1. Цілі опису бізнес-процесів
2. Методики опису бізнес-процесів
3. Інструменти опису бізнес-процесів
4. Необхідні компетенції для опису бізнес-процесів

Бізнес-процес, як засаднича діяльність організації має бути вивчена для можливості його аналізу і постійного впровадження поліпшень діяльності. Опис бізнес-процесу дозволяє за допомогою методики опису знайти і виділити характерну для даного виду бізнес-процесів інформацію.

Цілі опису бізнес-процесів

Опис бізнес-процесів застосовується як один з етапів впровадження управління бізнес-процесами організації. Проте, інформація про хід і властивості бізнес-процесу необхідна і в наступних областях діяльності:

Регламентація Для створення методології управління, контролю або виконання бізнес-процесу необхідно точно знати ключову інформацію про нього. На основі моделі описаного бізнес-процесу можливо автоматично згенерувати регламент виконання бізнес-процесу, посадові інструкції, карту ризиків і багато інших нормо-регулюючі документи організації. Бізнес-вимоги Для формування бізнес-вимог, наприклад до інформаційної системи, необхідно спроектувати все потоки робіт і взаємодії виконавців та інформаційних систем, що беруть участь в ході виконання бізнес-процесу. Наявність коректно описаного бізнес-процесу в якості бізнес-вимог дозволяє істотно скоротити терміни підготовки вимог і підвищити їх якість. Карта ризиків Якщо при описі бізнес-процесів фіксувати і класифікувати всі операційні ризики, що виникають в ході виконання кожної функції бізнес-процесу, то можливо, об'єднавши цю інформацію, побудувати карту ризиків всієї організації. Організаційний розвиток Для визначення необхідного наповнення штатної структури співробітниками, необхідно провести аналіз відсотка утилізації співробітника кожного підрозділу у всіх бізнес-процесах підприємства . Моделювання бізнес-процесу із зазначенням переліку ролей виконавців, які пов'язані зі оргштатної структурою організації, дозволяє точно визначити ступінь зайнятості кожного співробітника. Аналіз собівартості Доповнивши модель бізнес-процесу з людськими ресурсами, отриману на попередньому кроці, інформацією про витрачання матеріальних ресурсів, можливо точно розрахувати трудомісткість і ресурсомісткість виробництва однієї одиниці товару або послуги. Управління якістю Процесний підхід рекомендується стандартом побудови систем управління якістю, тому для впровадження контурів управління якістю бізнес-процесу, необхідно спочатку його виділити і описати.

Наведений список застосування опису бізнес-процесу є не повним, але він добре показує можливі переваги опису бізнес-процесів в операційній або проектної діяльності організації.

Методики опису бізнес-процесів

Для того, що б результатом опису бізнес-процесу могли користуватися всі учасники і інформація про процес залишалася несуперечливої, необхідно користуватися будь-яким стандартом опису. Методик і стандартів опису процесів досить багато, всі вони дуже різні і гарні для різних цілей. Нижче наведені описи лише деяких з них.

IDEF Колись популярна нотація для опису цілей і потоків робіт бізнес-процесу. Нотація себе добре зарекомендувала для опису бізнес-процесів всередині робочих груп. Мінусом IDEF можна назвати занадто високу ступінь абстракції при описі діяльності і внаслідок цього складність сприйняття таких моделей за межами групи учасників робочої групи по опису діяльністю. EPC Досить проста методика, заснована на подієвому моделюванні. Дозволяє не тільки описувати бізнес-процес, а й будувати карти компетенцій, моделі організаційної структури і багато іншого BPMN Уніфікований стандарт опису бізнес-процесів. Основним його плюсом є поширеність і пристосованість для інтеграції з багатьма інформаційними системами.

На сторінці з прикладами бізнес-процесів показано відмінність в застосуванні цих нотацій для моделювання одного і того ж бізнес-процесу.

Інструменти опису бізнес-процесів

Для опису бізнес-процесу досить аркуша паперу, але для можливості спільної роботи над моделюванням і простотою його зміни краще користуватися програмним забезпеченням. Не обов'язково для опису бізнес-процесів застосовувати спеціалізоване програмне забезпечення класу Управління бізнес-процесами (BPM), у багатьох випадках на перших порах можна обійтися будь-яким звичайним графічним пакетом, в якому можливо малювати схеми бізнес-процесів. Але для масштабування, публікації, версійності, виконання, генерації звітів і багато чого іншого існують спеціальні інструменти візуального моделювання бізнес-процесів :

• BPM-платформа Aris дозволяє описувати бізнес-процеси в EPC-нотації
• Інструмент BPWin використовується для опису в нотації IDEF
• Bonita BPM служить для створення і редагування моделей, описаних в нотації BPMN

Необхідні компетенції для опису бізнес-процесів

Будь-яка з нотацій пропонує деякий рівень абстракцій для опису реальної діяльності організації. Це накладає додаткові вимоги до персоналу, відповідального за моделювання бізнес-процесів. Учасники робочої групи по опису бізнес-процесів повинні володіти не тільки поняттями в сфері описуваного бізнес-процесу, але досвідом в трансляції сутностей реального світу в формалізований інструментарій. Зазвичай такими навичками повинні володіти системний і бізнес-аналітик, операційний менеджер бізнес процесу та керівники підрозділів.

Результатом опису бізнес-процесів служить документ у вигляді текстового або графічного опису всіх взаємозв'язків між об'єктами процесу.