1. підготовка договору
2. Узгодження договору
3. Підписання договору
4. Контроль за виконанням зобов'язань за договором
5. Оцінка розвитку організації
6. Інтеграція з іншими інформаційними системами
7. Розмежування доступу до договорів
8. підсумки

Одна з часто використовуваних в роботі підприємств функцій системи документообігу є узгодження і облік договорів. Ця функція може бути добре автоматизована, що дозволяє точно відслідковувати термін і якість підготовки договорів для різних контрагентів компанії.

Число договорів в компаніях, як великого, так і невеликого розміру може становити не одну тисячу. У разі збільшення їх кількості у організацій обов'язково виникає необхідність виконувати:

• Контроль обґрунтованості вибору сторін договору, а також доцільності його укладення
• Управління списком осіб, які узгодять договори, з метою скорочення часу узгодження і зменшення ймовірності помилок при укладанні договорів, а також контролю за їх повноваженнями
• Розробка певної послідовності дій, що дозволяє погоджувати договори в максимально короткі терміни
• Створення спеціального досьє договорів, контрагентів з метою мінімізувати ризики, пов'язані з укладанням договорів
• Організація оперативного доступу до зазначених вище досьє всіх зацікавлених осіб компанії, навіть якщо має місце її територіальний поділ
• Контроль над виконанням договорів в цілому і фінансових зобов'язань по ним зокрема

Впровадження автоматизованої системи управління і обліку договорів допоможе у вирішенні всіх цих завдань. А також унеможливить укладання договорів без узгодження, дозволить тримати під контролем терміни платежів та заборгованість дебіторів і в результаті дозволить уникнути штрафних санкцій.

Але для початку слід розробити положення, що регулює договірну діяльність організації, а вже потім вибирати підходящий варіант інформаційної системи з управління та обліку договорів.

За загальним правилом, основними розділами в положенні повинні бути:

1. Порядок і строки, в які повинно проходити узгодження і оформлення договорів

2. Особи, відповідальні за дотримання зазначених вище термінів і порядку

3. Зберігання договорів і їх облік

4. Контроль за дотриманням передбачених положенням процедур

Коли зазначене положення буде розроблено, необхідно визначити, ті вимоги, яким повинна відповідати інформаційна система. Слід мати на увазі, що якість і повнота інформації про зобов'язання організації, і її майбутні платежі, безпосередньо залежить від функціональності програмного забезпечення, яке ви плануєте використовувати. Саме тому найпопулярнішим рішенням для обліку договорів є платформа «1С: Підприємство 8». З її допомогою всі етапи підготовки, узгодження і виконання договорів автоматизовані.

підготовка договору

Підготовка договору - це перший етап в договірній роботі. На цій стадії автоматизована система управління і обліку договорів дозволить на основі наявної інформації про контрагента і пакета типових бланків підготувати проект договору.

Як правило, складання типової форми контракту в інформаційній системі починається з картки договору, де потрібно буде вказати:

• Вид і тип договору
• Стадія, на якій знаходиться договір (підготовка, узгодження, підписання)
• Терміни договору, сума платежів по ньому
• Особи, які відповідальні за виконання умов договору, причому від кожної зі сторін і ін.

На підставі картки договору і типових бланків, скласти новий договір можна буде в максимально короткі терміни. Також кожним договором буде привласнений свій унікальний номер, створений інформаційною системою автоматично, згідно з існуючим правилом. За допомогою цього номера можна буде отримувати достовірну інформацію про хід виконання зобов'язання за договором.

Ще на етапі підготовки договору інформаційна система почне зберігати всю «історію» договору. Це допоможе відстежити всі зміни, які підтверджують договір будь-ким, а також час внесення цих змін. Після того, як договір буде підписаний, створення нових версії, а також ведення «історії» договору припиняється.

Узгодження договору

Порядок узгодження договору, реалізований потім автоматизованою системою, повинен визначатися положенням про договірної діяльності організації. У ньому має бути вказаний перелік посадових осіб, які мають повноваження підписати договір, послідовність, в якій здійснюється його візування, а також час для узгодження договору.

За допомогою автоматизованої системи управління і обліку договорів відбувається маршрутизація договорів, при цьому сама ж система стежить за виконанням термінів узгодження договору. Підготовлений договір може бути відразу направлений співробітнику, що стоїть в списку узгоджень за особою, який ініціює договір. Однак у укладача є право самостійного вибору особи, з яким договір буде переданий на узгодження.

Всі договори перед підписанням повинні бути узгоджені з фінансовою службою організації. Це необхідно для того, щоб визначити їх відповідність бюджету компанії, всіма статтями доходів і витрат.

Підписання договору

Договір повинен пройти процедуру повного узгодження у всіх структурних підрозділах організації. І тільки після цього він направляється посадовій особі (керівнику) на підпис. Якщо використовується система електронного документообігу, то після підписання договору вона буде відображати прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка підписала цей договір.

Контроль за виконанням зобов'язань за договором

Відомості про термін дії договору, стадіях його виконання, актах, які супроводжують роботи, після остаточного узгодження і підписання, фіксуються в спеціальній картці, яка створюється на кожен документ. При необхідності проведення моніторингу договорів, які були укладені, він може бути здійснений на підставі таких даних.

Таким чином, використання системи електронного документообігу дозволяє складати в будь-якій формі звіти за договорами, які знаходяться на стадії виконання. Така функція дозволяє зменшити тимчасові витрати на контрольну діяльність щодо контрактів.

Система також дозволяє формувати зведену звітність за всіма контрактами, що знаходяться в роботі. Як правило, стандартний пакет звітів включає в себе список подій, перелік угод, календар. У календар включені відомості про всі контрактах, договорах, інших документах, а також про стадії узгодження, на яких вони знаходяться. Що стосується переліку угод, він більше підійде фінансовому директору, оскільки в ньому відображені відомості про товар, який ще не відвантажено, про наявність заборгованостей і їх розмірах, здійсненні передоплати і інше.

Список подій включає в себе дані про роботи, які виконуються по кожному конкретному контракту, пам'ятки про платежі, постачання, які мають бути.

Найчастіше, в системі документообігу передбачений розширений комплект звітів. Формуючи таку звітність, керівники мають можливість здійснювати контроль над всією діяльністю організації з укладення та виконання договорів.

Складання звітів на аналітичному рівні дає можливість стежити за пересуванням грошових коштів. Планово-фактичний розбір фінансових потоків, дозволяє службі фінансів оцінювати конкретну ситуацію і при необхідності здійснювати коригування показників на майбутнє. Відомості про звіти минулих років, які зберігаються в системі, дозволяють проводити їх порівняння зі станом справ на даний момент. Даний аналіз дозволяє вирішити такі завдання, як:

Оцінка розвитку організації

Визначення періодів, в яких відбувається зміни в надходженні та використанні фінансів. Здійснення прогнозування та планування фінансових ресурсів на майбутнє.

В сучасних умовах, також існує необхідність здійснювати контроль термінів, протягом яких діє контракт або договір. На практиці дуже багато договорів за замовчуванням автоматично подовжують свій термін дії. При зміні конкретних умов ринку, таке продовження може бути вигідним або невигідним для діяльності організації. Тому можливість продовжувати термін дії контрактів, договорів, є важливим фактором при виборі електронної інформаційної системи.

Інтеграція з іншими інформаційними системами

З метою оптимізації використання потоків грошових коштів, інформаційна система управління договірною діяльністю, може бути синхронізована з іншими електронними системами і програмами. Наприклад, з програмою, яка здійснює бухгалтерський облік. Для цього найкраще інтегрувати прикладне рішення для автоматизації документообігу в наявну на підприємстві платформу.

Така синхронізація дозволить заощадити час на перенесення відомостей по кожному контракту, який виконаний, оскільки ТТН, платіжні доручення, а також статті бюджету організації будуть зведені в єдину систему разом з договорами, які укладені.

Ще однією перевагою синхронізації електронних інформаційних систем є здійснення контролю за платежами в автоматичному режимі. Система оцінює виконання умов платежу або передоплати, і якщо умови не виконані (Наприклад, передоплата не передбачена змістом договору), то здійснити дану операцію буде неможливо. При інтеграції інформаційної системи з програмою складання бюджету, неможливо перевищення доходів або витрат за статтями бюджету без санкції уповноваженого особи.

Розмежування доступу до договорів

При використанні електронної системи управління договірною діяльністю великого значення набуває порядок зберігання укладених договорів, а також розмежування доступу до даних про них. Інформаційна система дозволяє конкретно сформулювати можливості кожного користувача по перегляду, внесення змін в діючі контракти, а також по створенню нових документів. Ця функція спрямована на запобігання витоку конфіденційної інформації.

підсумки

Підводячи підсумки, необхідно відзначити, що система документообігу на базі «1С» дає можливість зробити роботу підприємства з договорами і контрактами більш ефективною. Такий результат досягається за рахунок:

• Автоматизації процесу створення та затвердження договорів
• Скорочення витрат часу на узгодження
• Забезпечення належної процедури затвердження
• Підвищення ефективності контрольної діяльності
• Підвищення рівня безпеки зберігання договірних документів

Для того щоб впровадити і використовувати такого роду прикладну інформаційну систему для обліку договорів на базі 1С не потрібно розробляти рішення з нуля.

На даний день для вирішення вищеописаних завдань підходять наступні програми:

Можливості деяких з них докладно описані на цьому сайті.

Ми також можете ознайомитися зі статтею , Де описані варіанти впровадження обліку договорів в СЕД «Корпоративний документообіг».

Пропонуємо переглянути відео-ролики про систему електронного документообігу

На нашому сайті ви можете знайти відео-ролики про систему електронного документоборот. Пропонуємо вам ознкоміться з можливостями документообігу на базі «1С: предпрятия 8.2» на реальних прикладах його використання ..

Відео-ролики будуть корисні рукводітелям підприємства, Консультанат, фахівцям і всім, хто цікавиться новими технологіями.

Перейти на сторінку відео-роликів