Статьи

Впровадження Terrasoft CRM в рекламному агентстві Starcom MediaVest Group Belarus

  1. Консолідація в єдиній системі повної історії взаємин з клієнтом
  2. функціонал
  3. Формування та аналіз бази послуг
  4. Проекти і завдання
  5. Робота по проектам відповідно до бізнес-процесами
  6. Звітність та аналітика
  7. стадії проекту
  8. Відгук клієнта про проект

Проект реалізованості компанією «КомплІТ» - партнером групи компаній Terrasoft в Республіці Білорусь.

Мета проекту - впровадження технології, що дозволяє синхронізувати взаємодія всіх підрозділів агентства, залучених до процесу реалізації проектів.

Виходячи з цього, були виділені 3-и основні бізнес - завдання:

  • Консолідація в єдиній системі повної історії взаємин з клієнтом;
  • Підвищення якості роботи над проектом, зниження витрат на рутинні операції;
  • Фінансове управління проектом, аналіз ефективності надання послуг.

Консолідація в єдиній системі повної історії взаємин з клієнтом

Повна інформація по клієнту

  • Дані про клієнта, його ліцензіях та інших дозвільних документах з контролем їх терміну закінчення.
  • Історія проектів по клієнту, включаючи історію переговорів, своєчасність оплат.
  • Документообіг (договору, медіаплани, бюджети, рахунки та ін.).
  • Контакти з клієнтом, протоколи та результати зустрічей і телефонних переговорів.
  • Електронна кореспонденція зі строго розділеними правами доступу.

фінансова історія

  • Історія рахунків і платежів. Поточна заборгованість
  • Історія проектів по клієнту
  • Повний документообіг по клієнту

Підвищення якості роботи над проектом, зниження витрат на рутинні операції

Управління проектами

  • Робота за проектом відповідно до бізнес-процесами "Розробка креативу", "Медіарозміщення клієнта", "Розробка і проведення BTL", які передбачають:
  • Автоматичне формування проектів і завдань для відповідальних виконавців;
  • Контроль своєчасного виконання завдань по бізнес-процесу.

Організація колективної роботи за проектом

  • Формування команди проекту;
  • Планування робіт по проекту за допомогою мережевого графіка;
  • Повідомлення учасників про старт проекту;
  • Розподіл завдань між співробітниками;
  • Автоматичний облік трудовитрат за проектом

Фінансове управління проектом в РА

Фінансове управління проектами

  • Аналіз ефективності проектів:
  • План-фактний аналіз бюджету і витрат;
  • План-фактний аналіз доходу та рентабельності;
  • Формування листів обліку часу (Time sheets) з фінансової
  • аналітикою по проектам;
  • Аналіз розміщення клієнтів у ЗМІ.

Управління документообігом по проекту

  • Формування стандартних документів і звітів;
  • Візування документів в юридичній та фінансовій службах;
  • Підтримка версійності планів проведення рекламних заходів, медіапланів, бюджетів тощо.

призначення системи

Система призначена для автоматизації роботи з клієнтами в наступних підрозділах агентства:

  • керівництво;
  • account-менеджери;
  • творче підрозділ;
  • медіасервісное підрозділ;
  • промоушн;
  • продакшн.

функціонал

Клієнти і продукти

У Terrasoft CRM ведеться єдина база даних клієнтів, підрядників, виконавців (промоутерів, акторів, журналістів, композиторів тощо.) З можливістю пошуку за заданими критеріями.

Перевагою клієнтської бази даних, створеної в Terrasoft CRM, стала унікальна багаторівнева сегментація клієнтів, що надає необмежені можливості аналізу і проведення цільових впливів і розсилок для розширення портфеля замовлень.

Аналіз клієнтської бази
Аналіз клієнтської бази

Формування та аналіз бази послуг

Особливість обліку послуг (продуктів рекламного агентства) полягає в зберіганні детальної інформації в Системі не тільки про послуги рекламного холдингу, але і про пропозиції підрядників (включаючи різні системи знижок і бонусів), і про лінійку брендів клієнтів.

Крім вказівки всіх вартісних і товарних характеристик продуктів, можна здійснювати швидкий пошук і відбір необхідних номенклатурних позицій.

Формування та аналіз бази послуг в РА
Формування та аналіз бази послуг в РА

Проекти і завдання

Система дозволяє автоматизувати роботу з клієнтами: від надходження брифа від замовника до отримання оплати за надані послуги. Terrasoft CRM дозволяє скласти оптимальний графік для нового проекту: в залежності від обраного процесу система автоматично формує перелік робіт, який можна скорегувати, виходячи з індивідуальних особливостей замовлення.

Складання оптимального плану-графіка проекту РА

На закладці Продукти відбивається зацікавленість клієнта в послугах агентства з зазначенням фінансових параметрів проекту. Потім визначається поточна завантаженість кожного працівника і резервується час, необхідне для роботи над запланованим проектом. Так формується команда фахівців, яка братиме участь в проекті.

Так формується команда фахівців, яка братиме участь в проекті

Розрахунок фінансових параметрів продукту в проекті

При моніторингу виконання проекту система автоматично формує різним зацікавленим особам по електронній пошті повідомлення про виконання або невиконання етапу проекту.

Робота по проектам відповідно до бізнес-процесами

Завдяки розробленим бізнес-процесів надання рекламних послуг робота account-менеджера по проекту і його документального оформлення проводиться в мінімальні терміни. Автоматично генерується договір з клієнтом і план проведення рекламних заходів зі специфікацією послуг, оформляються пакети документів по підряду виконавців, формується графік оплат і виставляються рахунки клієнту.


Звітність та аналітика

Terrasoft CRM рішення мають потужний аналітичним блоком. Інформація накопичується в єдиному центрі. Вбудовані звіти дозволяють графічно відображати результати аналізу. При необхідності, дані легко експортуються в файли MS Excel або бази MS Access.

У вигляді звітів надається аналітична інформація про завантаженість трудових ресурсів і бюджеті продажів, статистиці за різними параметрами проекту і прибутковості компанії за видами послуг, що надаються (BTL, ATL і т.д.).

стадії проекту

  • Передпроектна обстеження
  • Бізнес-впровадження CRM системи
    • Формування технічного завдання з налаштування Terrasoft CRM
    • упорядкування документообігу
    • Технічна настройка Terrasoft CRM та інтеграція з іншими системами
    • Автоматизація бізнес-процесів ( "Розробка креативу", "Медіарозміщення клієнта", "Розробка і проведення BTL")
  • Створення регламенту роботи з Terrasoft CRM в компанії
  • Навчання користувачів і дослідна експлуатація.

Загальна тривалість проекту склала 8 місяців, включаючи 1 місяць дослідної експлуатації.

В рамках проекту була проведена двостороння інтеграція з обліковою системою 1С.

Загальна кількість користувачів по підрозділах становить 25.

Перелік ролей по підрозділах:

  • керівництво;
  • account-менеджер;
  • творчий директор, продюсер;
  • менеджер по роботі із засобами масової інформації;
  • BTL-менеджер;
  • продакшн-менеджер.

Вигоди словами клієнта - «Навіть найталановитіша робота, буде оцінена нашими клієнтам, тільки тоді, коли вона виконана в строк».

Відгук клієнта про проект

«Реалізуючи проекти наше рекламне агентство жівeт бізнесом наших клієнтів. Це творчий процес і одночасно копітка робота команди. Сьогодні ми прийняли стратегічне рішення про впровадження CRM-системи. Завдяки багатій функціональності і простоті експлуатації Terrasoft CRM дозволить автоматизувати ряд процедур, пов'язаних з плануванням і координацією роботи наших фахівців ».

Петро Попелюшко,
Виконавчий директор
РА «Кринь»