З метою виробничої необхідності організації для забезпечення зв'язку з працівниками відділу продажів видаються стільникові телефони. При закупівлі телефонів акт за формою № ОС-1 оформляється на начальника відділу, телефони зберігаються у нього ж, а сам начальник відділу розподіляє телефони серед своїх підлеглих і підтверджує видачу телефону за допомогою внутрішнього акту прийому-передачі. Чи правомірні такі дії? Чи достатньо такого внутрішнього акту для того, щоб в разі втрати стільникового телефону цим співробітником мати підстави утримати з нього компенсацію за втрачений мобільний телефон?

Згідно ст. 9 Федерального закону «Про бухгалтерський облік» всі господарські операції, що проводяться організацією, повинні оформлятися виправдувальними документами. Первинні облікові документи приймаються до обліку, якщо вони складені за формою, що міститься в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, а документи, форма яких не передбачена в цих альбомах, розробляються організацією самостійно і повинна містити обов'язкові реквізити, встановлені ст. 9 Федерального закону № 402-ФЗ.

Відповідно до Постанови Держкомстату РФ від 21 січня 2003 № 7 акт про прийом-передачу об'єктів основних засобів (уніфікована форма № ОС-1) застосовується для оформлення та обліку операцій прийому, прийому-передачі об'єктів основних засобів в організації для включення цих об'єктів до складу основних засобів та обліку їх введення в експлуатацію.

Уніфікованої формою № ОС-1 передбачено оформлення прийому-передачі майна, що вводиться в експлуатацію. При цьому, на нашу думку, на сторінці 3 форми № ОС-1 в рядку «Здав» повинна стояти, наприклад, підпис комірника або працівника, який набував основний засіб. А в рядку «Прийняв» повинна стояти підпис особи, яка призначена відповідальною за зберігання майна наказом керівника організації або встановлено трудовим договором. Це можуть бути, наприклад:

- співробітник організації, якщо зазначеними документами встановлено, що кожен співробітник організації відповідає за збереження майна, яким він користується;

- керівник відділу, якщо зазначеними документами передбачено, що він відповідає за збереження майна свого відділу;

- матеріально-відповідальна особа організації, якщо в організації не передбачений інший порядок.

Відповідно до ст. 238 ТК РФ працівник зобов'язаний відшкодувати роботодавцю заподіяну йому пряму дійсну шкоду. При цьому під прямою дійсною шкодою розуміється реальне зменшення наявного майна роботодавця або погіршення стану вказаного майна, а також необхідність для роботодавця провести витрати або зайві виплати на придбання, відновлення майна або на відшкодування шкоди, заподіяної працівником третім особам.

Відповідно до гл. 34 ТК РФ, а також Постановою Уряду РФ від 14.11.2002 № 823 «Про порядок затвердження переліків посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати письмові договори про повну індивідуальну або колективну (бригадної) матеріальної відповідальності, а також типових форм договорів про повну матеріальну відповідальність »Мінпраці Росії Постановою від 31.12.2002 № 85 затвердив переліки посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими роботодавець може укладати договори про повну індивідуальну або колективну (бригадної) матеріальної відповідальності, а також типові форми договорів про повну матеріальну відповідальність.

Крім того, матеріальна відповідальність виникає при недостачі цінностей, ввірених працівникові на підставі спеціального письмового договору або отриманих ним за разовим документом (п. 2 ст. 243 ТК РФ).

Законодавством не встановлено форма документа щодо закріплення за конкретним співробітником ввіреного йому майна. Тому організація, на наш погляд, повинна розробити систему «внутрішнього підзвіту» і має право самостійно розробити і затвердити акт прийому-передачі ввіреного майна співробітнику організації.

На нашу думку, прикладений до запиту акт прийому-передачі майна відповідає принципам з оформлення первинного облікового документа, і якщо він підписаний сторонами, то може бути підставою для закріплення за співробітником ввіреного йому майна.

У разі втрати ввіреного майна, а також при виявленні фактів розкрадання, зловживання чи псування майна необхідно провести інвентаризацію.

Підставою для того, що б утримати у співробітника організації компенсацію за втрачене майно, можуть бути документи, складені за результатами інвентаризації.

Можна завести особову картку на співробітника і туди вписувати інструменти, обладнання, спецодяг, яку ми передаємо йому? А при звільненні він повертає або спіиваем.

Будь ласка, увійдіть, щоб залишити коментар.