1. Зі статті ви дізнаєтесь:
2. Детальніше про згоду на обробку персональних даних читайте в статтях:
3. Універсальне згоду на обробку персональних даних
4. Чи повинен працівник дати згоду на обробку персональних даних при працевлаштуванні
5. Чи потрібна згода на обробку персональних даних для оформлення зарплатних карт
6. Коли персональні дані (зразок) можна використовувати без згоди на обробку персональних даних

Як отримати згоду на обробку персональних даних, чи повинен працівник дати згоду на обробку персональних даних при працевлаштуванні, коли можлива обробка таких даних без згоди, розповімо в матеріалах статті.

Зі статті ви дізнаєтесь:

Як отримати згоду на обробку персональних даних

Перед тим як отримати згоду, необхідно визначити, які дані, для яких цілей будуть використовуватися. Потім слід з'ясувати, чи буде потрібно роботодавцю отримувати дозвіл співробітника. Згода на обробку персональних даних (ПД) отримують тільки в тому випадку, якщо це потрібно. У співробітника запитують необхідні відомості, документи. Персональні дані співробітників в організації містяться, зокрема, в їх особових картках і в особистих справах (Якщо вони ведуться).

Скачайте документи по темі:

Всі персональні дані співробітника отримують особисто від нього самого. Якщо ж такі відомості можна отримати від третіх осіб, спочатку про це повідомляють працівника і отримують від нього письмовий дозвіл. При цьому слід повідомити йому про відповідні цілі і передбачуваних джерелах, а також про способи отримання ПД.

Детальніше про згоду на обробку персональних даних читайте в статтях:

Довідка

Крім цього, сповіщають працівника про характер підлягають отриманню персональних даних, про наслідки, якщо отримано відмову видати дозвіл на отримання та обробку персональних даних (такий порядок зазначений у пункті третьому статті 86 ТК РФ).

Варто враховувати, що організація не має права проводити збір ПД, що не відносяться безпосередньо до трудової діяльності працівників, наприклад, запитувати відомості про віросповідання, про політичні пристрасті, про житлові умови і так далі. Такі відомості відносяться до особистої або сімейної таємниці громадянина, яку він має право нікому не розголошувати (про це йдеться в пункті четвертому статті 86 ТК РФ, в статті 10 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ).

Отримавши ПД і письмову згоду на обробку персональних даних, роботодавець зобов'язується не поширювати їх, не розкривати інформацію третім особам без письмового дозволу на це (на підставі статті 7 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ). Робота з даними може здійснюватися тільки після отримання письмової згоди .

Зразок згоди на обробку персональних даних повинен містити наступну інформацію:

• П.І.Б, домашня адреса, всі реквізити паспорта (або іншого документа, що посвідчує особу), відповідні відомості про дату видачі зазначеного документа та орган, що виробляв видачу;
• повне найменування організації або П.І.Б. і адреса роботодавця (або оператора), якій видається дозвіл;
• мета використання персональних даних;
• повний перелік ПД, на використання яких видано дозвіл;
• найменування або П.І.Б. і адреса особи, яка здійснює використання даних за дорученням роботодавця, якщо така робота буде доручена певній особі;
• повний перелік дій з ПД, на які дається дозвіл на використання, а також загальний опис всіх використовуваних роботодавцем способів проведення роботи з персональними даними;
• терміни, протягом яких діє письмовий дозвіл, спосіб відкликання виданого згоди, якщо інше не встановлюється федеральним законом;
• особистий підпис.

Ці вимоги встановлені у частині четвертій статті 9 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ.

Довідка

При недієздатності працівника письмову згоду на обробку персональних даних видає його законні представники: батьки, опікуни (на підставі частини шостої статті 9 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ).

Відкликати дозвіл на використання персональних даних (зразок) можна в будь-який час. Відгук направляється роботодавцю, скласти його можна в довільній формі .

Відгук дозволу на використання персональних даних

продовжити використання персональних даних без згоди співробітника можна з урахуванням обмежень, які вказані в пунктах 2-11 частини першої статті 6, частини другої статті 10 та частини другої статті 11 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ. Наприклад, якщо дані використовуються для здійснення правосуддя або для захисту життя (або здоров'я) самого працівника (з урахуванням частини другої статті 9 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ).

Зверніть увагу! За згодою працівника організація має право доручити використання даних іншій особі (на підставі частини третьої статті 6 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ). При такому варіанті відповідальність за дії зазначених осіб як і раніше буде нести роботодавець. Особи, які здійснюють використання ПД за дорученням роботодавця, будуть відповідати безпосередньо перед ним (на підставі частини п'ятої статті 6 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ).

Необхідно відзначити, що дозвіл на обробку персональних даних (зразок) роботодавцю слід отримувати не тільки від тих співробітників, з якими він вже перебуває у трудових відносинах, а й від претендентів. Крім цього, такий документ буде потрібно і від осіб, з якими укладені в компанії цивільно-правові договори .

Універсальне згоду на обробку персональних даних

При укладанні трудового договору роботодавець не може отримати у працівника письмовий дозвіл на надання персональних даних третім особам у всіх ситуаціях аж до моменту звільнення. Безпосередньо для передачі третім особам даних співробітника організація зобов'язана попередньо отримати його письмовий дозвіл .

Зверніть увагу! Без цього документа (письмової згоди) ПД співробітника можуть бути передані третім особам тільки в тому випадку, якщо необхідно попередити загрозу для його життя і здоров'я, а також в інших випадках, які передбачені федеральними законами.

У Трудовому кодексі РФ не міститься вимог до змісту письмової згоди на передачу та обробку персональних даних. Але при цьому в пункті першому статті 9 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ встановлюється, що письмовий дозвіл на використання ПД має бути не тільки конкретним, але і поінформованим та свідомим.

З цього можна зробити висновок, що роботодавець повинен вимагати письмовий дозвіл у співробітника на кожен випадок перед здійсненням передачі його ПД третім особам. Тільки за таких умов вимоги про конкретності і свідомості згоди можуть вважатися виконаними.

Довідка

Повний перелік відомостей, які необхідно внести в письмовий дозвіл на передачу персональних даних, встановлений в пункті четвертому статті 9 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ.

Чи повинен працівник дати згоду на обробку персональних даних при працевлаштуванні

Роботодавець має право отримувати, зберігати, передавати тільки ті види інформації про співробітника, які йому необхідні для виконання трудового договору . Співробітник виступає однією зі сторін трудового договору, відповідно і отримувати у нього згоду на обробку персональних даних необхідно не у всіх випадках.

Роботодавець має право без отримання письмової згоди обробляти тільки ті персональні дані , Які він отримав:

• за результатами проходження обов'язкового попереднього медогляду;
• з документів , Пред'явлених співробітником при укладенні трудового договору;
• документів, отриманих від кадрового агентства, яке діяло від імені претендента;
• з резюме кандидата, яке було розміщено в мережі Інтернету і доступно необмеженому колу осіб.

Не потрібно отримувати дозвіл в обсягах, передбачених особистої карткою форми № Т-2 . У тому числі роботодавець може запросити інформацію про близьких родичів співробітника.

Зверніть увагу! Дозвіл потрібно тільки в тому випадку, якщо роботодавець хоче отримати від претендентів додаткову інформацію, яка не потрібна для виконання трудового договору . Наприклад, це може бути адреса особистої електронної пошти, номер телефону.

Також слід отримати дозвіл, якщо дані співробітника будуть передаватися іншим організаціям. Наприклад, охоронним компаніям, що здійснюють пропускний режим на території організації, або стороннім підприємствам, що здійснюють кадровий або бухгалтерський облік в організації.

Чи потрібна згода на обробку персональних даних для оформлення зарплатних карт

Роботодавець повинен повідомляти співробітників і отримувати згоду на обробку та передачу персональних даних в банк для оформлення зарплатних карт. В окремих випадках роботодавець має право передати такі дані і без згоди співробітника.

Оформити письмовий дозвіл можна відразу при прийомі на роботу здобувача. Надалі працівник має право відкликати згоду . Але навіть при такому варіанті роботодавець має право продовжити використання персональних даних співробітників , Якщо це потрібно в рамках договорів, які укладені з працівниками.

Зверніть увагу! Якщо в локальних документах підприємства передбачено виплату зарплати на банківські карти, а співробітники при прийомі на роботу ознайомлені з такими документами, при переході на виплату заробітної плати на банківські карти роботодавець може здійснювати використання ПД без згоди співробітника. Це пояснюється тим, що таке використання передбачено в рамках трудового договору .

Це вважається виконанням обов'язків, за якими співробітникам повинна своєчасно виплачуватися зарплата на банківську карту відповідно до положення локального документа про порядок такої виплати . Роботодавець буде діяти безпосередньо в інтересах співробітників в рамках укладених з ними договорів.

Довідка

У локальному документі можуть бути передбачені інші варіанти розрахунків з працівниками або не прописані взагалі. У цьому випадку співробітники мають право самостійно вирішувати, отримувати їм зарплату через касу підприємства або на банківську карту .

Якщо ж роботодавець вирішить, що всім співробітникам будуть перераховувати зарплату на банківські картки, то у кожного слід запросити письмовий дозвіл не тільки на подальше використання персональних даних, а й їх передачу третій стороні, в даному випадку банку. При такому варіанті співробітники мають право не давати свій дозвіл, а роботодавець при відсутності письмової згоди не зможе продовжувати використання даних і передавати банку відповідну інформацію про тих співробітників, які відмовилися видавати документ.

Коли персональні дані (зразок) можна використовувати без згоди на обробку персональних даних

У деяких випадках використання ПД можливо і без отримання письмової згоди від співробітника. Наприклад, коли таке використання необхідно для виконання укладеного з співробітником договору або для досягнення тих цілей, які передбачені законом для здійснення, а також для виконання покладених законодавство, РФ на оператора функцій або повноважень, обов'язків.

Довідка

Без письмової згоди на обробку персональних даних відомості можна подати:

• до Пенсійного фонду РФ;
• в податкові органи;
• до військових комісаріатів;
• в інші органи, коли обов'язок передачі відповідних відомостей, які належать до персональних даних, закріплена законом або необхідна для забезпечення встановлених законами цілей (наприклад, в суди, в прокуратуру і т. п.).

Крім цього, дозвіл не буде потрібно, якщо обов'язок по обробці даних передбачена законодавством, в тому числі і опублікування, розміщення персональних даних працівників в мережі Інтернет (наприклад, Законом від 21 листопада 2011 під № 323-ФЗ, а також Законом від 9 лютого 2009 під № 8-ФЗ, низкою інших актів). Якщо проводиться обробка ПД близьких родичів співробітників в тому обсязі, який передбачений особистої карткою, оформленої за уніфікованою формою № Т-2 або по самостійно розробленої формі .

Згода на обробку персональних даних не потрібно для отримання аліментів, для оформлення соціальних виплат або допуску до державної таємниці. Слід враховувати, що обробка відомостей про стан здоров'я персоналу відноситься до питань про можливість виконання ними трудової функції, на це також не потрібно письмовий дозвіл.

Довідка

Не потрібно отримувати дозвіл, якщо обробка даних безпосередньо пов'язана з виконанням посадових обов'язків співробітником, в тому числі і при його відрядження. Або обробка персональних даних проводиться при здійсненні введення пропускного режиму на територію службових будівель, приміщень роботодавця за однієї умови, що організація такого режиму здійснюється роботодавцем самостійно.

Не потрібно отримувати дозвіл на обробку ПД звільнених співробітників для цілей податкового, бухгалтерського обліку. Законодавство про персональні дані не поширюється і на матеріали, які передані в архівну організацію для тривалого архівного зберігання. Всі випадки, коли дозвіл на обробку не потрібно, наведені в пунктах 2-11 частини першої статті шостої, частини другої статті 10 та частини другої статті 11 Закону від 27 липня 2006 року за № 152-ФЗ.