Шлюб у товару

Списання бракованого товару здійснюється за допомогою таких бухгалтерських проводок:

• при оприбуткуванні бракованої продукції за ціною її можливого застосування - дебет 10, кредит 28;
• віднесення втрат коштів унаслідок шлюбу на винну особу - дебет 73, кредит 28;
• при списанні втрат коштів у зв'язку з остаточним шлюбом ТМЦ - дебет 20, 23, 29 та інші, кредит - 28.

Минулий термін придатності у матеріалів

При списанні за допомогою дефектної відомості товарів і матеріалів з вичерпаним терміном придатності застосовують такі проводки:

• дебет 41 по субрахунку «Товари з вичерпаним терміном придатності»;
• кредит 41 по субрахунку «Товари в торгових залах»;
• дебет 41 по субрахунку «Товари з вичерпаним терміном придатності»;
• кредит 41 по субрахунку «Товари в торгових залах».

Вимоги до заповнення

Основними вимогами, що пред'являються до заповнення дефектної відомості на списання товару, є наступні:

1. Кожна господарська операція подібного роду повинна мати відповідне відображення в дефектної відомості. Причому, якщо в конкретний момент в наявності є однотипні засоби, які можна списати однією відомістю, то їх все включають в документ.
2. При складанні відомості враховують, що відображена в ній інформація може бути юридичною підставою для формування справ судового порядку.
3. Текст документа повинен містити пункти, обов'язкові для подібного роду документів, навіть в разі відсутності типової форми або наявності затвердженої внутрішніми правилами організації.
4. Підписувати відомість мають право особи, допущені до такої операції внутрішнім наказом або розпорядженням.
5. При заповненні документа заборонено допускати наявність виправлень, помарок і помилок.
6. Як правило, оформлення відомості відбивається в спеціальному журналі обліку подібних документів.

Дефектна відомість повинна оформлятися виключно на паперовому носії вручну або виконуватися за допомогою комп'ютерних програм.

Слід зазначити, що при необхідності надання такого документа будь-яким особам, організація здійснює оформлення копій за свій рахунок. Крім того, контроль за збереженням документації здійснюють співробітники, в обов'язки яких входить забезпечення цілісності та безпеки документів бухгалтерської звітності та обліку.

Вилучено облікові документи можуть бути тільки органами дізнання, податковою службою, органами внутрішніх справ. Будь-яке вилучення повинно підтверджуватися оформленням відповідного акта , На підставі якого можна буде пояснити відсутність того чи іншого документа. При вилученні або головний бухгалтер, або інша уповноважена особа може зробити копію відомості з відображенням на ній дати, причини та органу, який здійснив таку дію.

зразок

Типової форми дефектної відомості на зняття з залишку товару, яка є обов'язковою для всіх організацій, не існує.

Документи для скачування (безкоштовно)

Кожен окремий суб'єкт має право використовувати свою затверджену внутрішнім правилами форму, яка повинна містити в собі таку інформацію:

1. Назва організації (фірми, компанії). Обов'язково прописувати повне найменування без використання скорочень.
2. Найменування структурного підрозділу, на обліку якого знаходиться товарно-матеріальна цінність, що підлягає списанню.
3. Відображення записи про неможливість подальшого використання цінності;
4. При перевищенні певної вартості списується цінності відображається детальна інформація про неї. Найчастіше такий пункт може відображатися щодо виробничого і торгового устаткування, меблів, окремих елементів будівельного призначення, транспортних засобів і їх запчастин. По кожній такій цінності прописується заводський номер і внутрішній інвентарний, що співпадає з документацією з обліку товарно-матеріальних цінностей. Додатково вказується вартість основного засобу, а також встановлений термін його використання, не залежно від того, знімається з залишку він до або після його закінчення.
5. В окремих випадках вказують інформацію про виявлені дефекти або несправності. Важливим моментом є факт підтвердження несправності таких матеріальних цінностей - констатувати їх мають право лише спеціально уповноважені або призначені особи, які в порядку виконання своїх службових обов'язків, надання послуг або ж наявності профільних знань можуть надати достовірну інформацію про стан основного засобу.
6. Висновок створеної комісії про необхідність зняття з залишку матеріальної цінності.
7. Підпис всіх членів комісії.
8. Проставлення печатки на таких документах не є обов'язковим, але, при необхідності може здійснюватися.

Як редагувати дефектну відомість в Excel? Подробиці - в даному відео.