1. Які витрати можна визнати представницькими?
2. Документальне оформлення представницьких витрат
3. важливий нюанс

Для організації ділових зустрічей готелі часто беруть продукти із запасів свого ресторану, понесені витрати в такому разі в податковому та бухгалтерському обліку визнаються як представницькі

Податкові інспектори в ході перевірок досить часто звертаю увагу на таку статтю витрат, як представницькі витрати, оскільки поняття це дещо розмито і вписати в нього можна багато зайвого. Розберемося, що таке представницькі витрати готелю і як їх правильно документально оформити.

Готелям набагато простіше організовувати ділові зустрічі зі своїми партнерами, для цього не потрібно орендувати приміщення для конференцій або запрошувати гостей в ресторан, все це є в будь-якому пристойному готелі. Тому для організації таких заходів готелю часто беруть продукти з власних запасів (чай, кава, цукерки, фрукти і т.д.). Понесені витрати в такому разі в податковому та бухгалтерському обліку визнаються як представницькі. А грамотне їх документальний супровід в подальшому дозволить визнати витрати в складі витрат, що зменшують базу по прибутковому податку.

З програмою для готельного бізнесу «Правконс Готель» немає нічого простішого, ніж організувати грамотний автоматизований облік в готелі!

Які витрати можна визнати представницькими?

У законодавчих положеннях щодо ведення бухобліку немає поняття про представницькі витрати, зате воно дано в пункті 2 статті 264 НК РФ. Цитата:

До представницьких витрат відносяться витрати платника податку на офіційний прийом і (або) обслуговування представників інших організацій, що беруть участь в переговорах з метою встановлення і (або) підтримки взаємного співробітництва, а також учасників, які прибули на засідання ради директорів (правління) чи іншого керівного органу платника податків, незалежно від місця проведення зазначених заходів. До представницьких витрат відносяться витрати на проведення офіційного прийому (сніданку, обіду чи іншого аналогічного заходу) для зазначених осіб, а також офіційних осіб організації-платника податків, що беруть участь в переговорах, транспортне забезпечення доставки цих осіб до місця проведення представницького заходу і (або) засідання керівного органу і назад, буфетне обслуговування під час переговорів, оплата послуг перекладачів, які не перебувають в штаті платника податків, щодо забезпечення перекладу під час проведення предс авітельскіх заходів.

Таким чином, в положеннях цієї статті Податкового кодексу прямо говориться, що витрати на ресторанне обслуговування (сніданки, обіди, вечері, офіційні прийоми) для партнерів відносяться до представницьких витрат для цілей оподаткування.

Важливо нагадати, що для визнання представницьких витрат в податковому обліку розмір цих витрат повинен бути не більше 4% від витрат, понесених на оплату праці в одному податковому (звітному) періоді.

Документальне оформлення представницьких витрат

До документального супроводу представницьких витрат ні в бухгалтерському, ні в податковому законодавстві немає особливих вимог. А значить, можна застосовувати загальні поняття як для будь-яких інших витрат. Зокрема, для цілей бухобліку потрібно звертатися до положень статті 9 Федерального закону від 06.12.2011 №402 «Про бухгалтерський облік», а для цілей оподаткування - до статті 252 Податкового кодексу РФ. Таким чином, обидва законодавчі акти зобов'язують правильно документально оформляти представницькі витрати згідно з положеннями законодавства РФ і виробляти їх визнання, тільки якщо, вони були спрямовані на отримання доходу в кінцевому підсумку.

Документальне оформлення витрат включає три важливих умови:

• По-перше, наявність кошторису представницьких витрат на рік. Кошторис має бути узгоджена і затверджена керівником. Крім того, до внутрішніх положень ведення обліку витрат потрібно вписати представницькі та затвердити локальними правовими актами порядок здійснення їх списання та контролю над витрачанням.
• По-друге, кожна партнерська зустріч в стінах готелю повинна супроводжуватися заздалегідь складеною програмою, в якій будуть позначені дата, місце проведення та кількість запрошених на зустріч гостей.
• По-третє, за підсумками минулого ділової зустрічі готується акт на списання. До акта додаються всі документи, якими можна підтвердити суми понесених витрат. У акту немає уніфікованої форми, тому скласти його можна у вільному вигляді. Оскільки готель здатна запросити бізнес-партнерів в власний ресторан, то що підтверджують витрати документами стануть в першу чергу рахунки з ресторану самого готелю.

важливий нюанс

І тут є один суттєвий момент - будь-який ресторан в готелі вкаже вартість страв і напоїв, витрачених під час ділової зустрічі, з урахуванням націнки. А для визнання представницьких витрат в податковому та бухгалтерському обліку повинна бути відображена тільки собівартість страв і напоїв. Крім того, сума виставленого рахунку не включається до виручки від реалізації даних страв і напоїв.

Щоб розмежувати ці поняття, потрібно розробити спеціальний механізм формування первинної документації для оформлення представницьких витрат і закріпити його внутрішнім положенням.

Насправді нічого складного в цьому немає, якщо процеси автоматизовані. Так, більшість ресторанів при готелях (поки окрім тих, що на ЕНВД і не продають алкоголь) в обов'язковому порядку застосовують касову техніку. Специфіка роботи ресторанів зобов'язує зв'язувати касу з програмним забезпеченням для обліку операцій в громадському харчуванні. В такому випадку, після проведення ділової зустрічі підсумкова сума замовлення (із зазначенням найменувань всіх страв і напоїв, а також їх вартості) пробивається по касі за ціною продажу з 100% -ою знижкою. Це дозволяє виключити дані витрати з виручки, при цьому в програмі обліку по громадському харчуванню собівартість страв і напоїв відіб'ється в повному обсязі. Звичайно, якщо каса не синхронізована зі спеціальною програмою для обліку операцій в громадському харчуванні, все суми доведеться розраховувати вручну.

Є питання по видатках готелі?