1. визначення
2. Особливості
3. правильне заповнення
4. Процес автоматизації роботи з документацією
5. Як уникнути складнощів при складанні

На сьогоднішній день існує велика кількість підприємств та організацій, що здійснюють свою діяльність в різних населених пунктах і в різних сферах діяльності. Для ведення роботи використовується різна техніка, обладнання, комп'ютери, меблі і так далі.

Безумовно, все це має певну цінність. Для того щоб вести облік товарно-матеріальних цінностей, виконується інвентаризація. Даний процес супроводжується складанням різних документів, що мають певну структуру і надають людям інформацію, яка їм цікава.

Зміст статті

визначення

Акт інвентаризації цінностей товарно-матеріального характеру є одним з таких документів. Він повинен бути складений спеціальною комісією по інвентаризації . Відзначимо, що документ складається у встановленій законодавством формі, яка затверджується за допомогою постанови.

Варто сказати, що даний акт є нічим іншим, як підтвердженням документального характеру з приводу наявності товарно-матеріальних цінностей в компанії або організації, її фінансів, а також бланків.

Незважаючи на те, що такий акт має встановлену форму складання, в окремих випадках документи можуть відрізнятися між собою змістом і структурою. Наприклад, до таких документів можуть належати наступні види актів:

• про інвентаризаційну касу;
• про перевірку заборгованості нестач і крадіжок;
• про інвестиційні матеріали;
• про інвентаризацію розрахунків з покупцями, постачальниками та іншими особами, які виступають в якості кредиторів і дебіторів.

Таким чином, кожному з документів такого характеру відповідає бланк, який має встановлену форму.

Особливості

Говорячи про документи даного виду перш за все слід згадати бланки інвентаризації. Без їх використання неможливо правильно виконати процес інвентаризації, який проводиться відповідно до певних правил і стандартів. Необхідно відзначити, що кожен етап виконання даної процедури супроводжується спеціальним бланком, які мають затверджену форму.

Спробуємо розібратися з кожним з документів, який потрібен для проведення обліку результатів процедури інвентаризації в компанії, організації або на підприємстві. Відзначимо, що вкрай важливо вивчити ці документи. В такому випадку вони будуть заповнені вірно.

правильне заповнення

У тому випадку, якщо на підприємстві є товарно-матеріальні цінності, то склади, які закріплені за ними, періодично можуть піддаватися процесу інвентаризації. Варто сказати, що даний процес відрізняється складністю і трудомісткістю.

Необхідно відзначити, що він пов'язаний з тим, що найчастіше товари представлені у великій кількості і в широкій номенклатурі. Основним завданням, яке ставиться перед процедурою інвентаризації, є виконання перевірки на відповідність кількості показників з їх дійсним призначенням.

У тому випадку якщо виконується процедура інвентаризації товарних і матеріальних цінностей, то необхідно проводити заповнення акта відповідно до форми інв-4. Слід зазначити, що дана форма має «типовий» зовнішній вигляд і може використовуватися в процесі оформлення акту на інвентаризацію цінностей товарно-матеріального виду.

Крім цього, документ застосовується в разі, якщо відбулася зміна відповідального за цінності особи в організації. Процедура виконується під час передачі всіх документів людині, якого призначили відповідальним.

В описах на матеріальні і товарні цінності потрібно вказати ряд певних даних. Перш за все, до них відносять:

• назва товару, який було відвантажено;
• кількість і вартість товарів;
• дата виконання відвантаження;
• номер і список документів, які говорять про облік на рахунках.

У зв'язку з тим, що даний акт використовується в процесі інвентаризації ціни на товарно-матеріальні цінності, то для різних категорій товарів необхідно виконувати складання різних актів - на товарно-матеріальні цінності, термін оплати яких не настав, а також на цінності відвантаженого виду, які не були сплачені покупцем в строк.

Якщо ж на підприємстві є цінності товарно-матеріального виду, які не були сплачені вчасно, то в пункті «Приміток» слід вказати ім'я покупця. Заповнення акта застосовується безпосередньо перед тим, як буде виконана відвантаження цінностей.

Даний акт, що має на увазі виконання інвентаризації товарних і матеріальних цінностей, повинен бути складений в двох копіях. Відзначимо, що складанням даного документа займаються люди, які виступають в ролі відповідальних за проведення інвентаризації на підприємстві, в організації чи компанії.

На фінальному етапі складання документ повинен бути підписаний. Перша копія заповненого акту залишається безпосередньо у матеріально відповідальної людини, а друга віддається в бухгалтерський відділ.

Здійснюючи заповнення актів, які передбачають виконання інвентаризації, необхідно дотримуватися ряду правил. Саме від правильності їх дотримання залежить вірність виконання процедури зі складання даного документа. Тут йде мова про такі правила:

1. Акти повинні бути заповнені від руки або ж за допомогою комп'ютерної техніки, в спеціалізованих редакторах, а після роздруковані.
2. Підпис в будь-якому випадку повинна ставиться чорнилом або кульковою ручкою.
3. У документі повинні бути відсутніми будь-які виправлення або помилки.
4. Не можна щоб в бланку даного акту були рядки або графи, що не заповнені.
5. Цінності і їх кількість повинні бути вказані в номенклатурі, а також в одиницях вимірювань, які прийняті в обліку.

Документи для скачування (безкоштовно)

Вперше стикаючись з необхідністю проведення робіт зі складання акту на інвентаризацію, можна використовувати програмне забезпечення. На сьогоднішній день існує велика кількість спеціалізованих програм даного виду, які дозволяють вести інвентаризаційний облік і в цілому, спростити процес проведення інвентаризації.

Процес автоматизації роботи з документацією

У зв'язку з тим, що помилки при заповненні таких документів допускають навіть досвідчені фахівці, які багато разів стикалися з подібною роботою, то у тих, хто не має досвіду, ймовірність допущення помилки є дуже великий.

Для того щоб в значній мірі заощадити свій час на виконанні даної процедури, необхідно позбутися від помилок, які виникають. Для цього рекомендується використовувати програми, які передбачають заповнення бланків в автоматичному режимі.

Подібні програми, як уже зазначалося, представлені у великій кількості і мають багато переваг. До таких переваг використання програмних продуктів, що забезпечують можливість автоматичного заповнення актів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей, відносять:

1. Автоматичне заповнення документів.
2. Додавання печатки та підписів (при необхідності виконати пересилання за допомогою електронної пошти).
3. Можливість створення фірмових бланків організації, на яких будуть присутні логотипи, а також реквізити для проведення оплати.
4. Можливість збереження документа в будь-якому цікавить електронному форматі.
5. Можливість відправки акту за допомогою електронної пошти безпосередньо з програми.
6. Ведення складського обліку наявних товарів, які представляють матеріальну цінність.

Необхідно відзначити, що подібні програмні продукти найчастіше призначені не тільки для автоматичного виготовлення документів. Використовуючи їх, існує можливість без будь-яких проблем виконувати управління всією компанією або організацією. До того ж, нерідко такі програми пов'язані з сервером.

Таким чином, авторизувавшись на комп'ютері або мобільному пристрої, існує можливість за допомогою мережі інтернет отримати потрібну інформацію або виконати будь-які дії. Відзначимо, що єдиною умовою в даному випадку є наявність доступу в інтернет.

Правильно підійшовши до питання складання такого документа, як акт товарно-матеріальних цінностей, існує можливість вести докладний облік всього наявного на підприємстві або в компанії майна. Відзначимо, що подібні програми також дозволяють забезпечити ефективність роботи з клієнтами, персоналом, партнерами і так далі. Торговий, фінансовий і складський облік також будуть вестися належним чином.

Як уникнути складнощів при складанні

Як уже зазначалося, здійснюючи складання даного документа, можуть виникати помилки в заповненні бланка. Перш за все, це пояснюється тим, що у людини недостатньо досвіду роботи в даному питанні. В результаті на інвентаризаційний процес витрачається дуже багато часу.

Щоб уникнути подібної ситуації, необхідно мати в штаті своєї організації або компанії фахівця з досвідом роботи. Професіонали знають, які нюанси існують в рішенні цього питання і відповідно зможуть виконати складання акта інвентаризації товарно-матеріальних цінностей за мінімальний період часу, а також в повній відповідності з встановленим нормами.

Якщо мова йде про невелику організацію, в штаті якої відсутній такий фахівець, то завжди можна звернутися в сторонні компанії, що надають послуги зі складання документів. Рекомендується звертатися в компанії, що мають репутацію. Як правило, про їх діяльність завжди можна прочитати багато хороших відгуків.

У тому випадку якщо компанія дорожить своєю репутацією, то її фахівці завжди будуть раді надати клієнтам грамотний і розгорнуту відповідь на питання. При цьому в більшості випадків надання консультації є абсолютно безкоштовною. Зателефонувавши в обрану фірму або особисто завітавши до офісу, клієнт зможе отримати необхідну йому інформацію в повному обсязі. Відзначимо, що спілкуючись з професіоналом, ви відразу ж зможете визначити його кваліфікаційні навички.

Як можна помітити, складання акта інвентаризації товарно-матеріальних цінностей є досить складним завданням. Саме тому для того щоб в рішенні цього питання не виникали складності, необхідно підійти до нього відповідально. В іншому випадку, при подальшій роботі може виникнути багато різних проблем і складнощів, які потрібно буде вирішувати дуже швидко.

Як відбувається інвентаризація при зміні матеріально відповідальної особи? Подробиці - в даному відео.