Навіщо потрібна техніка ведення справ?

Можливо ви думаєте, що це все дурниця. Якщо так - чудово! Але чому б не скористатися прогресом і не розвантажити мозок? Він і без того постійно в роботі, а кількість інформації і завдань постійно зростає. Як говорив в недавньому подкасті Антон Поздняков: людина повинна делегувати прості завдання комп'ютера, а сам вирішувати завдання іншого порядку.

Продуктивність це важлива складова будь-якої справи. І не важливо, чим ви зайняті: ганяєте м'яч в FIFA, сидячи на дивані, або програмуєте робота - варто одного разу взяти справи під повний контроль і ви відразу зрозумієте, чи потрібно вам це.

Які бувають техніки ведення справ?

Я торкнуся основи техніки тайм-менеджменту, які дозволять скласти уявлення про різні методики ведення справ.

Getting Things Done (GTD)

Мабуть, це найвідоміша техніка. Її автор, Девід Аллен, говорив так: викиньте все з голови. Втім, я не згоден з таким формулюванням. Може, років 10 тому вона була актуальна, але зараз, коли навколо тисяча і один гаджет, вважаю такий підхід надто однобоким. Однак Аллен дав прекрасний інструмент, який можна «підігнати» під себе.

Основний принцип полягає в звільненні від необхідності запам'ятовувати поточні справи. Для цього їх треба перенести на папір або в спеціальну програму, завдяки чому людина може зосередитися на самих справах. Процес ведення справ в стилі GTD полягає в створенні папки «Вхідні», прямо як в електронній пошті: це місце, куди ви записуєте всі справи. Важливо записувати завдання в ту ж хвилину, коли вона з'явилася в свідомості. Записали і забули на якийсь час. Потім (наприклад, раз в день), заходите і сортуєте всі справи в цій папці.

Додаток 2Do - потужний мультиплатформенний агрегатор завдань, який підходить для ведення справ з техніки Getting Things Done

Ще одна особливість техніки - спрощення завдань в списку. Тобто, замість «накачати» треба поставити собі ряд більш простих дій: скласти меню на тиждень, пройти медогляд, провести перше тренування і так далі. Далі треба впорядкувати завдання у «Вхідних», присвоївши теги відповідно до місця виконання, часом і типом. Після - перенести задачу з «Вхідних» в відповідну папку. Ієрархія папок не має значення; вона може бути якою завгодно, лише б вам було зручно.

GTD пропонує сортувати справи за допомогою тегів:

• @ - місце, в якому передбачається здійснення дії. Магазин, офіс або бібліотека;
• # - час дії. Ранок, день або вечір;
• = - тип дії. Дзвінок, пошта, зустріч, перевірка;
• ^ - подія. Виставка, нарада, похід в кіно;
• ! - група контекстів.

Розглянемо ситуацію: ви знаходитесь вдома в суботу днем. Під рукою ноутбук, рахунки за комунальні послуги, а ввечері ви плануєте сходити в кіно з друзями. У вашому списку є певні справи, вже розсортовані по папках «Робота», «Дім», «Гараж», «Книги». Оперуючи тегами @ будинок + # Суббота + (= дзвінок, = оплата, = купити) + ^ кіно, ви оплачуєте комуналку через інтернет і телефонуйте друзям, щоб домовитися про час сеансу, після чого купуєте квитки.

Коротко: в голові нічого не тримаємо, всі завдання записуємо у «Вхідні». Раз в день розбираємо ці входять (можна не всі відразу, якщо ви тільки переходите на GTD), працюємо з розсортованими завданнями в залежності від місця і часу.

Pomodoro

Це цікавий метод тайм-менеджменту, який зародився в 1980-х роках. Його розробив італієць Франческо Чирилло - після першої сесії в університеті він зрозумів, що часу на навчання йде дуже багато, і вирішив провести експеримент: приділяти одному завданню весь свій час, не відволікаючись на щось інше.

Суть методу полягає в коцентрации на конкретному завданні. Причому практикувати цей метод можна без всяких додаткових програм, потрібні щоденник і таймер: засікаємо 25 хвилин, працюємо і ні на що не відволікаємося. Після дзвінка таймера відпочиваємо 3-5 хвилин, а після кожного четвертого таймера - відпочиваємо 20-30 хвилин.

Pomotodo - Мультиплатформенне додаток для ведення справ по техніці Pomodoro з інтегрованими тегами, списком справ, статистикою використання і так далі

Такий спосіб тайм-менеджменту дозволяє зосередиться на конкретному завданні, а не прив'язуватися до списку «Сегодня». Нагадування по часу, місця та інші блага сучасних менеджерів завдань відходять на задній план: контроль списку завдань і розстановка пріоритетів залишаються за вами.

На перший погляд це простий метод, але в реальності ми постійно відволікаємося на месенджери, пошту, дзвінки, соціальні мережі, новини, колег, друзів, домашніх тварин, сусідів ... Якщо ви зможете «вимкнути» ці фактори з життя на півгодини, будете працювати продуктивніше . Як бонус, не доведеться будувати з себе Цезаря.

Коротко: ставимо таймер на 25 хвилин, працюємо до сигналу. Відпочиваємо 3-5 хвилин, після чого знову працюємо 25 хвилин. Після кожного четвертого сигналу відпочиваємо 20-30 хвилин.

Bullet journal

Цю систему управління завданнями придумав дизайнер з Нью-Йорка на ім'я Райдер Керролл. Вона проста в освоєнні і практична завдяки зрозумілим тегам, календарем з важливими датами і сторінками з планами на найближчі місяці.

Перше, що треба зробити - взяти чистий щоденник. Неліновані підійде найкраще. Далі пронумеровувати сторінки; необов'язково все відразу, досить кількох десятків. На першому аркуші оформляєте зміст. Це дозволить орієнтуватися в щоденнику максимально швидко. Потім пишете плани на півроку або рік, причому завдання треба ставити конкретні, а не безформні формулювання типу «Вивчити англійську». Всі складні завдання, як і в GTD, розбиваєте на прості етапи.

NotePlan на macOS і iOS - рідкісний представник додатків для ведення справ з техніки Bullet journal. Підтримує мову розмітки тексту Markdown

Після сторінки з планами створюєте календар, в якому прописуєте місяці, залишаючи місце в кожному під важливі дати. В цей календар вносите дні народження, річниці та так далі.

Вітаю: структура щоденної газети в стилі Bullet journal готова. Ця техніка пропонує візуалізувати теги завдань - тобто, замість символу або слів «Подивитися» потрібно намалювати очей. Лаконічно і не вимагає заучування легенди, як при роботі з Getting Things Done, але малювати очей замість простого символу захоче не кожен чоловік.

Коротко: пронумеровувати сторінки, пишемо конкретні завдання на найближчі півроку-рік, прописуємо всі важливі завдання в місяці календаря. Створюємо швидкі записи в щоденнику і потім повертаємося до них при настанні відповідної дати.

канбан

Це техніка управління виробничим підприємством, яку потім адаптували для ведення справ. Історія канбана почалася в 60-х роках в Японії - піонером практики стала компанія Toyota. Оскільки це виробнича компанія, то і принципи, закладені в управління її виробництвом, відповідні.

Будь-яке виробництво складається з декількох конвеєрів і деталей вироби. Одна з деталей є основною і задає темп виробництва всіх конвеєрів; інші конвеєри не можуть вплинути на збільшення швидкості випуску кінцевих виробів - але можуть їх уповільнити. Наприклад, кермо: без керма звичайну машину не продати, але якщо у вас на складі одночасно збираються три машини, то двадцять рулів не прискорений їх складання. Тому техніка канбан налагоджує управління виробництвом додаткових деталей за допомогою інформаційних карток - вони сигналізують «попереднього» конвеєру про необхідність починати виробництво. Так додаткові конвеєри виробляють стільки деталей, скільки потрібно основному конвеєру.

Для ведення канбан-дошки потрібно розмежувати робочий простір на п'ять стовпців. Заповнивши їх, ви побачите розклад і пріоритети на найближчий час:

1. Завдання на сьогодні;
2. Завдання на тиждень;
3. Завдання на місяць;
4. Завдання на рік;
5. Виконані завдання.

Плюс такого підходу в наочності. Пріоритет завдань можна визначати по стікери, якщо ви використовуєте традиційну дошку, або за кольором завдання, якщо використовуєте програми. Деякі стовпці можна приховувати - наприклад стовпець з завданнями на рік.

Коротко: розмежовувати робочу достка по днях, тижнях, місяцях і роком на п'ять стовпців. Призначаєте в кожен завдання, відзначаєте їх стікером або кольором.

У 2017 році необов'язково вести щоденник для управління справами. Технік ведення справ багато, а додатків для смартфонів і ПК - ще більше. Є як мультиплатформенні рішення, так і заточені під конкретну операційну систему, починаючи від стандартних «Нотаток» і закінчуючи інтегрованими в Outlook монструозними комбайнами-майданчиками для роботи цілих фірм.

У другій частині статті я розгляну «побутові» додатка для персонального використання або роботи невеликої групи людей.