Моделювання і контролінг бізнес-процесів
Простий перенесення знань про процеси на папір не дасть бажаного результату - важливо використовувати автоматизовані інструментальні засоби, що дозволяють моделювати, документувати, аналізувати бізнес-процеси, робити їх більш прозорими.
В умовах рецесії підприємство може скоротити свої витрати, не проводячи реінжинірингу бізнесу, а зосередитися на звільнення персоналу, мінімізації транспортних витрат і т.д., але є й інший шлях - удосконалювати бізнес-процеси для скорочення необов'язкових витрат, на які, як правило, не обертали уваги у відносно благополучні часи. Цей шлях обирають компанії, які не можуть скоротити обсяги виробництва або підвищити ціни на свою продукцію, наприклад, через соціальну спрямованість бізнесу або світової кон'юнктури (енергетика, харчова промисловість, нафтогазовий комплекс, металургія і ін.). Для таких компаній стають актуальними питання управління вартістю бізнес-процесів, а не готового продукту, причому це проявляється вже не тільки в таких конкурентних секторах економіки, як автомобільна промисловість, але і в природні монополії, наприклад в електроенергетиці.
Розподільні мережеві компанії (РСК) переходять сьогодні на нову систему регулювання тарифів RAB (Regulatory Asset Base, регульована база капіталу), що сприяє залученню довгострокового капіталу і зниження операційних витрат. Знаючи базовий (нормативний) рівень операційних витрат по галузі, який формується на основі бенчмаркінгу та аналізу відхилень від показників кращих компаній, зекономлені в результаті вдосконалення бізнес-процесів кошти РСК залишає собі. Система RAB вважається зразком тарифного регулювання, в першу чергу для розподільних електричних мереж, систем тепло- і водопостачання, зв'язку. Однак відомо, що успіх процесно-орієнтованого підходу до ведення бізнесу залежить від його встроенности в функціонально-орієнтовану структуру управління, побудовану відповідно до виконуваних функцій і має строгу ієрархічну підпорядкованість. Об'єктом управління є функція, що представляє собою частину якогось процесу, проте виконавець функції не завжди чітко розуміє, з якою метою вона виконується, для якого зовнішнього споживача вона створює результат, які вимоги повинні бути виконані, щоб не постраждав результат всього процесу. Є і проблеми взаємодії виконавців функцій процесу, особливо якщо вони підкоряються керівникам з різних функціональних напрямків.
Перехід на управління бізнес-процесами дозволяє направити вектор управління на реалізацію завдання клієнта, який оцінює результати виконання процесів, а також перейти від «дискретного» унормування діяльності через положення про підрозділи і посадові інструкції до «безперервного» формалізованого системному опису процесів через їх моделювання і створення відповідних регламентів.
Інформаційне забезпечення управління бізнес-процесами
Для успішного впровадження процесного підходу принципово важливо використовувати спеціалізоване програмне забезпечення, що дозволяє створити базу даних про бізнес-процесах компанії в наочній і зрозумілій формі. Сьогодні в більшості компаній знання про процеси, накопичені роками різними фахівцями, розосереджені по численних документів, і здійснювати управління ними з метою актуалізації, ідентифікації, архівування дуже важко. Іноді компанії, які впроваджують систему управління якістю (СУЯ), застосовують такі засоби візуалізації процесів, як Word, Visio, Business Studio та ін., Але інформація, яка міститься в моделях процесів, створених в них, не може бути автоматично використана для аналізу і прийняття необхідних управлінських рішень. Щоб отримати дійсно ефективну систему управління бізнес-процесами, необхідно перевести всі існуючі розрізнені опису процесів компанії на єдину інформаційну платформу.
Однією з таких платформ є IDS Scheer ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), призначена для структурованого опису, контролю, аналізу та подальшого вдосконалення бізнес-процесів підприємства. Програмні продукти ARIS підтримують всі етапи циклу управління процесом (Plan-Do-Check-Action, PDCA; див. Малюнок): планування діяльності через ідентифікацію цілей компанії і регламентацію бізнес-процесів; виконання робіт відповідно до заданих в регламентах нормами; контроль ступеня досягнення цілей і якості бізнес-процесів; аналіз ключових показників діяльності та інжиніринг бізнес-процесів. До речі, однією з вимог стандарту ISO 9001 є реалізація управлінні бізнес-процесами по PDCA-циклу.
Інформаційну підтримку процесно-орієнтованої системи управління компанії можна реалізувати на базі двох модулів - ARIS Business Architect і ARIS PPM (Process Performance Manager).
ARIS Business Architect
Модуль опису бізнес-процесів дозволяє управляти процесами шляхом роботи з моделями процесів, в яких може міститися вичерпна інформація про вимоги до черговості виконання функцій і ресурсів усіх видів, контрольних показниках і т.д. Моделювання процесів зазвичай виконується на декількох рівнях і є інструментом управління керівництва компанії. Даний модуль надає можливість створення декількох десятків видів моделей для опису діяльності компанії. Для моделювання бізнес-процесів найбільш часто вживаються моделі в нотациях VAD (Value-added chain diagram) і ЕРС (Event driven process chain).
Нотація VAD зручна для подання діяльності на рівні відповідальності вищого керівництва, коли необхідно відобразити великі функціональні блоки компанії (процеси верхнього рівня), а ЕРС - для опису докладної логіки виконання процесу на рівні підрозділів або фахівців.
Модель VAD рівня взаємодії «дирекція - філія» показує, як побудований бізнес-процес при розподілі функцій між виконавчою дирекцією холдингу і філіями компанії. На ній доцільно відобразити відповідальні підрозділи, уточнити результати, створювані по ходу процесу, визначити контрольні показники. Подальша деталізація зазвичай виконується на основі моделі ЕРС. Це найбільш детальний спосіб опису процесу, де відбивається логіка його виконання і вказуються основні дані, в першу чергу ресурсне оточення, які виконуються в процесі функцій.
Завдяки моделям VAD і ЕРС можна чітко розподілити відповідальність між структурними підрозділами і при необхідності провести оптимізацію організаційної структури компанії, створити регламенти діяльності.
Крім наявності засобів аналізу ефективності розподілу відповідальності за бізнес-процеси, слід виділити додаткові переваги моделей, створених в ARIS Business Architect, для управлінського аналізу: можливість оцінки процесу в цілому і його окремих операцій по KPI; управління витратами на процес, в тому числі термінами виконання робіт, трудозатратами персоналу на виконання функцій та ін .; ефективність застосування ІТ-систем в процесі; мінімізація операційних ризиків; оптимізація чисельності персоналу; стандартизація та уніфікація планово-звітної документації тощо
ARIS PPM
Продукт ARIS PPM забезпечує керівництву підприємства наочне представлення інформації про виконання KPI по реалізації запланованих бізнес-процесів. Застосування модуля ARIS PPM дозволяє поліпшити контроль виконавської дисципліни, забезпечити зв'язок результатів поточної діяльності зі стратегічними цілями компанії і надати керівництву можливості для стратегічного планування.
Основна ідея ARIS PPM - порівняння планових значень показників процесу, відображених в моделях, створених в ARIS Business Architect, з фактичними, отриманими коштами таких інформаційних систем, як, наприклад, SAP, EMC Documentum і ін. Спільне застосування таких систем забезпечує реалізацію вимог не тільки стандарту ISO 9001: 2008, а й ISO 14001: 2004, OHSAS 18001: 2007 і ряду інших.
Михайло Латишев ( [email protected] ) - директор департаменту процесного консалтингу компанії IDS Scheer Росія і країни СНД (Москва).
