1. Коли можна або потрібно здавати звітність в електронному вигляді
2. Що потрібно для здачі звітності в електронному вигляді
3. Список безкоштовних сервісів для завантаження звітності
4. Чому зручно використовувати платні сервіси

Стаття про деякі аспекти електронної здачі звітності. Хто зобов'язаний відправляти звіти по телекомунікаційних каналах зв'язку і якими законодавчими актами це регламентується.

Розглянемо безкоштовні сервіси, що надають можливість передачі файлів контролюючим організаціям. Аналізуємо переваги укладення договорів з операторами зв'язку на платне обслуговування.

Зміст статті

Коли можна або потрібно здавати звітність в електронному вигляді

Практично всі контролюючі органи вимагають електронної здачі звітності. У таблиці наведено відповідні законодавчі акти і обов'язкові умови.

Найменування звітності Обов'язкові умови Нормативний акт ФНС Всі податкові декларації Для платників податків зі середньоспискової чисельністю понад 100 осіб Ст.80 НК РФ ЕРСВ Для платників внесків зі середньоспискової чисельністю понад 25 чоловік Ст.431 НК РФ Відомості про середньооблікової чисельності Для платників податків зі середньоспискової чисельністю понад 100 осіб Ст.80 НК РФ Форма 6-ПДФО Дляналогових агентів зі середньоспискової чисельністю понад 25 чоловік Ст.230 НК РФ Форма 2-ПДФО Для податкових агентів зі середньоспискової чисельністю понад 25 чоловік ст.230 НК РФ Річна бухгалтерська звітність Немає обмежень Ст.23 НК РФ ПФР СЗВ-М Для страхувальника з кількістю застрахованих осіб понад 25 27-ФЗ від 01.04.1996 ФСС 4-ФСС Для страхувальника з кількістю застрахованих осіб понад 25 125-ФЗ Росстат Вся звітність Можливість здачі електронної звітності є, обов'язки немає

Організації, чисельність яких менша за вказану в нормативних актах, теж мають право добровільно надавати звіти в електронному вигляді.

Що потрібно для здачі звітності в електронному вигляді

Щоб відправити електронну звітність через інтернет організації необхідно мати:

1. Спеціальну програму для складання звітів. Контролюючий орган розробляє формати надання звітності в електронному вигляді. Це документ, який регламентує порядок іменування, структуру файлів з даними, послідовність розміщення показників звітності і правила зазначення їх значень. Спеціальна програма дозволяє сформувати вихідний файл, відповідний до чинного формату. Якщо формати змінюються, програму слід оновити.
2. Сервіс для передачі розвантаженого з програми файлу по телекомунікаційних каналах зв'язку до контролюючого органу.
3. Кваліфіковану електронний підпис керівника або відповідальної за передачу звітності та спеціалізоване програмне забезпечення для роботи з сертифікатом. Воно забезпечує шифрування інформації, підготовленої до відправки і проставлення електронного підпису.

Підпис для керівника організації виготовляється в засвідчувальному центрі. Список акредитованих центрів є на офіційному сайті Мінкомзв'язку Якщо звіти підписує не керівник, а інша уповноважена особа, необхідно оформити довіреність про передачу повноважень. Вона знадобиться при виготовленні сертифіката ЕЦП. Копію довіреності слід відправити всім одержувачам, а з кожним звітом надавати інформаційне повідомлення певного зразка.

Якщо під час подання звітів в електронному вигляді ви отримали повідомлення про помилку, скористайтеся довідником частих помилок в Системі Держфінанси Знайдіть свою помилку, клікніть на посилання і отримаєте статтю з роз'ясненнями та інструкціями, як усунути проблему.

Іноді організації укладають договір з юридичною особою, що надають послуги з відправлення звітності. В такому випадку сервіс для передачі і ЕЦП не потрібні. Оформляється довіреність на уповноваженого представника, копія відправляється всім одержувачам звітності.

Список безкоштовних сервісів для завантаження звітності

Звітність через інтернет можна передати безкоштовно, для цього існує безліч ресурсів. На офіційному сайті ФНС існує розділ «Здача податкової, бухгалтерської звітності». Для того, щоб підготувати файл зі звітними даними, можна використовувати програму «Платник податків ЮЛ», доступну для безкоштовного скачування. Потім слід встановити два сертифікати:

1. Кореневий сертифікат Засвідчуючого центру ФНС. Він потрібен для посвідчення ЕЦП відправника.
2. Сертифікат відкритого ключа підпису МІ ФНС Росії по ЦОД, з його допомогою шифруються звіти і розшифровується надіслана ФНС квитанція.

Після установки можна відправляти звіти, проте, сервіс перед цим перевірить технічні умови:

• На ПК відправника повинна бути встановлена ​​операційна система Microsoft Windows;
• Всі дії повинні виконуватися в браузері Microsoft Internet Explorer;
• Повинна бути можливість використання алгоритмів захисту ГОСТ 28147-89 і ГОСТ Р 34.10-2001;
• Підходить сертифікат відправника, виданий тільки акредитованим Мінкомзв'язку центром.

Якщо якесь із умов не виконано, передача даних неможлива.

На сайті можна відправити документи в ПФР. Для цього також потрібно електронний підпис, виготовлена ​​УЦ, і спеціалізоване програмне забезпечення до неї. Користувач повинен укласти угоду з ПФР про обмін електронними документами по телекомунікаційних каналах зв'язку. Після підписання проводиться тестування з фахівцями пенсійного фонду, які пояснюють алгоритм відправки. Протоколи перевірки та підтвердження отримання користувач отримує на свою електронну пошту.

На сайті ФСС існує шлюз прийому електронної форми 4-ФСС. Тут, як і на сайті ФНС, потрібна установка кореневого і відкритого сертифіката ФСС. Звітність заповнюється в програмі, представленої на порталі, потім шифрується відкритим ключем ФСС, підписується ЕЦП керівника або уповноваженої особи та відправляється.

Установи державного сектору можуть здавати звітність в сервісі ГІІС «Електронний бюджет» http://budget.gov.ru/epbs/ . Часто бухгалтера установ стикаються з проблемами при використанні Електронного бюджету. Як впорається з ними, читайте в статті журналу Облік в установі

Чому зручно використовувати платні сервіси

Найзручніше здійснювати здачу звітності через інтернет, уклавши договір з оператором. Існує два способи взаємодії:

1. Програмне забезпечення оператора встановлюється на ПК організації, підготовку звітів бухгалтерія проводить в своїх спеціалізованих програмах і відправляє через канали зв'язку, надані оператором.
2. Представник організації працює віддалено на сайті оператора. Отримавши доступ в особистий кабінет за допомогою логіна і пароля, він може використовувати будь-яке програмне забезпечення для складання і передачі звітності, не встановлюючи його на свій ПК.

Здаючи документи безкоштовно на різних сайтах, бухгалтер не може зібрати її в єдиному місці. Платні сервіси таку можливість надають. Після укладення договору оператор бере на себе всі подальші дії:

• Виготовлення підпису;
• Установка програмного обладнання;
• Навчання виконавця;
• Консультації по телефону або скайпу.

У програмах операторів зазвичай дуже зручний інтерфейс, можна перевірити список звітів, терміни відправки, статус документів, кореспонденцію, що надходить з ФНС, ПФР або ФСС. Постачальник послуг регулярно проводить оновлення, тому виконавцю не потрібно стежити за твердженням нових форматів або заміною кореневого сертифіката. У програмі, наданої оператором, безліч додаткової довідкової інформації.

За доплату можна встановити програмне забезпечення на кілька ПК, щоб кожен виконавець, який відповідає за певну форму, міг вивантажувати і відправляти її зі свого робочого місця. У разі виникнення технічних несправностей оператор видає довідку для контролюючих органів про причини затримки звітності.