1. Консолідація в єдиній системі повної історії взаємин з клієнтом
2. функціонал
3. Формування та аналіз бази послуг
4. Проекти і завдання
5. Робота по проектам відповідно до бізнес-процесами
6. Звітність та аналітика
7. стадії проекту
8. Відгук клієнта про проект

Проект реалізованості компанією «КомплІТ» - партнером групи компаній Terrasoft в Республіці Білорусь.

Мета проекту - впровадження технології, що дозволяє синхронізувати взаємодія всіх підрозділів агентства, залучених до процесу реалізації проектів.

Виходячи з цього, були виділені 3-и основні бізнес - завдання:

• Консолідація в єдиній системі повної історії взаємин з клієнтом;
• Підвищення якості роботи над проектом, зниження витрат на рутинні операції;
• Фінансове управління проектом, аналіз ефективності надання послуг.

Консолідація в єдиній системі повної історії взаємин з клієнтом

Повна інформація по клієнту

• Дані про клієнта, його ліцензіях та інших дозвільних документах з контролем їх терміну закінчення.
• Історія проектів по клієнту, включаючи історію переговорів, своєчасність оплат.
• Документообіг (договору, медіаплани, бюджети, рахунки та ін.).
• Контакти з клієнтом, протоколи та результати зустрічей і телефонних переговорів.
• Електронна кореспонденція зі строго розділеними правами доступу.

фінансова історія

• Історія рахунків і платежів. Поточна заборгованість
• Історія проектів по клієнту
• Повний документообіг по клієнту

Підвищення якості роботи над проектом, зниження витрат на рутинні операції

Управління проектами

• Робота за проектом відповідно до бізнес-процесами "Розробка креативу", "Медіарозміщення клієнта", "Розробка і проведення BTL", які передбачають:
• Автоматичне формування проектів і завдань для відповідальних виконавців;
• Контроль своєчасного виконання завдань по бізнес-процесу.

Організація колективної роботи за проектом

• Формування команди проекту;
• Планування робіт по проекту за допомогою мережевого графіка;
• Повідомлення учасників про старт проекту;
• Розподіл завдань між співробітниками;
• Автоматичний облік трудовитрат за проектом

Фінансове управління проектом в РА

Фінансове управління проектами

• Аналіз ефективності проектів:
• План-фактний аналіз бюджету і витрат;
• План-фактний аналіз доходу та рентабельності;
• Формування листів обліку часу (Time sheets) з фінансової
• аналітикою по проектам;
• Аналіз розміщення клієнтів у ЗМІ.

Управління документообігом по проекту

• Формування стандартних документів і звітів;
• Візування документів в юридичній та фінансовій службах;
• Підтримка версійності планів проведення рекламних заходів, медіапланів, бюджетів тощо.

призначення системи

Система призначена для автоматизації роботи з клієнтами в наступних підрозділах агентства:

• керівництво;
• account-менеджери;
• творче підрозділ;
• медіасервісное підрозділ;
• промоушн;
• продакшн.

функціонал

Клієнти і продукти

У Terrasoft CRM ведеться єдина база даних клієнтів, підрядників, виконавців (промоутерів, акторів, журналістів, композиторів тощо.) З можливістю пошуку за заданими критеріями.

Перевагою клієнтської бази даних, створеної в Terrasoft CRM, стала унікальна багаторівнева сегментація клієнтів, що надає необмежені можливості аналізу і проведення цільових впливів і розсилок для розширення портфеля замовлень.

Аналіз клієнтської бази

Формування та аналіз бази послуг

Особливість обліку послуг (продуктів рекламного агентства) полягає в зберіганні детальної інформації в Системі не тільки про послуги рекламного холдингу, але і про пропозиції підрядників (включаючи різні системи знижок і бонусів), і про лінійку брендів клієнтів.

Крім вказівки всіх вартісних і товарних характеристик продуктів, можна здійснювати швидкий пошук і відбір необхідних номенклатурних позицій.

Формування та аналіз бази послуг в РА

Проекти і завдання

Система дозволяє автоматизувати роботу з клієнтами: від надходження брифа від замовника до отримання оплати за надані послуги. Terrasoft CRM дозволяє скласти оптимальний графік для нового проекту: в залежності від обраного процесу система автоматично формує перелік робіт, який можна скорегувати, виходячи з індивідуальних особливостей замовлення.

Складання оптимального плану-графіка проекту РА

На закладці Продукти відбивається зацікавленість клієнта в послугах агентства з зазначенням фінансових параметрів проекту. Потім визначається поточна завантаженість кожного працівника і резервується час, необхідне для роботи над запланованим проектом. Так формується команда фахівців, яка братиме участь в проекті.

Розрахунок фінансових параметрів продукту в проекті

При моніторингу виконання проекту система автоматично формує різним зацікавленим особам по електронній пошті повідомлення про виконання або невиконання етапу проекту.

Робота по проектам відповідно до бізнес-процесами

Завдяки розробленим бізнес-процесів надання рекламних послуг робота account-менеджера по проекту і його документального оформлення проводиться в мінімальні терміни. Автоматично генерується договір з клієнтом і план проведення рекламних заходів зі специфікацією послуг, оформляються пакети документів по підряду виконавців, формується графік оплат і виставляються рахунки клієнту.

Звітність та аналітика

Terrasoft CRM рішення мають потужний аналітичним блоком. Інформація накопичується в єдиному центрі. Вбудовані звіти дозволяють графічно відображати результати аналізу. При необхідності, дані легко експортуються в файли MS Excel або бази MS Access.

У вигляді звітів надається аналітична інформація про завантаженість трудових ресурсів і бюджеті продажів, статистиці за різними параметрами проекту і прибутковості компанії за видами послуг, що надаються (BTL, ATL і т.д.).

стадії проекту

• Передпроектна обстеження
• Бізнес-впровадження CRM системи
  • Формування технічного завдання з налаштування Terrasoft CRM
  • упорядкування документообігу
  • Технічна настройка Terrasoft CRM та інтеграція з іншими системами
  • Автоматизація бізнес-процесів ( "Розробка креативу", "Медіарозміщення клієнта", "Розробка і проведення BTL")
• Створення регламенту роботи з Terrasoft CRM в компанії
• Навчання користувачів і дослідна експлуатація.

Загальна тривалість проекту склала 8 місяців, включаючи 1 місяць дослідної експлуатації.

В рамках проекту була проведена двостороння інтеграція з обліковою системою 1С.

Загальна кількість користувачів по підрозділах становить 25.

Перелік ролей по підрозділах:

• керівництво;
• account-менеджер;
• творчий директор, продюсер;
• менеджер по роботі із засобами масової інформації;
• BTL-менеджер;
• продакшн-менеджер.

Вигоди словами клієнта - «Навіть найталановитіша робота, буде оцінена нашими клієнтам, тільки тоді, коли вона виконана в строк».

Відгук клієнта про проект

«Реалізуючи проекти наше рекламне агентство жівeт бізнесом наших клієнтів. Це творчий процес і одночасно копітка робота команди. Сьогодні ми прийняли стратегічне рішення про впровадження CRM-системи. Завдяки багатій функціональності і простоті експлуатації Terrasoft CRM дозволить автоматизувати ряд процедур, пов'язаних з плануванням і координацією роботи наших фахівців ».

Петро Попелюшко,
Виконавчий директор
РА «Кринь»