1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Хто і коли оформляє акт про знищення документів і справ
3. В ході роботи експертна комісія виконує такі процедури:
4. Акт знищення документів з простроченим терміном зберігання
5. Акт на знищення бухгалтерських документів
6. Акт знищення архівних документів
7. В архівах організацій експертиза цінності документації може бути проведена в двох випадках:
8. Акт про знищення документів зразок 2018 року
9. Шапка містить такі відомості:
10. Акт про знищення документів: зразок заповнення
11. Зберігання акта на знищення документів

Як оформити акт про знищення документів з простроченим терміном зберігання? Залежать особливості процедури від виду документації? Хто повинен займатися знищенням службових паперів, і які норми регламентують цей процес?

Зі статті ви дізнаєтесь:

В основі діяльності будь-якої організації лежить безліч видів службової документації. Вона регламентує бізнес-процеси і є їх підтвердженням. Саме тому всі офіційні папери зберігаються в компанії до закінчення їх термінів зберігання . Ці терміни визначаються на законодавчому рівні. Що стосується локальних норм компанії, то функцію регламентування в даному випадку виконує номенклатура справ організації. Дізнайтеся більше про терміни зберігання офіційних паперів в організації

Утилізація службових паперів проводиться щорічно. Це обумовлено тим, що багато хто з них втрачають свою актуальність і цінність після певного терміну. Дана процедура строго катуються має ряд важливих нюансів.

Хто і коли оформляє акт про знищення документів і справ

Для того щоб визначити, які папери підлягають утилізації, необхідно провести експертизу їх цінності. У компанії створюють спеціальну експертну комісію, до складу якої включають не менше двох співробітників.

Склад комісії затверджується наказом керівника. Згодом ці співробітники будуть нести відповідальність за всі етапи процедури.

До складу комісії, як правило, входять: представники структурних підрозділів, юрист, головний бухгалтер, кадровий фахівець і співробітник, відповідальний за архівне зберігання .

Експертиза цінності повинна проводитися кілька разів:

• після закінчення календарного року і завершення формування справ;
• по закінченню встановлених термінів зберігання;

Мета оцінки - упевнитися в тому, що виділена до утилізації документація не містить актуальною і важливою для компанії інформації і володіє завершеним терміном зберігання. Дізнайтеся, які види документації підлягають знищенню

Довідка

В ході роботи експертна комісія виконує такі процедури:

1. Перевірка справ на предмет наявності паперів зі строком зберігання;
2. Відбір документації, яка втратила практичну цінність;
3. оформлення протоколу засідання комісії ;
4. Заповнення акта про виділення документів до знищення;
5. Передача на утилізацію;

Акт знищення документів з простроченим терміном зберігання

Однією з причин утилізації офіційних паперів можна вважати закінчення терміну їх зберігання. Керуючись номенклатурою справ організації, комісія відбирає папери зі строком для утилізації і складає акт про виділення документів до знищення. Зразок бланка можна знайти в додатку №11 до п. 3.7.2. «Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів» (затверджені Наказом №19 Мінкультури Росії від 18.01.07).

Як правило, список таких паперів становить особа, яка здійснює процедуру утилізації. У нього вносять повний перелік найменувань, призначених до даної процедури. Обов'язково повинні бути дані відсилання до нормативно-правовій базі, що є підставою для утилізації. акт утилізації необхідно затвердити у керівника компанії. Тільки після цього можна приступати до останнього етапу. Після закінчення процедури факт її завершення фіксується експертною комісією, що підтверджується відповідною відміткою.

Акт на знищення бухгалтерських документів

Бухгалтерська документація поточного характеру володіє терміном тимчасового зберігання до 10 років. Її не включають в архівний фонд, а зберігають на місцях, у відповідних відділах. Після закінчення встановлених строків і проведення експертизи цінності ці папери утилізуються. Згідно з Наказом Міністерства Культури №526 від 31.03.2015, перевірку цінності проводять з періодичністю раз на рік.

Бухгалтерську документацію, термін зберігання якої закінчився, вилучають з підрозділів організації. В ході даної процедури важливо простежити за тим, щоб її термін закінчився до 31 грудня попереднього року. У разі, коли він завершується в поточному році, утилізацію можна буде провести лише через рік.

У переліку на утилізацію призводять повний список ліквідованих паперів. Крім того, даний список можна відобразити в окремій опису , Оформивши її як додаток.

Акт знищення архівних документів

Довідка

В архівах організацій експертиза цінності документації може бути проведена в двох випадках:

1. при підготовці до передачі справ в центральні архіви;
2. при виділенні справ з термінами зберігання, що;

Кожна справа, позначене відміткою ЕПК, підлягає полистовому перегляду. Це необхідно, щоб виявити паперу постійного терміну зберігання, які можуть бути в підшивці. Після цього справа виділяється до утилізації і включається в список.

Акт знищення документів, що не підлягають зберіганню, складається службою діловодства. Після узгодження його необхідно затвердити у керівника компанії, який несе відповідальність за її архівний фонд. У разі, коли організація вважається джерелом комплектування муніципальних або державних архівів, опису розрахунками додатково необхідно спрямувати на розгляд вищестоящої ЕПК.

Читайте також:

Акт про знищення документів зразок 2018 року

Зразок акта знищення документів з простроченим терміном міститься в додатку №11 до п. 3.7.2. «Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів». Даний зразок є типовою формою, і його можна використовувати для обліку офіційної документації компанії.

Типовий бланк акта знищення документів складається з двох частин: шапки і переліку офіційних паперів, призначених до утилізації.

Довідка

Шапка містить такі відомості:

1. Найменування організації;
2. Назва та ідентифікаційний номер;
3. Гриф обмеження доступу до;
4. Відомості про підстави для проведених процедур (посилання на переліки документів із зазначенням термінів їх зберігання);

Основна частина являє собою таблицю з перерахуванням заголовків утилізованих справ або узагальнених заголовків груп. У переліку вказують крайні дати службових паперів, об'єднаних в групу або справа. Призводять також номери описів справ, проіндексованих відповідно до номенклатури справ компанії. Крім того, фіксують встановлений термін зберігання відповідно до визначеного переліку.

Після табличній частині слідують візи узгодження:

• ЕПК (для організацій, що передають архівні справи в державні та муніципальні архіви);
• ЕК (заповнюється після проведення експертизи відповідно до протоколу ЦЕК);

При передачі справ на утилізацію силами сторонньої організації в акті може бути проставлена ​​відповідна відмітка. Вона містить найменування сторонньої компанії, відомості про кількість переданих їй архівних одиниць і їх сумарному вазі, номер і дату оформлення приймально-здавальної накладної. Якщо компанія виконує утилізацію своїми силами, необхідно випустити окремий акт, який підтверджує фактичне знищення документації в повному обсязі.

Далі проставляється відмітка про внесення змін до опису справ з підписом відповідального співробітника.

Гриф обмеження доступу до генеральним директором компанії проставляється після заповнення першої частини. Це дає керівникові можливість виключити з переліку ті папери, які потрапили туди помилково або все ще мають деяку цінність для підприємства.

Акт про знищення документів: зразок заповнення

В акт необхідно внести підготовлені на утилізацію ділові папери, які визнані такими, що втратили практичне значення, а також ті, термін зберігання яких закінчився. Крім них до переліку повинні бути внесені:

• копії та дублікати оригіналів , Що зберігаються в справах;
• пошкоджена або частково втрачена документація, велика частина змісту якої не може бути відновлена.

Завантажити чистий бланк >>>

Зберігання акта на знищення документів

Акт служить підтвердженням того, що офіційна документація не було загублено або зіпсовано. Він фіксує факт фізичного знищення службових паперів у встановлені законодавством терміни і свідчить про правильну організацію архівної роботи.

Якщо він складається в структурному підрозділі, буде потрібно оформлення двох примірників. Один з них передається до діловодної служби, другий - зберігається в справах підрозділу. Термін зберігання при цьому не обмежений законодавчо і вважається постійним. У разі якщо організацію буде закрита або ліквідована, її керівник зобов'язаний передати його до вищестоящих архіви: муніципальний або міської.

Читайте також: