Стаття була опублікована в журналі «Секретар-референт» № 7 (103) липень 2011 .
Всі права захищені. Відтворення, подальше поширення, повідомлення в ефір або по кабелю, доведення до загального відома статей з сайту дозволяється правовласником тільки з обов'язковим посиланням на друковане ЗМІ із зазначенням його назви, номери і року випуску.

Для реєстрації документів можуть використовуватися карткова або журнальна форми. Причому обидві форми реєстрації можуть вестися як в ручному варіанті, коли журнал або картки створюються на паперовому носії, так і в автоматизованому режимі з використанням комп'ютерів і програмного забезпечення. Яку форму і режим реєстрації документів доцільно використовувати в даний час? Відповісти на це питання ви зможете після прочитання статті, в якій описуються обидві форми реєстрації в двох режимах і перераховуються переваги і недоліки кожної з них.

Реєстрація документів в системі електронного документообігу

Карткова форма реєстрації в автоматизованому режимі в більшості випадків ведеться в системі електронного документообігу (СЕД). У СЕД при реєстрації документа створюється реєстраційна картка (РК) або реєстраційно-контрольна картка (РКК) документа [1] . У неї вносяться основні дані про документ, і, як правило, прикріплюється сам електронний документ або електронна копія документа (рис. 1 і 2), після чого внесені дані і прикріплені файли зберігаються в базі даних СЕД.

Сукупність реквізитів (полів) і вид РК документів в різних СЕД можуть відрізнятися. При цьому деякі системи дозволяють для РК певної групи самостійно додавати перелік додаткових реквізитів або створювати зовнішній вигляд РК і визначати, які реквізити вона повинна включати.

Відзначимо, що додаток до Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджені постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477) містить перелік відомостей, які повинні вводитися в СЕД при реєстрації документів, серед яких:

1. Адресант.

2. Адресат.

3. Посада, прізвище та ініціали особи, яка підписала документ.

4. Форма документа.

5. Дата документа.

6. Номер документа.

7. Дата надходження документа.

8. Що входить номер документа.

9. Посилання на вихідний номер і дату документа.

10. Найменування тексту.

11. Індекс справи.

12. Відомості про переадресацію документа.

13. Кількість аркушів основного документа.

14. Кількість додатків.

15. Загальна кількість аркушів додатків.

16. Вказівки по виконанню документа.

17. Посада, прізвище та ініціали виконавця.

18. Відмітка про конфіденційність.

Частина відомостей, зазначених у цьому додатку, характерна тільки для вхідних документів. До цих відомостей належать адресант, дата надходження документа, вхідний номер документа.

Мал. 1. Реєстраційна картка вхідного документа в СЕД «ДЕЛО»

Мал. 2. Реєстраційна картка ісхрдящено документа а СЕД "ДЕЛО"

При цьому Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади дозволяють під час реєстрації вводити в СЕД і інші відомості про документи, тобто склад реквізитів, що вносяться при реєстрації в реєстраційну форму, не обмежується і може при необхідності самостійно доповнюватися організацією.

Переваги реєстрації документів в СЕД

Реєстрація документів в СЕД в даний час є зручніше і ефективніше для подальшої роботи в порівнянні з іншими способами реєстрації.

■ СЕД дозволяють вести реєстрацію різних груп документів централізованим або децентралізованим способом. Тобто деякі види документів (наприклад, накази керівника організації по основній діяльності) можуть реєструватися централізовано в службі ДОП, а інші - децентралізовано (наприклад, кожен підрозділ може реєструвати службові записки, які створюються в ньому).

■ Незалежно від місця реєстрації (централізована або децентралізована реєстрація) всі дані про документи зберігаються в одній базі даних. При цьому права користувачів в СЕД розмежовуються на реєстрацію, редагування, видалення, перегляд документів і т.д. Відповідно, володіючи певними правами, можна ознайомитися в СЕД з різними документами, які були зареєстровані в різних підрозділах організації.

■ СЕД надає зручний механізм пошуку зареєстрованих документів і даних про них. Пошук документа або декількох документів може здійснюватися з будь-якого реквізиту або з якоїсь сукупності реквізитів, зазначених в РК, а також по прикріплених файлів текстового формату. Крім того, СЕД дуже швидко відбирає документи, відповідні пошуковому запиту, і при цьому враховуються права користувачів на доступ до інформації в системі. Наприклад, за кілька секунд можна знайти все що входять документи, зареєстровані в першому кварталі, а можна знайти все що входять документи, зареєстровані в першому кварталі, що надійшли від певного кореспондента і присвячені певного питання, і т.д. Знайдені документи, як правило, відображаються у вигляді таблиці (журналу), кожен рядок якої містить відомості про один документ. При виборі будь-якої рядки відкривається РК документа. При необхідності таблиця, яка містить відомості про знайдені документах, може бути роздрукована або надіслана електронною поштою.

■ СЕД надають зручні механізми заповнення РК. У налаштованої СЕД заповнення РК здійснюється, як правило, швидше, ніж внесення такого ж обсягу інформації в електронний журнал в MS Excel або паперовий журнал, а також паперову картку. У більшості СЕД деякі поля РК заповнюються шляхом вибору значень з довідників (або словників), при цьому можна використовувати механізм автопоиска (автоподставкі), що дозволяє в найкоротші терміни вибрати необхідне значення з довідника, або використовувати заздалегідь збережені списки значень. Відзначимо, що вибір значень з довідників, по-перше, дозволяє користувачам не робити орфографічних помилок при заповненні карток, по-друге, в подальшому полегшує пошук документів.

Решта поля РК є текстовими (наприклад, короткий зміст документа або текст резолюції), і для економії часу при їх заповненні можна використовувати заздалегідь збережені списки текстів, вибираючи з них потрібний текст або його частину. Крім того, деякі СЕД при заповненні текстових полів дозволяють використовувати механізм автозаміни.

■ Дії користувачів в СЕД протоколюються, тобто записуються в спеціальний системний журнал. Завдяки цьому можна подивитися точний час реєстрації документа, яким саме користувачем був зареєстрований документ, чи вносилися зміни в РК документа, які користувачі і в який час переглядали РК і сам документ і т.д.

■ СЕД дозволяє декільком користувачам одночасно реєструвати документи однієї групи. Наприклад, при великому обсязі документообігу входять документи можуть одночасно реєструвати кілька людей. При цьому реєстраційні номери документів присвоюються автоматично, по порядку і з урахуванням вимог інструкції з діловодства організації.

■ Більшість СЕД підтримують одноразову реєстрацію документів і дозволяють відстежувати рух документів як в електронному, так і паперовому вигляді. Іншими словами, при використанні СЕД зникає потреба в повторній реєстрації документа, що надійшов з іншого підрозділу. Документ реєструється в СЕД одноразово (один раз документу присвоюється реєстраційний номер, один раз заповнюється і зберігає РК), а потім в системі автоматично фіксуються всі дані про передачу документа (його РК). І в будь-якому підрозділі можна легко отримати список документів, які надійшли з інших підрозділів за указний період часу.

■ СЕД дозволяють прикріплювати до РК файли, що містять електронний документ або електронну копію документа. При цьому багато СЕД дозволяють швидко і зручно сканувати документи на паперовому носії. Наприклад, деякі СЕД надають можливість потокового сканування документів на паперовому носії для створення їх електронних копій та збереження цих копій в базі даних СЕД. Технологія потокового сканування заснована на тому, що при реєстрації на документ наноситься унікальний штрих-код, який однозначно ідентифікує РК цього документа і містить інформацію про параметри збереження електронної копії. При скануванні будь-якої кількості документів СЕД самостійно аналізує штрих-код кожного документа, автоматично обробляє і прикріплює електронні копії документів до відповідних РК.

■ Багато СЕД дозволяють проводити автоматичну перевірку на повторність надходження документів. Наприклад, спочатку вхідний лист може прийти по факсу і бути зареєстровано в СЕД. Через деякий час цей же лист може бути доставлено поштою, і при його реєстрації СЕД видасть повідомлення про те, що даний документ раніше надходив в організацію і вже зареєстрований в системі.

■ СЕД дозволять встановлювати зв'язки або пов'язувати кілька РК документів, що мають логічну, тематичну або інший зв'язок, і забезпечує перехід до роботи з однією РК документа в іншу. Наприклад, можна встановити зв'язку між РК листи-запити і РК листи-відповіді.

■ СЕД дозволяють в автоматизованому режимі формувати різні звіти. Тобто для підготовки звіту потрібно задати тільки його параметри (наприклад, період часу, види документів, за якими формується звіт, і т.д.), все інше зробить СЕД.

Зверніть увагу! Якщо в організації впроваджена СЕД, то реєстрація документів обов'язково повинна проводитися в системі. Без виконання цієї умови (створення і заповнення РК документа) не вийде автоматизувати в СЕД подальшу роботу з документами.

В даний час СЕД використовуються не у всіх організаціях. Деякі організації на початковому етапі формування системи діловодства не можуть дозволити собі придбання і впровадження СЕД або думають, що СЕД їм не по кишені. Але ряд СЕД (не всі) дозволяють впроваджувати їх поетапно [2] : На першому етапі можна купити кілька робочих місць СЕД тільки для працівників служби ДОП, автоматизуючи деякі процеси діловодства (в т.ч. реєстрацію документів) в службі ДОП, або робочі місця для працівників служби ДОУ і працівників, відповідальних за ведення діловодства в структурних підрозділах . Далі можна автоматизувати більше функцій діловодства, до того ж при такому впровадженні пропаде потреба в повторній реєстрації документів, що надходять до структурних підрозділів.

Реєстрація документів в електронних журналах

Електронні журнали реєстрації найзручніше вести в табличному процесорі MS Excel. При даному способі реєстрації на кожну регистрируемую групу документів (вхідні документи, витікаючі документи, накази по основній діяльності, розпорядження з основної діяльності і т.д.) необхідно завести окремий електронний журнал. А для організації зручної роботи з електронними журналами рекомендуємо для кожного з них створити окремий файл MS Excel. Іншими словами, не потрібно розміщувати кілька журналів на різних аркушах одного файлу.

Склад стовпців в кожному електронному журналі визначає організація самостійно [3] . А так як види документів відрізняються за складом реквізитів, то склад стовпців в електронних журналах може відрізнятися. Для підготовки електронних журналів можна використовувати наведений вище Перелік обов'язкових відомостей про документи з Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади, при необхідності доповнюючи його іншими даними. Наприклад, для зручності ведення довідково-інформаційної роботи в електронний журнал можна включити стовпець, що містить посилання на відскановані образи документів (рис. 3), тобто при натисканні на посилання буде відкриватися електронна копія документа.

Дані по кожному документу вносяться в окремий рядок таблиці (див. Рис. 3).

Для зручності реєстрації бажано виділити шапку таблиці (рядок, що містить найменування стовпців) і зафіксувати її область. Для цього необхідно виділити рядок, розташовану під шапкою таблиці, і на вкладці Вигляд у групі Вікно натиснути кнопку Закріпити області, а потім вибрати команду з таким же найменуванням [4] (Див. Рис. 3). Виконання даної операції дозволити найменувань стовпців таблиці завжди перебувати в полі зору.

Мал. 3. Журнал реєстрації вхідних документів в MS Excel

закріплення області

Для ведення довідково-інформаційної роботи по документам в MS Excel можна використовувати функції пошуку і фільтрації. Наприклад, для швидкого отримання інформації про документ по вихідним номером (реєстраційним номером, присвоєним кореспондентом) зручно використовувати пошук. Для цього спочатку бажано виділити стовпець, що містить вихідні номери, а потім на вкладці Основне в групі Редагування натиснути кнопку Знайти і виділити і вибрати команду Знайти [5] (Рис. 4). В результаті відкриється вікно Знайти і замінити (рис. 5), в яке можна ввести номер і швидко перейти до рядка, що містить інформацію про потрібний документі.

Мал. 4. Журнал реєстрації вхідних документів в MS Excel. Пошук документа

Мал. 5. Вікно Знайти і замінити

Для отримання, наприклад, переліку документів, що надійшли від одного кореспондента, буде зручніше скористатися фільтром (рис. 6). У відфільтрованих даних можна побачити тільки рядки, що відповідають заданим умовам, а непотрібні рядки ховаються. Після відбору дані про документи можна переглядати, виводити на друк, перетворювати в діаграми, копіювати і т.д.

Крім того, можливий відбір за кількома стовпцями. Кілька фільтрів можна застосовувати одночасно. Фільтри діють по додатковому принципом, тобто кожен новий фільтр накладається на фільтр, застосований до нього, і в ще більшому ступені обмежує підмножина даних. Наприклад, можна отримати перелік документів, що надійшли від певного кореспондента за певний період часу.

Мал. 6. Журнал реєстрації вхідних документів в MS Excel. Іспользовваніе фільтра

Для створення фільтра потрібно виділити осередок в області даних, які в подальшому потрібно буде фільтрувати, і потім на вкладці Основне в групі Редагування натиснути кнопку Сортування і фільтр і вибрати команду Фільтр. Після установки фільтра в кожному осередку з найменуванням стовпця з'явиться кнопка, що дозволяє вибрати умови фільтрації (див. Рис. 6).

В рамках даної статті не можна розповісти докладно про функції пошуку і фільтрації MS Excel. Однак всю необхідну інформацію про роботу даних функцій можна знайти в довідці MS Excel, яка відкривається при натисканні клавіші F1 на клавіатурі. А для освоєння MS Excel будуть корисні безкоштовні навчальні курси, розміщені на сайті Microsoft: http://office.microsoft.com/ru-ru/training/CR010047968.aspx.

Отже, можливості MS Excel по реєстрації документів і подальшій роботі з даними значно поступаються СЕД. Тому даний спосіб реєстрації можна використовувати при невеликому обсязі документообігу, коли реєстрацію документів в кожному електронному журналі здійснює одна людина. Якщо документів багато, то варто задуматися про придбання СЕД.

Однак реєстрація документів в MS Excel зручніше і ефективніше в порівнянні з використанням паперових журналів [1] і карток. Функції MS Excel дозволяють більш оперативно і якісно вести інформаційно-довідкову роботу по документам. При необхідності в MS Excel крім названих нами функцій пошуку і фільтрації можна використовувати інші засоби: зведені таблиці, діаграми, формули і т.д.

Реєстрація документів з використанням паперових картотек

При даному способі реєстрації РК створюються і заповнюються на паперовому носії, а потім вручну розставляються в картотеки відповідно до використовуваних класифікаторів. На один документ може створюватися кілька РК, що включаються одночасно в кілька самостійних картотек. При цьому можуть використовуватися такі картотеки:

● довідкова (інформаційна);

● тематична (кодификационная);

● строкові (контрольно-довідкова).

Довідкова (інформаційна) картотека використовується для реєстрації документів і їх подальшого пошуку. За однією картотеці, в якій РК систематизуються за видами документів і реєстраційними номерами, не завжди зручно проводити пошук документів. Тому в організації можуть одночасно вестися відразу кілька довідкових картотек, в яких РК систематизуються за іншими параметрами: кореспонденту, виконавцю і т.д.

Для більш повного розкриття змісту документів створюється тематична (кодификационная) картотека. У даній картотеці складається окрема картка на кожне питання, що міститься в тексті документа. Самі картки в даній картотеці систематизуються відповідно до рубрик внутрісистемного класифікатора питань діяльності організації.

[1] З Нашої точки зору, електронні журнали, Які повінні зберігатіся до 10 років, які не нужно роздруковуваті в кінці року для їх зберігання. При цьом в номенклатурі справ в графі «Примітка» Варто делать Позначку про ті, что журнал ведеться в електронній виде. А щоб уникнути втрати даних в процесі заповнення журналів, слід періодично робити резервну копію файлів з електронними журналами. Якщо ж журнал реєстрації повинен зберігатися постійно або понад 10 років, то в кінці року при необхідності він роздруковується.

Строкові (контрольно-довідкова) картотека використовується для здійснення контролю за виконанням документів і доручень.

Форми РК самостійно визначає організація і закріплює їх в інструкції з діловодства. Зазвичай РК робляться на щільному папері формату А5 (148х210 мм) або А6 (105х148 мм).

Реєстраційна картка вхідного документа

лицьова сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Найменування кореспондента

ТОВ «Траст-Інвест»

Найменування виду документа Кількість аркушів документа Кількість аркушів прилож.

Лист (входять); 2 10

Дата документа

04.07.2011

Реєстраційний номер документа

1203

Вихідна дата документа

29.06.2011

Вихідний номер документа

02- 1 5/589

Заголовок до тексту (короткий зміст документа)

Про страхування транспортних засобів

Доручення / резолюція (виконавець, зміст, автор, дата)

Резолюція Павлова М.М. від 04.07.2011:

Смирнову Г.Н. прошу розглянути пропозиції ТОВ «Траст-Інвест» і доповісти про них до 07.07.2011.

Термін виконання 07.07.2011

Зворотній бік

хід виконання

Відмітка про виконання доручення та напрямку документа в справу

Для ведення декількох картотек, тобто для створення декількох РК по одному документу, використовують одну з наступних технологій:

● заповнюють кілька РК і потім розставляють їх по картотеках;

● заповнюють одну картку, потім знімають необхідну кількість копій картки і розставляють їх по картотеках.

Отже, карткова форма реєстрації, побудована на застосуванні традиційних ручних засобів, є незручною і трудомісткою для самого процесу реєстрації. Крім того, такий спосіб реєстрації не задовольняє сучасним вимогам оперативності та повноти отримання інформації. При роботі з РК, створеними на паперовому носії, утруднене складання статистичних та аналітичних узагальнюючих зведень, проведення оперативного багатоаспектного пошуку, накопичення, обробка і зберігання великих обсягів інформації.

Однак даний спосіб реєстрації можна назвати найбільш неефективним. Самий трудомісткий і незручний спосіб реєстрації - це реєстрація в паперових журналах. Коротко опишемо особливості використання журналів на паперовому носії.

Реєстрація документів з використанням паперових журналів

Реєстрація документів в паперових журналах є історично найбільш ранній реєстраційною формою.

При використанні паперових журналів (аналогічно з електронними) на кожну регистрируемую групу документів (вхідні документи, витікаючі документи, накази по основній діяльності, розпорядження з основної діяльності і т.д.) необхідно заводити окремий журнал. Склад стовпців в кожному паперовому журналі також самостійно визначається організацією [7] .

Паперові журнали значно поступаються за зручністю використання електронних аналогам. Традиційні журнали не мають ніяких засобів, що дозволяють полегшити пошук документів, складання звітів і т.д. Журнал на паперовому носії передбачає запис даних про документах по порядку, тобто тільки в хронологічній послідовності. Тому при пошуку потрібно посторінково переглядати всі записи в журналі, а це дуже складно і неефективно. Крім того, кілька людей не можуть одночасно працювати з одним паперовим журналом і під час перегляду журналу в нього не можна вносити дані про реєстрованих документах. Тому використовувати паперові журнали для реєстрації організаційно-розпорядчих документів недоцільно. Сьогодні потрібно реєструвати документи в паперових журналах тільки в тому випадку, якщо вимога до ведення журналів на паперових носіях закріплено в правових актах або коли облік документів виступає на перше місце, запобігаючи претензії і конфліктні ситуації (наприклад, при видачі документів про освіту, пропусків).

витяг

з Правил забезпечення готівкою організацій, особові рахунки яких відкриті в територіальних органах Федерального казначейства

(Затверджені наказом Мінфіну Росії від 31.12.2010 № 199н)

50. Журнал реєстрації грошових чеків ведеться органом Федерального казначейства на паперовому носії в такому порядку ... [...]

Е.М. Каменєва, головний спеціаліст-експерт компанії «Електронні офісні системи»

[1] Далі в статті обидва види карток будуть позначатися абревіатурою РК.

[2] Максимальний ефект від СЕД може бути досягнутий, коли робочі місця системи встановлені всім посадовим особам, що здійснюють роботу з документами. Однак якщо СЕД дозволяє впроваджувати її поетапно, то багато організацій користуються цим. При такому підході впровадження на перших етапах вимагає менше часу і коштує дешевше. В подальшому організація може прийняти рішення про Докупка необхідного числа робочих місць і розширення складу автоматизуються функцій діловодства. При цьому більшість робіт на подальших етапах впровадження можуть здійснювати працівники організації, які вже добре знають систему.

Для того щоб СЕД можна було встановити тільки в службі ДОП і працівникам, відповідальним за ведення діловодства в структурних підрозділах, система повинна дозволяти налаштовувати права користувачам таким чином, щоб один користувач в СЕД одночасно міг працювати за кількох посадових осіб. Це потрібно для того, щоб працівник, відповідальний за ведення діловодства в підрозділі, міг в одному розділі СЕД отримувати документи, адресовані будь-якій посадовій особі в підрозділі, міг вводити в систему резолюції керівника підрозділу і його заступника, а також контролювати їх виконання і т.д . Надалі робочі місця СЕД можуть бути докуплено для всіх працівників підрозділу, а права користувача, відповідального за ведення діловодства, можуть бути змінені.

[3] Для деяких видів документів (що не відносяться до системи організаційно-розпорядчої документації) вид журналу реєстрації може встановлюватися правовими актами, прийнятими на загальнодержавному або регіональному рівні.

[4] Тут і далі порядок дій вказаний для MS Excel 2007.

[5] Або можна використовувати гарячі клавіші Ctrl + F.

[6] З нашої точки зору, електронні журнали, які повинні зберігатися до 10 років, не потрібно роздруковувати в кінці року для їх зберігання. При цьому в номенклатурі справ в графі «Примітка» варто робити позначку про те, що журнал ведеться в електронному вигляді. А щоб уникнути втрати даних в процесі заповнення журналів, слід періодично робити резервну копію файлів з електронними журналами. Якщо ж журнал реєстрації повинен зберігатися постійно або понад 10 років, то в кінці року при необхідності він роздруковується.

[7] Для деяких видів документів (що не відносяться до системи організаційно-розпорядчої документації) вид журналу реєстрації може встановлюватися правовими актами, прийнятими на загальнодержавному або регіональному рівні.